Organisation des rencontres nationales de l'Heureux cyclage : Différence entre versions

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==Pour les dodos==
 
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===Un couchage pour le jeudi soir===
 
===Un couchage pour le jeudi soir===
Les participants aux rencontres étaient accueillis pour certains dès le jeudi soir à Strasbourg. Nous avons fait appel à la générosité des bénévoles, adhérents, amis... pour recevoir les participants le jeudi soir. Cette sollicitation a été lancée plusieurs mois en amont de l'événement. Une fois la liste des hébergeurs d'une part et des hébergés d'autre part, établie on fait matcher les deux pour que chacun trouve un lit à son arrivée.
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Les participant•es aux rencontres pouvaient être accueilli•es dès le jeudi soir à Strasbourg. Nous avons fait appel à la générosité des bénévoles, adhérent•es, ami•es... pour recevoir les participant•es le jeudi soir. Cette sollicitation a été lancée plusieurs mois en amont de l'événement. Une fois établie la liste des hébergeur•euses d'une part et des hébergé•es d'autre part, on a fait matcher les deux pour que chacun•e trouve un lit à son arrivée.
 
Afin d'organiser les informations et bien gérer la répartition, voici le modèle de tableau que nous avons utilisé.
 
Afin d'organiser les informations et bien gérer la répartition, voici le modèle de tableau que nous avons utilisé.
  
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Il combine les informations sur le couchage du jeudi soir et sur le prêt de vélo. En effet, lorsque l'hébergeur prête un vélo à l'hébergé, cela allège la gestion logistique pour les organisateurs (pas de vélo fonctionnel à fournir, à transmettre physiquement et à récupérer à la fin). Cette solution était donc privilégiée dès que possible (cf rubrique "Pour les déplacements").
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Il combine les informations sur le couchage du jeudi soir et sur le prêt de vélo ; on a privilégié, autant que possible, que les personnes qui hébergent quelqu'un le jeudi soir soient aussi celles qui prêtent un vélo aux personnes qu'ils•elles hébergeaient. Comme ça elles pouvaient s'arranger entre elles pour récupérer les vélos, et cela a pas mal allégé la logistique du côté des organisateur•ices.  
Afin que les deux parties (hébergeur et hébergé) se retrouvent le-dit jeudi soir, il est nécessaire de communiquer avant le jour même les coordonnées de l'un à l'autre. C'est une tâche importante à prévoir au planning bénévole. Elle peut être faite dès que votre "rooming list" est bien avancée, organisée.
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Afin que les deux parties (hébergeur•euse et hébergé•e) se retrouvent le-dit jeudi soir, il est nécessaire de communiquer avant le jour même les coordonnées de l'une à l'autre. C'est une tâche importante à prévoir au planning bénévole, qui peut être faite dès que la "rooming list" est bien avancée.
  
 
===Et pour les autres nuits===
 
===Et pour les autres nuits===
Pour les vendredi et samedi soir, les organisateurs ont choisi de réserver des places dans un camping proposant des petits chalets en bois de 5-6 personnes. Ce camping était idéalement situé : à 15 min à vélo des lieux de rassemblement en journée et encore plus proche des lieux de festivité pour les soirs.
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Pour les vendredi et samedi soir, les organisateur•ices ont choisi de réserver des places dans un camping proposant des petits chalets en bois de 5-6 personnes. Ce camping était idéalement situé : à 15 min à vélo des lieux de rassemblement en journée, et encore plus proche des lieux de festivité pour les soirs.
Bien sûr, une telle réservation doit être prévue en avance, 4 à 6 mois avant l'événement. Un prérequis est donc d'avoir un ordre de grandeur du nombre de participants à l'évènement. Les organisateurs strasbourgeois se sont basés sur le nombre de participants des années antérieures à plus ou moins 10 personnes soit 250 personnes sur le devis. Si le nombre de participants dépassait de beaucoup l'estimation, une solution de repli envisagée était le warmshower. Prêter une attention particulière à réserver les bonnes nuitées afin d'éviter toute déconvenue !
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Bien sûr, une telle réservation doit être prévue en avance, 4 à 6 mois avant l'événement. Un prérequis est donc d'avoir un ordre de grandeur du nombre de participant•es à l'évènement. On s'est basé sur le nombre de participants des années antérieures à plus ou moins 10 personnes, soit 250 personnes sur le devis. Si le nombre de participant•es avait dépassé de beaucoup l'estimation, une solution de repli envisagée était le warmshower. Prêter une attention particulière à réserver les bonnes nuitées afin d'éviter toute déconvenue !
 
Les avantages de ce lieu de couchage :
 
Les avantages de ce lieu de couchage :
*proximité des lieux d'activité diurne.
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*proximité des lieux d'activité diurne
*adapté aux températures de saison.
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*adapté aux températures de saison
*un seul et unique lieux pour tous les participants : facilite la gestion/organisation, et si on est perdu, on suit les copains.
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*un seul et unique lieux pour tous les participant•es : facilite la gestion/organisation, et si on est perdu, on suit les copains
*possibilité d'instaurer des chambres en non mixité pour les participant.e.s qui l'ont demandé.
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*possibilité d'instaurer des chambres en non-mixité pour les participant•es qui l'ont demandé
*un coût raisonnable (6500 € TTC au total, soit 13 € par personne par nuit).
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*un coût raisonnable (6500 € TTC au total, soit 13 € par personne par nuit)
  
 
'''Répartition dans les chambres'''
 
'''Répartition dans les chambres'''
  
Dans le cas du camping strasbourgeois, les clés de chaque chalet étaient distribuées aux participants par les organisateurs, à l'arrivée au camping le vendredi soir (vers 18h).
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Dans le cas du camping strasbourgeois, les clés de chaque chalet étaient distribuées aux participant•es par les organisateur•ices, à l'arrivée au camping le vendredi soir (vers 18h).
Les organisateurs avaient proposés une "rooming liste" afin de faire se rencontrer les participants venant de tous les coins de France. Bien que idéologiquement séduisante, cette organisation n'était pas la plus pratique. Les participants d'une même chambre devant se coordonner pour que la gestion des clés, les entrées et sorties. Il est plus facile pour un groupe déjà constitué de gérer les clés d'une même chambre de manière autonome. Suite à cette expérience, les organisateurs recommandent de faire constituer les groupes par les participants eux-mêmes, en communiquant le nombre de chambre et le nombre de lits par chambre en amont dans la journée, lors des moments d'assemblée. Communiquez également sur les règles spécifiques à respecter sur le lieu de couchage (bruits, circulation, heure du départ, etc.). Pensez à réserver des chambres non mixtes (fille et garçon) pour les personnes en ayant fait la demande.
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On avait proposé une "rooming liste" afin de faire se rencontrer les participant•es venant de tous les coins de France. Bien que idéologiquement séduisante, cette organisation n'était pas la plus pratique, car les participant•es d'une même chambre devant se coordonner pour que la gestion des clés, les entrées et sorties. Il est plus facile pour un groupe déjà constitué de gérer les clés d'une même chambre de manière autonome. Suite à cette expérience, on recommande donc de faire constituer les groupes par les participant•es eux•elles-mêmes, en communiquant le nombre de chambres et le nombre de lits par chambre en amont dans la journée, lors des moments d'assemblée. Communiquez également sur les règles spécifiques à respecter sur le lieu de couchage (bruits, circulation, heure du départ, etc.). Pensez à réserver des chambres non-mixtes pour les personnes en ayant fait la demande.
  
A la fin du séjour, il peut être utile qu'un membre de l'organisation soit présent pour s'assurer que les clés soient bien rendues et que les lieux soient libérés comme convenu avec le loueur.
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A la fin du séjour, il peut être utile qu'un•e membre de l'organisation soit présent pour s'assurer que les clés soient bien rendues et que les lieux soient libérés comme convenu.
  
 
==Pour les repas==
 
==Pour les repas==

Version du 23 février 2020 à 19:38

Chaque année, les rencontres nationales de l'Heureux Cyclage sont organisées dans une ville différente. L'édition 2019 était organisée à Strasbourg.

Sur cette page vous trouverez de nombreuses informations concernant l'organisation concrète et technique qu'a été cette merveilleuse édition. Elle est à destination des futur•e•s organisateurices de rencontres afin de faciliter et enjoliver leur travail d'accueil. Les bénévoles qui ont participé à l'organisation des rencontres 2019 vous livrent ici leurs plans de travail, leur mode d'organisation, les résultats, les choix réalisés, les devis signés, les recettes élaborées... et bien sûr, ça va sans le dire, il vous faudra rajouter une épaisse couche d'amour sur ce délicieux gâteau du partage afin de parfaire l'alchimie de votre future organisation !

Bien entendu, cette page wiklou attend les améliorations, idées de folie, solutions à des problématiques qui auront été expérimentées dans les années précédentes et à venir, alors à vos claviers !

Organisation de la merveilleuse équipe de bénévoles

L'équipe de bénévoles constituées de bénévoles des ateliers vélo strasbourgeois, ainsi que de collectifs amis, s'est organisée en pôle thématiques : nourriture, boisson, décoration des salles, animations et programmation des soirées, scénographie et matériel pour les spectacles musicaux, logistique de transport du matériel, hébergement et déplacement des participants, communication/relation avec les participants et inscription, relation avec les institutions publiques (mairie, communauté de commune, autorité de gestion des fonds européens, préfecture, etc...).

Les pôles se réunissaient indépendamment des autres selon les besoins et disponibilités. Des réunions communes de coordination se déroulaient avec une fréquence croissante avec l'approche de l'événement : tous les mois (3 mois avant l'événement) puis tous les 15 jours (2 mois avant l'événement) puis toutes les semaines (le dernier mois).

Les ordres du jour des réunions sont compilés en avance par toute personne sur une document excel à disposition sur le cloud. Chacun peut alors aborder son point en réunion de coordination.

Une mail liste spécifique a été créée rassemblant les adresses de tous les bénévoles pour les échanges collectifs à distance.

Tous les documents et compte-rendu étaient à disposition des bénévoles sur un même accès au cloud. Documents utiles à mettre en place :

  • liste des bénévoles et référents avec contact mail et téléphone
  • liste des pôles avec leur avancées respectives et leurs tâches à venir
  • liste du matériel nécessaire (comment, par qui, quand se le procurer, etc.)
  • planning des tâches pendant l'événement pour répartition des bénévoles
  • programme des rencontres qui se précise au cours du temps
  • documents importants : devis, autorisations officielles, factures, etc.


Nous tenions tout de même à ne pas stocker dans le cloud des données d'ordre personnel issues des inscriptions de participants. (équipes, mailliste, fréquence des réunions, répartition du travail, drive, planning des jours J pour répartir les forces vives

Déroulement des rencontres

Planning

jeudi vendredi samedi dimanche
matin accueil et inscription ateliers de travail sur le réseau de l'heureux cyclage assemblée(s) générale(s) réunions de la collégiale de l'heureux cyclage, des représentant•es géographiques, et des groupes de travail
midi accueil et inscriptions (repas autonome) repas repas et temps en mixité choisie Temps de rencontre entre salarié•es et entre admins
après-midi tables rondes ateliers de travail sur le réseau (bis) suite et fin de l'AG ; vélo-parade Temps chill, découverte de l'atelier, autoréparation et embrassades
soirée soirée Wilkommen ; repas tiré du sac et partagé prise de possession du camping ; puis repas et soirée tarte flambée/ guinguette/ jeux Repas et concerts
nuit nuit chez l'habitant•e nuit au camping nuit à danser, manger des frites, et camping

Livret d'accueil

Voici le livret d'accueil distribué aux participant•es, avec planning, infos pratiques, plan, zone de tamponnage pour les repas, jeu, etc.

Fichier:Livret d'accueil- Les rencontres de l''heureux cyclage.pdf

Logistique générale : les lieux et le matériel

Réservation des salles, gestion des transports d'un lieu à l'autre (planning)

Au moins 3 mois avant

Trouver des salles pour les ateliers en journée et les fêtes en soirée. Ce délai est nécessaire pour réaliser tout le processus de visite / devis / réservation. Pour plus de simplicité pour les organisateurs et les participant•es, il semble intéressant d’avoir une salle “principale” pendant la durée de l’événement.

A Strasbourg ont été mobilisées:

  • 1 grande salle de travail pour les 4 jours d’ateliers / assemblée générale (l'Aubette)
  • 1 salle de stockage et lieu de réunion de l'Heureux Cyclage (bureaux au dessus de l'atelier de Bretz'selle)
  • 1 salle pour cuisiner le déjeuner et servir le petit dej (la Semencerie)
  • 3 salles de fête pour les 3 soirées (la Semencerie, la Fabrique et la salle des colonnes)

1 à 2 mois avant

En fonction des équipements des salles et des besoins, faire la liste des équipements nécessaires à se faire prêter ou à louer. Penser également aux moyens de transports pour déplacer ces équipements (récupérer les prêts/locations, transport éventuel entre les différents lieux, retour de prêt/location). Réfléchir à la nécessité de louer ou non des moyens de transport.

Par exemple penser :

  • aux racks à vélo (empruntés au Cadr67 à Strasbourg)
  • à la vaisselle (cf partie "pour les repas")
  • aux équipements de scène : sono et lumières (location à l'ACA, à Strasbourg),
  • aux tables et bancs (prêt par les brasseries auxquelles ont commande de la bière pour l'événement, communes)
  • aux déplacements des décors, boissons et nourriture le cas échéant.

2 semaines avant

Planning des transports de matériel

Coordonner l'utilisation des moyens de transports (camions de location ou bénévoles, remorque à vélo, etc).

A Strasbourg, on a utilisé 2 camions type T4 + 1 camion de location + 3 vélos équipés de remorque "Carla Cargo" + 2 vélos cargo. Leur utilisation, pendant les 4 jours des rencontres, a été résumée dans un planning commun.

Pour les dodos

Un couchage pour le jeudi soir

Les participant•es aux rencontres pouvaient être accueilli•es dès le jeudi soir à Strasbourg. Nous avons fait appel à la générosité des bénévoles, adhérent•es, ami•es... pour recevoir les participant•es le jeudi soir. Cette sollicitation a été lancée plusieurs mois en amont de l'événement. Une fois établie la liste des hébergeur•euses d'une part et des hébergé•es d'autre part, on a fait matcher les deux pour que chacun•e trouve un lit à son arrivée. Afin d'organiser les informations et bien gérer la répartition, voici le modèle de tableau que nous avons utilisé.

Prénom Nom Contact tél Hébergeur du jeudi soir Bretz'selle doit prêter un vélo ? Dodo avant jeudi ?
Info concernant l'hébergé Info concernant l'hébergé Info concernant l'hébergé Nom, adresse, contact de l'hébergeur Oui : Bz prête un vélo / Non : l'hébergé vient avec son vélo / Prêt par l'hébergeur Non / oui et où

Il combine les informations sur le couchage du jeudi soir et sur le prêt de vélo ; on a privilégié, autant que possible, que les personnes qui hébergent quelqu'un le jeudi soir soient aussi celles qui prêtent un vélo aux personnes qu'ils•elles hébergeaient. Comme ça elles pouvaient s'arranger entre elles pour récupérer les vélos, et cela a pas mal allégé la logistique du côté des organisateur•ices.

Afin que les deux parties (hébergeur•euse et hébergé•e) se retrouvent le-dit jeudi soir, il est nécessaire de communiquer avant le jour même les coordonnées de l'une à l'autre. C'est une tâche importante à prévoir au planning bénévole, qui peut être faite dès que la "rooming list" est bien avancée.

Et pour les autres nuits

Pour les vendredi et samedi soir, les organisateur•ices ont choisi de réserver des places dans un camping proposant des petits chalets en bois de 5-6 personnes. Ce camping était idéalement situé : à 15 min à vélo des lieux de rassemblement en journée, et encore plus proche des lieux de festivité pour les soirs. Bien sûr, une telle réservation doit être prévue en avance, 4 à 6 mois avant l'événement. Un prérequis est donc d'avoir un ordre de grandeur du nombre de participant•es à l'évènement. On s'est basé sur le nombre de participants des années antérieures à plus ou moins 10 personnes, soit 250 personnes sur le devis. Si le nombre de participant•es avait dépassé de beaucoup l'estimation, une solution de repli envisagée était le warmshower. Prêter une attention particulière à réserver les bonnes nuitées afin d'éviter toute déconvenue ! Les avantages de ce lieu de couchage :

  • proximité des lieux d'activité diurne
  • adapté aux températures de saison
  • un seul et unique lieux pour tous les participant•es : facilite la gestion/organisation, et si on est perdu, on suit les copains
  • possibilité d'instaurer des chambres en non-mixité pour les participant•es qui l'ont demandé
  • un coût raisonnable (6500 € TTC au total, soit 13 € par personne par nuit)

Répartition dans les chambres

Dans le cas du camping strasbourgeois, les clés de chaque chalet étaient distribuées aux participant•es par les organisateur•ices, à l'arrivée au camping le vendredi soir (vers 18h).

On avait proposé une "rooming liste" afin de faire se rencontrer les participant•es venant de tous les coins de France. Bien que idéologiquement séduisante, cette organisation n'était pas la plus pratique, car les participant•es d'une même chambre devant se coordonner pour que la gestion des clés, les entrées et sorties. Il est plus facile pour un groupe déjà constitué de gérer les clés d'une même chambre de manière autonome. Suite à cette expérience, on recommande donc de faire constituer les groupes par les participant•es eux•elles-mêmes, en communiquant le nombre de chambres et le nombre de lits par chambre en amont dans la journée, lors des moments d'assemblée. Communiquez également sur les règles spécifiques à respecter sur le lieu de couchage (bruits, circulation, heure du départ, etc.). Pensez à réserver des chambres non-mixtes pour les personnes en ayant fait la demande.

A la fin du séjour, il peut être utile qu'un•e membre de l'organisation soit présent pour s'assurer que les clés soient bien rendues et que les lieux soient libérés comme convenu.

Pour les repas

Le plus tôt possible

  • Prendre contact avec le lieu envisagé pour accueillir les rencontres pour connaître l’équipement de la cuisine, s’il y en a une sur place. Sinon chercher un autre lieu pour cuisiner, et étudier les différents moyens d’acheminer la nourriture.
Conseil Pirate strasbourgeois : La Carla Cargo a été testée et approuvée à Strasbourg, rapide, elle se faufile dans le centre ville !
  • Prendre contact avec les associations de cuisine collective locaux (catering d'évènements culturels, concerts, centre socio-culturels...), ou cuisine solidaire (collectifs Food not Bombs, Refugee Food Festival, Disco Soupe, Restos du coeur, Emmaüs…) pour envisager du prêt de matériel de cuisine collective, ou un partage de savoirs sur les producteurs locaux.

Il est important d’avoir suffisamment de frigos et de congélateurs. Les congélateurs doivent être accessibles dans l’idéal déjà 2 mois avant l’événement, il peut être envisagé d’en acheter un d’occasion, via le réseau Emmaüs ou Envie par exemple.

Les norvégiennes et autres conteneurs isothermes sont également très utiles, que ce soit pour transporter des aliments froids, comme les rouleaux de printemps, ou chauds comme les falafels.

  • Il peut être intéressant de se mettre en relation avec des enseignants et des étudiants en lycée hôtelier ou en classe adapté, des personnes en insertion via des associations, pour pourquoi pas faire des rencontres de l’heureux cyclage un projet commun.
L’expérience du moussaillon strasbourgeois : A Strasbourg, Une bénévole de l’association est enseignante en Section d’enseignement général et professionnel adapté (SEGPA), elle est déjà venue à l’atelier avec sa classe pour découvrir la mécanique vélo. Elle est venue en renfort à la cuisine de la Semencerie accompagnée de ses élèves et de deux parents pour aider à réaliser les rouleaux de printemps. L’équipe a pu découvrir la restauration, … peut-être le début de nouvelles vocations ! Mais surtout une grande aide pour la préparation !
  • Prendre contact avec les différents food trucks de la région, ou les traiteurs pour faire des devis si l’option choisie est de déléguer la cuisine.
  • Faire la liste des marchés du coin, ainsi que des marchés-gare qui approvisionne les restaurateurs, et se renseigner pour les modalités de récupération. L’association La tente des Glaneurs peut être contactée, si il y a une antenne locale. Pour les marchés il faut généralement passer 30 minutes avant la fin du marché, pour le marché gare, il faut venir tôt le matin, vers 7h (à Strasbourg en tout cas).
  • Faire la liste des boulangers du coin, et se renseigner sur les modalités de récupération. Se munir d’un flyer ou d’une affiche de l’événement pour pouvoir expliquer la destination de la récup.
  • Contacter les collectif Zero Déchet du coin, les collectifs de compostage urbains, pour réfléchir aux moyens de limiter les déchets (en utilisant de la vaisselle de récup par exemple, en se fournissant en vrac ou directement chez le producteur) ou de revaloriser les déchets organiques sur l’événement.
Le petit plus du flibustier strasbourgeois : pour les déchets lors de la préparation ou en fin de repas, nous avons collaboré avec Sikle, qui ramasse les déchets organiques des restaurateurs de Strasbourg à vélo pour les composter. Il est aussi possible de composter certaines vaisselles à usage unique, c’était le cas des bols utilisés pour servir le bouillon thaï. A noter toutefois que certaines épluchures ou fanes peuvent être utilisées en cuisine, le pesto de fanes de radis par exemple est très goutû ! Plus d’idées dans le livre de Marie Cochard consacré aux épluchures. Pour les couverts, nous les avons emprunté à la cuisine collective de la Semencerie , il s’agit pour la plupart de couverts récupérés à Emmaüs.

6 mois avant l'évènement : faire le point sur le budget de l'évènement

  • Quel est le budget alloué à la bouffe sur les rencontres de l’Heureux cyclage ?
  • Quels repas sont compris dans l’inscription au week end ? Quels sont les repas libres à la charge du participant ?
  • Quels sont les tarifs des traiteurs, des foodtrucks du coin ?
Budget du navire strasbourgeois : comprenant les ingrédients et le prêt de matériel (contrepartie en nature…) pour 3 petits déjeuners, 2 déjeuners, 1 dîner (1 tarte flambée), s’est élevé à 2300 euros pour 200 personnes, soit moins de 12 euros par personne. Ce tarif a été possible car toute la main d’oeuvre en cuisine était bénévole…encore moultes merci à cette équipe de choc !

Pour assurer le repas du samedi soir, nous n'avons pas réussi à trouver à temps de cantine collective disponible, et nous avons donc fait appel à des food trucks, traiteur•es habitué•es à servir des repas dans des espaces publics restreints. On a choisi des food trucks ancrés dans les réseaux locaux d'approvisionnement, et engagés dans une démarche écologique (réduction des déchets ; ingrédients issus de l'agriculture biologique ; proposition de repas végétariens et véganes). En tablant sur 200/250 repas à servir, on a demandé à 2 food trucks de venir, ce qui a permis de limiter le temps de préparation et d'attente pour les repas.

Note : les foodtrucks professionnels sont habitués à payer des "droits d'emplacement" aux organisateur·ices qui les font venir. On ne leur a rien demandé, mais on a pu négocier en échange qu'ils proposent des tarifs un peu plus bas que ce qu'ils·elles font d'habitude.

Au cours de la soirée, nous avons fait et servi des frites, à prix libre ; le fait de proposer une collation vers minuit (frites et restes du repas du midi) a été très apprécié des fêtard•es. Nous avons pu emprunter du matériel (bacs gastronomiques, friteuses, coupe-patates) à une friterie collective et à la Semencerie, ce qui nous a permis de transformer 25kg de patates en 3 heures environ, à 5 personnes.

4 mois avant l'évènement : réfléchir aux menus

Pour les recettes, il existe un document bien fait pour la cuisine en quantité “comment nourrir 100 personnes ou plus dans la joie et la bonne humeur” ici , et nous recommandons le blog et les livres de cuisine flexitarienne de Cléa Cuisine (de manière générale les ouvrages des éditions La Plage), et de David Côté (Crudessence). Passez du temps à étudier les épices, nous avons finalement mangé des carottes et du choux les deux jours,...mais sous des formes différentes, avec des épices variées. Pour les desserts, des fruits comme les pommes, les oranges, les bananes sont faciles à manger, et surtout à quantifier.

Sur la régate strasbourgeoise : Dans les assiettes vendredi midi, nous avons mis le cap sur l’Asie. Au menu : Bouillon thaï, rouleaux de printemps et riz chirachi. Nous avions prévu également des pommes et des oranges en dessert. Pour estimer le nombre de kilos de fruits et légumes nécessaires, nous avons consulté des tableaux de grammage (exemple) ou des tableaux de calibres (exemple)
Pour le repas du samedi, nous avons mis le cap sur le Proche-Orient, avec une cuisine aux saveurs libanaises, marocaines. Au menu, falafels, taboulé, salade de carotte à la marocaine, tajine de légumes aux haricots rouges,...avec un bar à sauces (sauce à l’ail, pesto ail des ours, tzatziki aux concombres suri) et à herbes aromatiques, du brie et du munster, et toujours quelques fruits en dessert.

3 mois avant l'évènement : faire la liste des courses et du matériel nécessaire

Liste des courses et matériels nécessaires pour chaque recette
  • Reprenez le menu précisément et établir la liste des courses et du matériel nécessaire (cf image)
  • Pour estimer le nombre de kilos de fruits et légumes nécessaires, nous avons consulté des tableaux de grammage (exemple) ou des tableaux de calibres (exemple)
  • Demander l’avis de professionnels sur les quantités
  • Faire des devis
  • Faire la liste du matériel nécessaire : cuisson, service, conservation
  • Faire un retroplanning sur les préparations à faire en amont

2 mois avant l'évènement : organiser les récups'

Organisation des récup' de légumes et pain
  • Il faut définir qui s’occupe de faire la récup, qui se charge de transformer et congeler/lactofermenter/sécher...la récup, et il faut établir une liste des aliments finalement obtenus. Pour ce faire, nous avons mis en place des tableaux collaboratifs
Le conseil du capitaine de navire strasbourgeois : Si vous avez des congélateurs, il est possible de faire déjà certains gâteaux, cakes, et de les congeler. La récup de pain peut aussi être congelée.

Pendant les 6 semaines précédentes l’événement, nous avons fait des récups de légumes sur les marchés de la ville, et notamment au marché-gare. Il peut être utile de contacter les collectifs qui ont l’habitude de ce genre de récup, comme la tente des glaneurs, pour en connaître les modalités pratiques. Pour la conservation, nous avons lactofermenté les concombres comme des cornichons (parfait pour un tzatziki), tous les autres légumes ont été congelés.

Certains établissements de vente en gros, comme Métro, nécessitent une carte d’accès. Il est recommandé de se renseigner et de la faire en amont, plusieurs documents sont demandés : statuts de l’association, accord signé du président.

1 semaine avant l'évènement : rassembler le matériel

Faire l’inventaire détaillé du matériel prêté par chaque partenaire, et surtout faire des photos des ustensiles prêtés pour faciliter la restitution et éviter ce genre d’interrogation : “une petite casserole ? Oui mais laquelle ?”

Dans le port strasbourgeois : Pour le matériel de cuisine, nous avons emprunté les couverts et les assiettes de la cuisine collective de la Semencerie (essentiellement de la vaisselle d’Emmaüs), un coupe frite et deux friteuses et des bacs gastronomiques de la Friterie du Progrès; deux frigos, des bacs gastronomiques, des brûleurs à gaz, des casseroles et des ustensiles de cuisine et un cuiseur à riz de l’association Katerine; des planches à découper, des couteaux et économes de l’association Disco Soupe; des norvégiennes et des conteneurs isothermes pour bacs gastronomiques d’un proche restaurateur.

2-3 jours avant l'évènement : faire les courses

Ne pas oublier dans la liste des courses les torchons, les éponges, et les produits d’entretien, le savon pour les mains, des serviettes éponges ainsi qu’une petite trousse de secours (gel hydroalcoolique, gel brûlures type osmosoft, compresses, pansements, antiseptique, collyre pour les yeux, petit ciseau et pince à épiler) pour parer aux petites coupures et brûlures des apprentis cuisiniers en herbe.

Expérience des corsaires strasbourgeois: niveau courses, nous les avons faites en amont le mercredi, à Métro (à noter la nécessité d’avoir une carte pour accéder au magasin, il est recommandé de la faire en amont, plusieurs documents sont demandés : statuts de l’association, accord signé du président) et à AsiaMarket (remise de 10% pour les associations sur l’épicerie sèche) et récupéré une commande de légumes en majorité issue de l’agriculture biologique, à Sodicru à Breuschwickersheim. Les choux et les carottes ont été commandés déjà râpés. Les pois chiches et l’huile d’olive ont été acheté à l’association Vrac.

1 jour avant l'évènement : commencer la mise en place

Il est possible de râper, blanchir, cuire pas mal de choses en avance et de les conserver au froid.

Le jour J

  • Vaisselle autogérée
  • Portions préparées à l'avance ou service par bénévoles
  • Rab seulement quand tout le monde est servi
  • Accompagnement en libre service

Petit déjeuner

Penser aux percolateurs, aux stérilisateurs à bocaux électriques avec robinet, aux thermos !

L’expérience de l’équipage Strasbourgeois : Les petits déjeuners étaient servis sous forme de buffet à la Semencerie. Nous avions contacté en amont plusieurs boulangeries pour récupérer les invendus.

Quantités : pour le café, il faut compter environ 15 kgs pour 200 personnes pour le matin et le midi. Nous avons emprunté un percolateur à une association, et nous en avons loué un à un professionnel. L’idéal est de mettre un programmateur sur les percolateurs, et de tout préparer la veille pour éviter un réveil très matinal. Nous avons également emprunté une dizaine de thermos à une association sportive, et à des connaissances pour pouvoir relancer directement les percolateurs à notre arrivée sur place. Pour le thé, nous avons opté pour un stérilisateur à bocaux électrique, avec robinet.

Une boulangerie qui vend ses produits uniquement sur les marchés, disposent ses invendus dans une armoire métallique devant son entrepôt, avec un système de récupération déjà très organisé par un collectif “le pain pas perdu”. Nous avons récupéré le pain durant les deux semaines précédentes l’événement et nous les avons congelé. Nous avions accès à un congélateur coffre de la Semencerie, et nous en avons acheté un d’occasion à une autre association. Ces congélateurs ont aussi permis le stockage des récupérations des légumes du marché gare, et nous avions fait un tableau détaillé en ligne pour gérer et se répartir les récupérations de pains et de légumes.
Tous les matins pendant les rencontres, nous allions également récupérer les invendus dans une boulangerie, dont des pâtisseries. Finalement la quantité récupérée était telle, que nous n’avons quasiment pas eu besoin de toucher au pain congelé.
Enfin, nous avons la chance d’avoir parmi nos anciens bénévoles, un boulanger qui a bien voulu nous préparer la fameuse pâte à Dampfnudel, les petits pains au lait cuits à la vapeur. Un autre bénévole s’est occupé de les chercher chaque matin, de les faire lever, puis de les cuire, pour obtenir ce fameux crousti-fondant final.
Pour les accompagnements, un de nos bénévoles a récupéré beaucoup de quetsches, prononcé [kwɛtʃ ] cet été, et les a transformé en confitures. Nous avons acheté encore une dizaine de pots de confitures, mais ce n’était pas nécessaire. Une partie de la confiture a été mélangée à du fromage blanc le dimanche matin. Nous avions aussi du miel, environ un pot par matin. Et enfin nous avons réalisé un nutella maison, en mélangeant de la poudre de noisette, du chocolat et de la crème liquide.

Normes d'hygiène

[éléments grossièrement issus d’une formation très chouette, très empouvoirante, dispensée au Viel Audon autour de l’hygiène en cuisine collective]

En termes d’hygiène, aujourd’hui, la réglementation ne définit plus de moyens obligatoires, mais de résultats : ne pas intoxiquer les gens. Plus d’obligation d’inox ou de cuisine à trois portes, mais une réflexion à mener sur les meilleurs moyens de réduire les risques.

“La norme” aujourd’hui, c’est l’application de la Méthode “HACCP”. Il s’agit d’une méthode en plusieurs étapes où l’on :

  • Repère les principaux risques : contamination (peau, air, caca, etc.), prolifération
  • Définit ce qui les favorise et donc les diminue: les bactéries se développent au max entre 7 et 60°, donc il faut être au dessus ou en dessous, elles s’épanouissent avec : nourriture, eau, chaleur, oxygène, PH neutre donc il faut les en priver. Certaines se développent encore plus quand on les chauffe trop peu de temps, donc le “on a qu’à chauffer, ça désinfecte”, ça n’est pas toujours valable -> mieux vaut prévenir que guérir

Les 5 M

L’analyse par les « 5M » peut aider à y voir plus clair :

  • Main d’oeuvre : propreté corps + tenue, santé, formation
    • process lavage de main
    • coiffe + tablier (OBLIGATOIRES)
    • formation + information
  • Matières premières : DLC, stockage, fournisseurs, traçabilité
    • récupération de produits servis (restes) -> INTERDIT PAR LA LOI !
    • + produits d’entretien
  • Méthodes :
    • « marche en avant » dans temps ou dans espace, le propre (ce qui se mange + la vaisselle) ne croise pas le sale (emballage, déchets, épluchures)
    • temps de montée/descente en température
    • chaîne du froid : jamais + de 7° (congélation déconseillée)
    • échantillonnage de plat témoin (garder 100g.de chaque plat servi pour que les **services d’hygiène puisse les analyser en cas d’intoxication)

ùùplan de nettoyage : dégraisser + désinfecter (temps + mécanique + T° + chimie)

  • Milieu / Matériel :
    • 1ère impression visuelle de propreté
    • stockage
    • nettoyage facile (cf. surfaces)
  • permettre marche en avant et gestion des déchets

Définir des process à mettre en œuvre systématiquement. Quelques exemples :

  • briefing au “cuisiniers / serveurs” avant de donner un coup de main
  • définition d’une zone “propre” et d’une zone “sale” dans la cuisine ou des “préposés” au propre et *des préposés au sale
  • process de nettoyage des surfaces
  • process nettoyage des mains
  • tablier et coiffe pour tout le monde
  • respect de la chaîne du froid : faire les courses avec une glacière, avoir de la place dans le frigo en arrivant
  • faire attention au refroidissement : prévoir des marmites norvégiennes
  • prévoir des contenants avec des couvercles !

Globalement, en mettant en œuvre les quelques pistes ci-dessus, on a déjà limité un pourcentage énorme des risques

Et les boissons ?!

En tout, sur les 4 jours de rencontres, il a été consommé en boissons (en plus de tout ce qui a pu être apporté pour le jeudi soir et acheté par ailleurs...)

  • beaucoup d'eau, plus ou moins caféinée (cf. ci-dessus)
  • du jus de pommes : 48L
  • de la bière blonde : 350L
  • de la bière à la fleur de sureau : 60L
  • de la bière IPA : 310L
  • du Picon : 3L

Pour les déplacements

a voir si rubrique utile : orga pour réparation de vélo, prêt par bénévoles et logeur du jeudi, permanence pour les distribuer et les récupérer

Pour les soirées et animations

les différentes soirées, les aspects spécifiques d'organisation relatifs à ces soirées ... et la vélorution

Conseils pour organiser une super méga VELORUTION

(par le Collectif Vélorution Strasbourg)

En amont

Communication

Affiche Strasbourg 2019
  • Lancer événement Facebook 1 mois à l’avance (Facebook c'est le triste empire, mais hélas, ça fonctionne bien) (ça peut aussi être sur d'autres réseaux, hein, strasbourg-furieuse et autres démosphère par exemple)
  • Animer ce même événement avec photos et vidéos locales pour souligner les problèmes qu'on dénonce
  • Balancer l’info dans les réseaux militants copains, presse, collectivités territoriales, entreprises, etc. 2 semaines avant
  • Balancer l’info aux journalistes 1 semaine avant et de nouveau 2 jours avant
  • Imprimer BEAUCOUP de “flyers du bonheur pour automobiliste enfermé” qui seront distribués pendant la vélorution
  • Imprimer quelques affiches ; mais ce qui fonctionne le mieux c’est le bouche-à-oreille, et le fait de mobiliser plusieurs réseaux. Les tracts main à main entre cyclistes ça fonctionne bien aussi.


Sécuriser le parcours

  • Se déclarer à la préfecture 10 jours avant, et négocier le parcours. Cela permet d’avoir une réunion avec la police pour être au clair sur le parcours, et ne pas avoir de déconvenues le jour j.
  • Lire des documents intéressants sur comment sécuriser le parcours.
  • Lister les bénévoles en charge de la sécurité le long du parcours, se répartir les rôles (bon, sinon, on en trouve généralement sur place au dernier moment)

Documents potentiellement utiles (sources: organisateur•ices des rencontres à Bayonne, 2018) :

Parcours de la véloparade strasbourgeoise :

Et la fête dans tout ça ?

  • Prévoir des animations pour la fin c’est bien.
  • Prévoir une fanfare c'est encore mieux
  • Faire une séance de motivation publique pour fabriquer banderoles et affiches quelques jours avant.

Le Jour J

Une bonne communication = une bonne vélorution !

  • Avoir plusieurs référent•es “flyers du bonheur pour automobiliste enfermé” : ils et elles distribuent un lot de 10 à 15 flyers à chaque vélorutionnaire en lui expliquant la démarche.
  • Ragasser des photographes et des capteurs vidéos de gut Qualität qui bombardent
  • Prévoir une bonne sono qui pète son caddie (vélo disco <3) pour ambiancer la foule
  • Jouer d'un bon mégaphone qui grésille pas et qui fait du bon bruit, pour que tous les participant•es puissent entendre le discours initial (sinon possible de faire circuler la parole, comme Nuit Debout)

Un bon discours de présentation = une bonne vélorution !

  • Expliquer ce qui va se passer (donc là on parle 5 minutes pour vous dire pourquoi on est là, après on va vélorutionner pendant 45 minutes, le parcours fait 5km et après on boit des bières et on fait la fête dans XX lieu et ça va être bien)
  • Pourquoi on est réuni•es ici (un peu de politique, un peu de blague)
  • Remerciement des copains•copines (autres associations de vélo ou autres relais de qualité)
  • Point sécurité - bien le dire au début de la manifestation
    • Faire attention aux autres usagers de la route, piétons, cyclistes et même nos amis automobilistes
    • Bien veiller à rester groupé•es pendant la manifestation
    • Serrer à droite : nous n’allons pas sur la file de gauche, on reste sur NOTRE file
    • Certains automobilistes peuvent s’impatienter, ce n’est pas grave, il faut les rassurer “nous aussi on aime pas les bouchons”, leur donner un flyer pour la lecture
  • Conseil : Bien se répartir la parole (1 personne pour le contexte, 1 pour le politique, 1 pour la sécu), comme ça on limite les oublis :)

Pendant la vélorution > une bonne animation = une bonne vélorution !

  • Des référents slogans : il faut crier, chanter, s’amuser
  • Ne pas aller trop vite -- VRAIMENT PAS VITE -- pour le peloton de devant, penser à faire des pauses à certains carrefours pour que le cortège soit bien une MASSE

Et après ?

  • On publie CASH les photos !
  • On maintient la pression auprès des élus et des médias
  • On demande des RDV pour savoir quelles mesures vont être prises,
  • on questionne, on fait des propositions, on maintient informée la communauté qui suit sur les réseaux
  • on continue d’alimenter les réseaux sociaux virtuels et rées

Communication interne et externe

Questionnaire pour les inscriptions information par mail des participants Livret distribués aux participants : les infos à donner

Gestion des inscriptions

inscriptions à l'arrivée, les points noirs de notre organisation, les points positifs.