Discussion catégorie:Burette

Formation Burette Bordeaux 2015

Installation

Module de personnalisation : ce que l'on veut qui soit propre à notre Burette.

Généralités

Ne pas s'étonner de tomber sur les mêmes choses en arrivant de plein de côté différent. Ce sont les mêmes choses présentées et filtrées différemment.

Possibilité d'enregistrer des filtres de recherche (en haut à droite) → cf. mailing

« % » quand on écrit un truc entre deux % des lettres c'est pour dire qu'on cherche des mots qui peuvent commencer et finir par complètement autre chose. → quand tu cherche un adhérent, ça permet d'imaginer tous les orthographes autour des éléments dont on peut être sûr.

Répartition des tâches

Intérêt de se faire des sessions « employée » pour faire des trucs « brouillon » et « comptable » dès que ça fait des écritures : - Fermeture de la perm - Validation de la facture - Validation du règlement ça peut aussi être la validation d'un bon de commande pour lancer un achat

Changer les droits d'un utilisateur :

« Autres option » « configuration » « utilisateur », sélectionner le profil à modifier, modifier en haut à gauche, onglet droit d'accès, point de vente « responsable » pour avoir plus d'accès en tant qu'admin : caractéristique technique:plein de configuration Formulaire

Les champs violets sont obligatoires.

Petite flèche à côté d'un champs permet d'ouvrir le formulaire de l'objet qu'on sélectionne pour pouvoir le modifier directement, en restant sur la page. Ex : la fiche adhérent qui a changé d'adresse pendant une vente.

L'indication « à jour », visible dès qu'on sélectionne l'adhérent sur le ticket de caisse, va bientôt arriver.

Un contact peut avoir plusieurs activités bénévoles.

Possibilité d'avoir un tableau de bord en définissant ce qu'on veut y voir s'afficher.

Attention a bien regarder si la personne à qui on veut faire une adhésion n'existe pas déjà !

Possibilité de faire disparaître des objets sans les supprimer : champs caché « actif » à cocher, décocher. Il est possible d'afficher une liste de très nombreux en cliquant sur les chiffres à côté des différentes vues possibles.

Zone du bas de certains objets : discuter sur un objet : expliquer des choses « j'ai fait une ristourne » + historique des modifications. Possibilité de s'abonner à un objet et d'avoir dans sa messagerie interne les modifications sur différents objets.

Possible de lier une messagerie externe à la messagerie interne dans « Préférences » en haut à droite.

Changer de mot de passe dans « préférences ».

Pièces comptables

Il faut une pièce justificative pour toute opération comptable. Le bulletin d'adhésion en est une.

Chaque écriture comptable est liée à une « pièce comptable ». Il peut être intéressant de noter ce n° de pièce comptable sur la trace papier. Pour les factures et autres pièces éditées par la burette, c'est directement écrit dessus.

Pour changer les séquences de n° de factures : ou tout remettre à zéro : configuration /technical / séquences et ID / séquences

Il est possible de changer les n° de chèques

Une adhésion n'est pas « facturable », il faut faire un « reçu », forme libre, avec sa propre numérotation.

Il est possible de joindre des scans des pièces comptable en « pièce jointe » dans le menu du dessus.

Point de Vente

ajouter un moyen de paiement : compta journaux journaux sélectionner le journal modifier onglet caisse : cocher : ouverture... + contrôle de caisse (si on veut avoir à détailler les coupures). compte de perte : 129 résultat, compte de transfert : 58 débit et crédit : 53 caisse onglet point de vente : cocher disponible en point de vente

+ : aller dans le point de vente, configuration, point de vente, modifier ajouter un moyen de paiement

Ajout et retrait d'argent

Le contrôle de caisse n'est pas obligatoire à l'ouverture. S'il manque quelque chose, il faut le signaler par ailleurs pour tolérer la différence en perte (129?).

Il faut rouvrir la caisse pour retirer des sous ou le faire avant de la fermer.

Les écritures de caisse se font quand on ferme la caisse (close and post). Écrit les chèque et les espèces en 58 et 511. En cas de contrôle entre la perm et le dépôt en banque

Retour d'article « retourner un article » → ça joute un élément en négatif.

Vente Il est possible de changer le prix d'un produit (ex : vélo à prix différent)

Créer un produit

L'ajouter dans le tableau de produit en cas d'écrasement.

« Atelier », « article », « nouveau ».

Catégorie : cf. tableau, choisir une catégorie permet de définir les comptes du plan comptable pour l'ensemble d'une catégorie.

Stockable : pièces, vélo, etc. consommable : dégrippant, huile, etc. service : adhésion, prestations, etc.

Approvisionnement : prix de revient : combien on l'achète.

Cocher : « disponible à l'atelier ».

Certains termes sont traduit, notamment quand on fait une copie d'un produit. Dans ce cas, il y a un petit drapeau à côté de son nom. Il vaut mieux le traduire tout de suite pour ne pas avoir d'emmerdes après.

Créer un nouvel atelier

Atelier Atelier le nommer choisir les moyens de paiement qui y sont disponibles Adhésions

Vérification

Pour vérifier l'état, il est possible de chercher dans association ou dans la vente qui vient d'être effectué. Non membre : quelqu'un qui n'a jamais adhéré ancien membre : qui n'est plus à jour.

L'idéal c'est de remplir les détail des adhésions depuis le point de vente. On peut le faire depuis « association » en « créer » un nouveau membre, mais on risque d'oublier de lui faire payer la cotisation.

Cliquer sur la petite flèche à côté du champs nom d'adhérent pour connaître ses dates d'adhésions. Sur ce formulaire, il est possible de modifier des données. On peut lui vendre une adhésion dans le point de vente.

Il n'est pas possible de faire un « ticket » de vente tout de suite depuis le profil d'adhérent.

Faire le point

Pour extraire le nombre d'adhérent il faut créer un triple filtre : adhésion supérieure au 1er janvier, inférieur au 31 décembre et « membre payant » → possible de l'ajouter au tableau de bord

Formulaire d'adhésion : identifiant unique : son n° à soi, qu'on garde

Créer un produit d'adhésion Association article d'adhésion cocher ou non le date à date → possibilité de définir la durée si c'est de date à date, il faut quand même mettre des dates

Mailing Créer un filtre vue en liste tout selectionner autre option envoi en masse possible en HTML, en collant le code depuis un autre site (wordpress, etc). possible de créer des templates pas de liste des mails « envoyés » pour envoyer un mail à un contact depuis sa fiche, il faut arriver sur sa fiche depuis « vente » et « client ».

Si un mail n'arrive pas au destinataire, c'est la boîte mail de référence qui reçoit la notification.

Exporter écritures comptables par journal ou pas

il est possible de mettre des filtres par date sélectionner les champs il est possible de mémoriser la sélection de champs

l'export en CSV se lit avec un tableur.

ou alors, compta / rapports / rapports de compta / grand livre

Devis et factures

Légalement : produit, quantité, coût unité, total intérêt de détaillé pour que le récepteur comprenne ce qu'il peut économiser (déplacement, préparation, etc.) Négocier le taux horaire mais pas le déplacement. → Temps de préparation forfaitaire.

Toutes pièces comptables doivent avoir un n° unique. Facture peut être différente de ce qu'était le devis. Devis est opposable, c'est un engagement.

Possible de convention valant devis. Mais mieux de faire les deux où la convention donne le cadre et le devis le prix.

Devis : éléments obligatoire Lignes de vente + remise = Total Description Association émetteur Destinataire 1 n° unique condition acompte conditions date de validité signature « bon pour accord » Vente Devis Créer pour l'extraire en pdf : imprimer

Dans autres option, possibilité de dupliquer Attention à changer la date.

Pour l'envoyer, imprimer en pdf. L'envoyer de sa boîte mail. Depuis ERP, ça crée un compte au client, qui peut être perturbé (exeption sécurité, tec.) Suivi de l'envoi, annulé ou devis signé. Sur le devis, possibilité d'annuler le devis ou de confirmer la vente : le devis devient un bon de commande → accès à celui qui va réaliser la prestation. négociation Ristourne : en pourcentage (cf. comment les mettre en place dans la configuration)

avoir : si un ristourne est demander à postériori de la facture. Dans avoir sélectionner : faire un avoir, le rapprocher et créer une nouvelle facture. L'avoir, c'est l'annulation de la facture, elle apparaît comme payée. De là, on fait une nouvelle facture avec la ristourne qui peut être réglée. Facture : éléments obligatoires émetteur destinataire n° siret date d'émission échéance HT et TTC et non assujettissement code général des impôts n° unique lignes de ventes éventuellement modifiées si facture d'acompte, son ° unique à elle facture engagée facture réglée règlement partiel

Si facture d'avoir (annule la facture), il faut faire référence à la facture annulée et expliquer la raison. On créé la facture à partir du bon de commande. Ou depuis comptabilité / factures (sans devis).

La valider l'écrit comptablement.

On enregistre le règlement depuis la facture. Enregistrer le règlement, l'écrit comptablement.

Pour facturer un acompte, éditer une facture, sélectionner de ne facturer qu'un « pourcentage ». Enregistrer le règlement de la facture d'acompte.

Sur le bon de commande restant (en bleu) il est possible de voir la première facture et d'en éditer une nouvelle. Pour solder, il faut choisir « régler toute la commande ». La nouvelle facture rappelle le total – l'acompte.

Configuration de la vente Configuration / configuration / Vente : +++ !!! afficher les marges, etc... adapter les prix en fonction de vos clients : définir des taux horaires différents. Autoriser les ristournes rabais : problème avec le produit, pas tout à fait bon état remise : sur la quantité ristourne : sur une période escompte : produit financier, si payé avant 15 jours

Ne pas créer de produit depuis le devis. Passer par entrepôt.

Comptabilité

Exercice : de telle date à telle date Résultat différence entre charges et produits Partie double : nécessairement 2 comptes on prend dans l'un et on le met dans l'autre

Les pneus utilisés pour la retape de vélo = matière première. Ressources (ce qu'on utilise) à droite : Crédit Emplois (pour quoi faire) à gauche : Débit

Pour voir les écritures Comptabilité / écritures comptables Comme tout objet, il est possible de créer des filtre pour n'en avoir que certaines (dates, compte, nom de l'adhérent, etc.)

On peut créer des écritures.

Tu peux avoir un journal par compte.

Coche à vérifier : pour que l'expert comptable puisse y jeter un œil.

Stock et produits

Quand on crée un nouveau produit, on peut définir le stock disponible au démarrage. Dans ses caractéristique, on peut définir un seuil minimum et maximum. Si on configure la burette pour qu'elle lance les demande de réapprovisionnement toute seule, elle fera la commande quand on atteint le minimum pour que le stock revienne au maximum.

Sorties de stocks

Quand on vend en point de vente, le stock est directement diminué.

Quand ça passe par une facture, le stock n'est pas diminué. Une fois qu'on a confirmé le devis, le nombre de pièce facturé est indiqué comme « sortant ». Pour que ça sorte complètement du stock, il faut le livrer. Vente / bon de commande / le sélectionner : Le bon de commande voir un bon de livraison. De là, on peut cliquer sur livrer. Une fois livrer, les produits sortent du stock.

Une fois livré, le bon de commande est « terminé » quand la facture est payée.

Entrée dans le stock

Une demande de réapprovisionnement depuis le produit dans l'entrepot, crée un bon de commande (de nous à un fournisseur) dans les achats. Il est aussi possible de créer un bon de commande sans passer par le produit.

On peut se servir de ce bon de commande pour faire une demande de prix. Une fois le prix confirmé et la commande lancée au fournisseur, le bon de commande est en attente de livraison.

Si on reçoit les produits, on peut les noter comme reçu. Il entre dans le stock à ce moment là.

Si on reçoit la facture, on peut l'enregistrer à partir du bon de commande.

Inventaire

Entrepôt / Inventaire physique Créer un nouvel inventaire. Soit on le met à zéro et on recompte tout. Soit on corrige les éléments. En cliquant sur la petite flèche du produit on retrouve dans on onglet d'inventaire l'endroit où il est stocké. L'ERP ne fait pour le moment pas d'écriture comptable.

Rapprochement bancaire → à tester !!

Écritures de fin d'année

Créer une période spéciale, intemporelle.

Archivage Possibilité de joindre des PJ à des objets (facture : scan, événement : CR) Dans « Connaissance », on retrouve tous les documents. On peut rechercher soit dans le titre des documents, soit dans le « contenu » indexé. Quand on « imprime » une pièce comptable (devis, facture), elle devient une pièce jointe. L'ERP ne re-génère pas un nouveau PDF si on renomme ou modifie le contact du partenaire : il faut supprimer la pièce jointe et la re « imprimer ». Installation de module

Attention à l'installation de module, ce n'est pas bénin ! Mieux vaut demander à Ludo ou le faire sur la démo.

quand un module est installé, en cliquant sur son icône « installé », dans « fonctionnalité », il y a une liste des endroit où on retrouve ses nouvelles fonctionnalités.

Calendrier : calendrier personnels et qui se partage va chercher les tâches dans le module projet tu peux le partager avec les employés et avec le monde entier !

Événements Possibilité de créer des événements où l'on peut s'inscire. On peut y mettre un formulaire d'inscription en PJ. Possibilité de lier des produits avec des événement : en créant un bon de commande, on inscrit quelqu'un.

Gestion de projets Possibilité de créer des groupes dans la messagerie et d'abonner à un projet un groupe d'utilisateur.

Sauvegarde Module sauvegarde désactivée pour qu'on aille pas chercher le mot de passe

Comptabilité analytiques

Comptes qui correspondent à des projets ou des activités spécifiques : raison de la dépenses. → ventiler plus qu'en comptabilité générale. C'est souple, mais il faut définir où l'on met les choses, notamment le temps de travail. Il n'est pas nécessaire d'analyser toute la compta, cela peut se faire que pour un projet. Pas de valeur légale, uniquement interne. Les mécanismes sont les mêmes on impute une partie des factures à l'un ou l'autre projet. Le plus délicat, c'est le temps salarié. Il n'est pas nécessaire d'être au centime près. Le plus dur à faire, c'est sur les gros postes de dépense : loyer, salaires. Le plus compliqué, c'est de définir les activités entre lesquelles ventiler au démarrage.

Quand on crée un projet, ça fait un compte analytique.

Suivi du temps de travail Time sheet, une fois par mois : détail de sur quoi on va passer du temps. Possibilité de lister les projets et, par employer, dire combien de temps on a passé sur l'une ou l'autre chose. Feuille de suivi à faire valider. Possibilité de le lier à de l'analytique...

Compta / Configuration / compta analytique : créer tes comptes.

liste de projets, faits dans le module gestion de projet. « vue analytique », comme dans plan comptable générale : les parent où il n'y a pas d'écriture parent : pour expliciter l'arborescence Conventionnellement on utilise des comptes numérotée de 9 à 12

pour le voir en arbre : compta / plan comptable analytique.

Comptabilité analytique, complètement dissociée de la compta générale : possible d'entrer des lignes d'écriture uniquement analytique. → notamment pour les salaires

Possibilité de le lier avec le module projet en cochant la case tâche.

Aujourd'hui le point de vente ne fait pas d'analytique, il faut l'ajouter en passant une écriture.

Analytique par défaut : pour qu'un compte soit systématiquement relié à l'un ou l'autre compte analytique. À utiliser avec parcimonie.

Pour affecter du « fonctionnement » : lignes d'écritures analytiques. Choisir le compte d'où on soustrait : et mettre un somme négative choirsir es comptes à renflouer : y ajouter un compte analytique, ça peut être : charges salariale → mais p*****, c'est quoi un journal ?

Écritures récurrentes

Quand une écriture revient régulièrement et notamment quand elle est relou à saisir, on peut créer un modèle.

Pour pouvoir annuler une facture

Notes de frais module gestion des dépenses