Usage des agendas partagés

De Wiklou, le Wiki du Biclou
Révision datée du 24 mai 2021 à 16:19 par Axelos (discussion | contributions) (Création : Préambule + Usage)
(diff) ← Version précédente | Voir la version actuelle (diff) | Version suivante → (diff)
Aller à : navigation, rechercher

Préambule

L’agenda partagé permet d’améliorer significativement l’organisation d’une structure, notamment une association, via un outil partagé entre les personnes ressources la constituante.

Cela recouvre les prises de rendez-vous, le référencement des moments nécessitant la mobilisation de personnes. C’est un outil idéal pour mener à bien le fonctionnement de la structure, permettant à tout a chacun d’y avoir un œil global.

Ce type d’outil propose en plus des optionnelles avancées, notamment les invitations avec visu au préalable des disponibilités sans avoir recours à la sollicitation des personnes en question.
Enfin, des systèmes de rappels permettent de ne rien oublier !

Usage

Quel hébergement utiliser ?

Des solutions proposant des agendas en ligne, il y en a des tas. Toutefois, certaines questions peuvent se poser au préalable pour faire de bons choix !

  • Respect de la vie privée, système commercial : C’est un sujet majoritairement occulté pour une question de non intérêt collectif. Cependant, les ateliers vélos attirent un profil de bénévoles davantage sensibilisé sur ces questions sociales, sociétales. Ainsi, par exemple la solution cheffe de file Microsoft Office 365, la solution plus populaire Google Agenda, sont proposées par des entreprises douteuses sur ces points (revente de données, évasion fiscale, abus de position dominante…).
  • Pérennité, interopérabilité : L’autre aspect est de privilégier une solution pour laquelle les agendas seront disponibles pendant de longues années, ou le cas échéant seront facilement exportables sur des solutions alternatives. Pour limiter les risques de perte de données suite à une rupture de service, l’idéal est de se reposer de facto sur une technologie « libre et ouverte », ce qui permet à de nombreux services d’être compatibles, sans condition particulière. C’est ainsi que le choix devrait se tourner naturellement vers une solution s’appuyant sur la technologie éprouvée CalDAV. De nombreuses solutions existent, celle que nous retiendrons sur le guide suivant sera l’extension Agenda (Calendar en anglais) pour Nextcloud, outil utilisé et proposé par l’Heureux Cyclage via son interface Nuage.

Quel outil pour l’utilisateur ?

Il existe deux type de client d’agenda, l’interface web, qui est aujourd’hui la plus utilisée dans le milieu populaire car ne nécessitent qu’un navigateur web, et les clients lourds, logiciels dédiés à installer sur le poste informatique ou l’ordiphone, davantage développé dans les milieux professionnels car répond à des usages plus intensifs.

  • Interfaces web : En général les services d’agendas partagés proposent des interfaces web. La majorité sont plus ou moins limitées, mais certaines sont très complètes et peuvent répondre aux besoins pour les utilisations avancées d’agendas partagés.

Quelques excellents exemples : Zimbra, Agenda sur Nextcloud, Google Mail.

  • Clients lourds : Ces logiciels sont pour certains existants depuis bien avant l’arrivée des interfaces web, ils sont donc inégalables concernant les options avancées. Aujourd’hui, le plus connu est Exchange de la suite Microsoft Office 365, le second Lotus Domino d’IBM, et le plus populaire l’extension Lightning pour Thunderbird développé par la fondation Mozilla.
    Sur ordiphones, le support étant minimaliste, il n’existe pas réellement de client avancé, cependant les plus aboutis sont probablement Etar sur un système type Android, l’application de base Calendriers sur IOS.

Le guide d’utilisation qui va suivre, sera exclusivement basé sur l’extension Lightning pour le client lourd Thunderbird, pour ces raisons :

  • Tout agenda CalDav partageable y est compatible.
  • C’est un logiciel libre : Il est proposé gratuitement et ses mises à jour aussi, ne limite pas son usage sur un certain nombre de postes ou fonctionnalités, assure la non présence de logiciel malveillant intégré.
  • Il est multi-plateforme : Vous pouvez l’installer sur votre poste informatique, que vous utilisiez Microsoft Windows, MacOSX ou GNU/Linux.
  • En plus d’être de base très complet, il propose de nombreuses extensions autres que Lightning.
  • Il respecte les recommandations en termes de conventions englobant l’usage des agendas, ce qui n’est pas forcément le cas pour tous.
  • Pérennité du projet : Dérivé d'un logiciel datant du début des années 90, et ayant subi de nombreuses mutations, Thunderbird est toujours en développement, et de prochaines versions majeurs sont prévues.

Vous devriez pouvoir retrouver tout ou partie des fonctionnalités présentées sur les alternatives les plus complètes.

Guide d’utilisation de Lightning pour Thunderbird

Télécharger et installer le logiciel