Comptabilité générale

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Deux comptabilités différentes possibles pour une association

Comptabilité de trésorerie en partie simple

De trésorerie car on enregistre uniquement les recettes et dépenses.

En partie simple car on ne suit que les mouvements de la caisse espèce et des comptes bancaires sans se préoccuper de la contrepartie de chaque opération.

Finalement, on ne s'occupe que d'un seul compte (trésorerie) dans lequel on fait des additions (recettes) et des soustractions (dépenses). On aboutit à un compte de résultat qui constate uniquement les liquidités disponibles en fin d'exercice, l'excédent ou la perte s'entendant alors comme la différence entre les recettes et les dépenses.

Cette comptabilité manque de précision, car elle ne donne aucune visibilité aux dettes et aux créances (factures à régler, paiement à recevoir, emprunts et prêts, etc.), ni au patrimoire (stock existant, valeur du mobilier et du matériel, apports, etc.)

Ce type de comptabilité ne nécessite pas de compétence comptable particulière et peut être réalisée sur papier, sur tableur ou sur logiciel comptable.

Comptabilité d'engagement en partie double

D'engagement car on enregistre une opération dès lors qu'un paiement est attendu, autrement dit on enregistre des dettes et des créances avant d'enregistrer les recettes ou les dépenses qui y sont liées.

En partie double car pour chaque opération on fait intervenir au moins deux comptes qui s'équilibrent, l'un de ressource et l'autre d'emploi, chaque mouvement de valeur ayant une contrepartie.

En partie double il n'y a ni addition ni soustraction, mais débit d'au moins un compte d'emploi et crédit pour une valeur égale d'au moins un compte de ressource. Finalement on considère tous les comptes mouvementés (banque, caisse, stocks, immobilisations, charges, fournisseurs, usagers, salariés, produits, etc.), la totalité de ces comptes devant s'équilibrer entre eux. La différence des débits et crédits d'un compte représente son solde.

On aboutit d'une part à un compte de résultat qui constate le résultat de l'exercice, l'excédent ou la perte s'entendant alors comme la différence entre les produits et les charges, et d'autre part à un bilan qui représente le patrimoine de la structure. Au bilan on trouvera l'actif (totalité des emplois) et le passif (totalité des ressources), les deux s'équilibrant nécessairement.

C'est une comptabilité de gestion très précise, qui visibilise la totalité des valeurs et des mouvements de valeurs de la structure.

Ce type de comptabilité nécessite des compétences comptables (inventaire, amortissements, régularisations) et doit être réalisé à l’aide d’un logiciel comptable.

Quand doit-on tenir l’une ou l’autre de ces comptabilités ?

Si la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune contrainte comptable, le rôle croissant des acteurs associatifs dans l'économie a fait que les associations se sont vues imposer progressivement des règles comptables. Pour connaître les obligations comptables propres à chaque association, il faut s'intéresser à différents éléments :

  • La nature de l'activité, sa taille et l'environnement réglementaire dont elle relève;
  • Le mode de financement de l'association et notamment l'importance du financement public.
  • Par ailleurs, son régime fiscal a également une incidence sur ses obligations comptables.
  • En pratique, toute association peut se trouver concernée par certaines obligations comptables à un moment de son existence.

La comptabilité en partie simple peut être utilisée par les petites associations qui ont un faible chiffre d'affaires, pas d'activité commerciale, pas d'obligation fiscale et pas de salariés, et plus généralement, tant qu'il n'y a pas ou peu de décalage dans les règlements des achats/ventes (charges/produits recoupent recettes/dépenses), et peu d'immobilisations.

La comptabilité en partie double est obligatoire pour les associations ayant des financements publics importants, une activité commerciale, une plus grande taille, une activité économique... Elle permet d'établir en fin d'année « les comptes annuels » : compte de résultat, bilan et annexes, qui forment les documents comptables de synthèse.

Les documents de synthèse

Les associations doivent produire ces documents au minimum une fois par an.

Le bilan

C'est un document qui permet d'avoir une photo à une date donnée du patrimoine de l'association depuis sa création. Le bilan est composé de deux parties : l'actif et le passif.

A l'actif, on trouve les investissements, les stocks, les factures non encaissées, les liquidités en banque ou en caisse. Pour faire court, c'est tout ce qu'il est possible de transformer en argent.

Au passif, on trouve les capitaux de l'association, les résultats déficitaires ou excédentaires de chaque année, ses dettes et ses emprunts. Pour faire court, ce sont les sources de financement de l'actif.

L'actif (les emplois) et le passif (les ressources) s'équilibrent forcément, puisqu'en partie double on enregistre systématiquement une ressource en contrepartie d'un emploi et réciproquement.

Ainsi, en cas de dépôt de bilan, on liquide l'actif (= transforme tout ce qu'on peut en liquide) pour rembourser tous les financements.

BILAN année N Association XXX

ACTIF (=ce que l’on a) Comptes PASSIF (=comment on l'a) Comptes
Immobilisations Fonds Associatifs
Immo. Incorporelles (licences, marques, fonds commercial) 201 à 208 Fonds Associatifs (=apports) remboursables ou non remboursables 103
Immo. Corporelles (terrains, constructions, outillage, matériel) 211 à 218 Résultats des exercices précédents 110
Immo. Financières (titres, actions, prêts) 261 à 274 Résultat de l'exercice N (équilibre le bilan) 120, 129
(Amortissement des immo) 28
Stocks Provisions pour risques et charges 151 à 158
(matières premières, marchandises) 31 à 37 (mettre des sommes de côté en cas de risque probables dans le futur)
Dettes financières
Emprunts bancaires et découverts 164 à 168, 512
Créances Dettes fournisseurs
Créances clients 411 à 418 Dettes envers fournisseurs 401 à 408
Créances envers l’Etat 444 à 478
Disponibilités Dettes fiscales et sociales
Compte bancaire, chèques à encaisser, caisse 511 à 530 Dettes envers organismes sociaux et personnel 421 à 438
Dettes envers l’Etat (impôts) 442 à 448
Comptes de Régularisation Comptes de Régularisation
Charges constatées d'avance 486 Produits constatés d'avance 487
Total de l'Actif : (équilibré) Total du Passif : (équilibré)

Le compte de résultat

C'est un document qui récapitule les produits et les charges de l'exercice (sur 12 mois) et qui indique le résultat (déficit ou excédent).

CHARGES (=dépenses) Comptes PRODUITS (=recettes) Comptes
60 Achats 70 Vente de produits finis 701 à 703
Achat marchandises pour revente 607 - 6037 70 Vente de Travaux, Études 704, 705
Achats marchandises consommées 601 à 609 706 Vente de Prestations de services 706
Achats Etudes et prestations de services 604
61 services extérieurs 707 Ventes de Marchandises 707
Sous-traitance générale (intervenants extérieurs) 611 70 Produits des activités annexes 708
Locations immobilières et mobilières 613, 614 (location, mise à dispo personnel, ports …)
Entretien et réparation 615
Assurance 616 74 Subventions 74
Études, Documentation, frais colloques 617, 618
62 Autres services extérieurs
Personnel extérieur (intérimaire) 621
Rému.intermédiaires et honoraires 622
Publicité, foires, imprimés, dons 623
Transport de biens et du personnel 624
Déplacements, missions, réceptions 625
Frais postaux et télécommunications 626
Services bancaires, autres 627
Cotisations, frais de recrutement 628
63 Impôts et Taxes
Taxes sur rémunération 631, 633
Autres impôts et taxes 635, 637
64 Charges de personnel
Rémunérations 641
Charges sociales 645 à 647 75 Autres produits 75
Autres charges de personnel 648 Cotisations adhérents 758
65 Autres charges
Pertes sur créances irrécouvrables 654
Charges diverses de gestion courante 658
66 Charges financières 76 Produits financiers 76
Intérêts bancaires, agios 661 à 668 Revenus titres, gains de change 761 à 766
67 Charges exceptionnelles 77 Produits exceptionnels 771 à 778
Total : Total :
86 Emploi des contributions volontaires en nature 87 Contributions volontaires en nature
Mise à disposition gratuite de biens et prestations Prestations en nature
Personnel bénévole Bénévolat
Total des charges Total des produits

Résultat Comptable au 31/12/N :

L'annexe

Elle a pour but de compléter et de commenter les informations contenues dans le bilan et dans le compte de résultat. On y trouve notamment des précisions sur les provisions, les amortissements, la valorisation du bénévolat, les échéances des créances et des dettes. La comptabilité va donc renseigner à tout moment sur ce qui se passe ou sur ce qui s'est passé dans l'association. Elle enregistre des sommes et permet notamment, l'établissement des bilans. On dit couramment que la comptabilité « constate ».

Se former

La comptabilité est un exercice indispensable pour une association, car celle ci doit rendre des comptes à ses potentiel⋅les financeureuses mais aussi et surtout à ses membres, difficile de s'en passer alors autant prendre le temps de se former. Il existe une multitude de formations à destination spécifiquement des associations adaptées à la diversité de niveaux des stagiaires, elles sont proposées par Uniformation mais aussi par d'autres organismes. L'Heureux Cyclage s'est penché sur la question et propose des formations comptabilité à destination des ateliers vélos.