Organisation des rencontres nationales de l'Heureux cyclage 2019 (Strasbourg)

Chaque année, les rencontres nationales de l'Heureux Cyclage sont organisées dans une ville différente. L'édition 2019 était organisée à Strasbourg.

Sur cette page vous trouver de nombreuses informations concernant l'organisation concrète et technique qu'a été cette merveilleuse édition. Elle est à destination des futur.e.s organisateurices de rencontres afin de faciliter et enjoliver leur travail d'accueil. Les bénévoles qui ont participé à l'organisation des rencontres 2019 vous livrent leurs plans de travail, leur mode d'organisation, les résultats, les choix pris, les devis signés, les recettes élaborées... et bien sûr, ça va sans le dire, il vous faudra rajouter une épaisse couche d'amour sur ce délicieux gâteau du partage afin de parfaire l'alchimie de votre future organisation !

Organisation de la merveilleuse équipe de bénévoles

(équipes, mailliste, fréquence des réunions, répartition du travail, drive, planning des jours J pour répartir les forces vives

Déroulement des rencontres

Planning

Logistique générale : les lieux et le matériel

Réservation des salles, gestion des transports d'un lieu à l'autre (planning)

Pour les dodos

répartition pour le jeudi soir, recherche d'un lieu dodo pour le reste du WE, gestion des clés

Pour les miam miam

Le plus tôt possible

• Prendre contact avec le lieu envisagé pour accueillir les rencontres pour connaître l’équipement de la cuisine, s’il y en a une sur place. Sinon chercher un autre lieu pour cuisiner, et étudier les différents moyens d’acheminer la nourriture.

Conseil Pirate strasbourgeois : La Carla Cargo a été testée et approuvée à Strasbourg, rapide, elle se faufile dans le centre ville !

• Prendre contact avec les associations de cuisine collective locaux (catering d'évènements culturels, concerts, centre socio culturels...), ou cuisine solidaire (collectifs Food not Bombs, Refugee Food Festival, Disco Soupe, Restos du coeur, Emmaüs…) pour envisager du prêt de matériel de cuisine collective, ou un partage de savoirs sur les producteurs locaux.

Il est important d’avoir suffisamment de frigos et de congélateurs. Les congélateurs doivent être accessibles dans l’idéal déjà 2 mois avant l’événement, il peut être envisagé d’en acheter un d’occasion, via le réseau Emmaüs ou Envie par exemple. Les norvégiennes et conteneurs isothermes sont également très utiles, que ce soit pour transporter des aliments froids, comme les rouleaux de printemps, ou chauds comme les falafels.

• Il peut être intéressant de se mettre en relation avec des enseignants et des étudiants en lycée hôtelier ou en classe adapté, des personnes en insertion via des associations, pour pourquoi pas faire des rencontres de l’heureux cyclage un projet commun.

L’expérience du moussaillon strasbourgeois : A Strasbourg, Une bénévole de l’association est enseignante en Section d’Enseignement Général et Professionnel Adapté, elle est déjà venue à l’atelier avec sa classe pour découvrir la mécanique vélo. Elle est venue en renfort à la cuisine de la Semencerie accompagnée de ses élèves et de deux parents pour aider à réaliser les rouleaux de printemps. L’équipe a pu découvrir la restauration, … peut-être le début de nouvelles vocations ! Mais surtout une grande aide pour la préparation !

• Prendre contact avec les différents food trucks de la région, ou les traiteurs pour faire des devis si l’option choisie est de déléguer la cuisine.

• Faire la liste des marchés du coin, ainsi que des marchés-gare qui approvisionne les restaurateurs, et se renseigner pour les modalités de récupération. L’association La tente des Glaneurs peut être contactée, si il y a une antenne locale. Pour les marchés il faut généralement passer 30 minutes avant la fin du marché, pour le marché gare, il faut venir tôt le matin, vers 7h (à Strasbourg en tout cas).

• Faire la liste des boulangers du coin, et se renseigner sur les modalités de récupération. Se munir d’un flyer ou d’une affiche de l’événement pour pouvoir expliquer la destination de la récup.

• Contacter les collectif Zero Déchet du coin, les collectifs de compostage urbains, pour réfléchir aux moyens de limiter les déchets (en utilisant de la vaisselle de récup par exemple, en se fournissant en vrac ou directement chez le producteur) ou de revaloriser les déchets organiques sur l’événement.

Le petit plus du flibustier strasbourgeois : pour les déchets lors de la préparation ou en fin de repas, nous avons collaboré avec Sikle, qui ramasse les déchets organiques des restaurateurs de Strasbourg à vélo pour les composter. Il est aussi possible de composter certaines vaisselles à usage unique, c’était le cas des bols utilisés pour servir le bouillon thaï. A noter toutefois que certaines épluchures ou fanes peuvent être utilisées en cuisine, le pesto de fanes de radis par exemple est très goutû ! Plus d’idées dans le livre de Marie Cochard consacré aux épluchures. Pour les couverts, nous les avons emprunté à la cuisine collective de la Semencerie , il s’agit pour la plupart de couverts récupérés à Emmaüs.

6 mois avant l'évènement : faire le point sur le budget de l'évènement

• Quel est le budget alloué à la bouffe sur les rencontres de l’Heureux cyclage ?
• Quels repas sont compris dans l’inscription au week end ? Quels sont les repas libres à la charge du participant ?
• Quels sont les tarifs des traiteurs, des foodtrucks du coin ?

Budget du navire strasbourgeois : comprenant les ingrédients et le prêt de matériel (contrepartie en nature…) pour 3 petits déjeuners, 2 déjeuners, 1 dîner (1 tarte flambée), s’est élevé à 2300 euros pour 200 personnes, soit moins de 12 euros par personne. Ce tarif a été possible car toute la main d’oeuvre en cuisine était bénévole…encore moultes merci à cette équipe de choc !

Pour assurer le repas du samedi soir, nous n'avons pas réussi à trouver à temps de cantine collective disponible, et nous avons donc fait appel à des food trucks, traiteur•es habitué•es à servir des repas dans des espaces publics restreints. Désirant assurer une certaine compatibilité avec les valeurs de l'Heureux Cyclage, nous avons veillé à solliciter des food trucks ancrés dans les réseaux locaux d'approvisionnement, et engagés dans une démarche écologique (réduction des déchets ; ingrédients issus de l'agriculture biologique ; proposition de repas végétariens et véganes). En tablant sur 200/250 repas à servir, nous avons demandé à deux food trucks de venir : « à mi-chemin » (https://fr-fr.facebook.com/amicheminft/), et « l'essentiel chez Raphael » (https://lessentiel-chez-raphael.bio/) ; nous avons négocié avec eux qu'ils proposent une variété de choix relativement limitée afin de limiter le temps de préparation et d'attente pour les repas, et de proposer des plats à des tarifs plus avantageux (notamment en ne leur demandant pas de payer un droit de place pour leur présence). En termes de logistiques, les deux prestataires connaissaient déjà les lieux, et ont donc pu organiser sans aide leur installation (branchements électriques, etc.)

Les échos informels obtenus après les Rencontres quant à cette organisation étaient plutôt positifs ; globalement, les participant•es n'ont pas été rebutés par le fait d'avoir à payer leur repas le samedi soir. Nous aurions cependant pu discuter plus précisément des menus avec les traiteur•es, afin d'éviter des redondances avec certains repas déjà proposés plus tôt.

Au cours de la soirée, pour remplir une promesse faite lors du choix de Strasbourg pour accueillir les Rencontres, nous avons fait et servi des frites, à prix libre ; le fait de proposer une collation vers minuit (frites et restes du repas du midi) a été très apprécié des fêtard•es. Nous avons pu emprunter du matériel (bacs gastronomiques, friteuses, coupe-patates) à une friterie collective et à la Semencerie, ce qui nous a permis de transformer 25kg de patates en 3 heures environ, à 5 personnes.

4 mois avant l'évènement : réfléchir aux menus

Pour les recettes, il existe un document bien fait pour la cuisine en quantité “comment nourrir 100 personnes ou plus dans la joie et la bonne humeur” ici , et nous recommandons le blog et les livres de cuisine flexitarienne de Cléa Cuisine (de manière générale les ouvrages des éditions La Plage), et de David Côté (Crudessence). Passez du temps à étudier les épices, nous avons finalement mangé des carottes et du choux les deux jours,...mais sous des formes différentes, avec des épices variées. Pour les desserts, des fruits comme les pommes, les oranges, les bananes sont faciles à manger, et surtout à quantifier.

Sur la régates strasbourgeoise : Dans les assiettes vendredi midi, nous avons mis le cap sur l’Asie. Au menu : Bouillon thaï, rouleaux de printemps et riz chirachi. Nous avions prévu également des pommes et des oranges en dessert. Pour estimer le nombre de kilos de fruits et légumes nécessaires, nous avons consulté des tableaux de grammage (exemple) ou des tableaux de calibres (exemple)

Pour le repas du samedi, nous avons mis le cap sur le Proche-Orient, avec une cuisine aux saveurs libanaises, marocaines. Au menu, falafels, taboulé, salade de carotte à la marocaine, tajine de légumes aux haricots rouges,...avec un bar à sauces (sauce à l’ail, pesto ail des ours, tzatziki aux concombres suri) et à herbes aromatiques, du brie et du munster, et toujours quelques fruits en dessert.

Livre de recettes des strasbourgeois : https://docs.google.com/document/d/1t6YSDiWvU90QHp44N6SyF1Jc8ui8ZMWnD0yO1jTZvQE/edit

3 mois avant l'évènement : faire la liste des courses et du matériel nécessaire

• Reprenez le menu précisément et établir la liste des courses et du matériel nécessaire

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• Pour estimer le nombre de kilos de fruits et légumes nécessaires, nous avons consulté des tableaux de grammage (exemple) ou des tableaux de calibres (exemple)
• Demander l’avis de professionnels sur les quantités
• Faire des devis.
• Faire la liste du matériel nécessaire : cuisson, service, conservation
• Faire un retroplanning sur les préparations à faire en amont

2 mois avant l'évènement : organiser les récups'

• Il faut définir qui s’occupe de faire la récup, qui se charge de transformer et congeler/lactofermenter/sécher...la récup, et il faut établir une liste des aliments finalement obtenus. Pour ce faire, nous avons mis en place des tableaux collaboratifs

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Le conseil du capitaine de navire strasbourgeois : Si vous avez des congélateurs, il est possible de faire déjà certains gâteaux, cakes, et de les congeler. La récup de pain peut aussi être congelée.

Pendant les 6 semaines précédentes l’événement, nous avons fait des récups de légumes sur les marchés de la ville, et notamment au marché-gare. Il peut être utile de contacter les collectifs qui ont l’habitude de ce genre de récup, comme la tente des glaneurs, pour en connaître les modalités pratiques. Pour la conservation, nous avons lactofermenté les concombres comme des cornichons (parfait pour un tzatziki), tous les autres légumes ont été congelés.

• Certains établissements de vente en gros, comme Métro, nécessite une carte d’accès. Il est recommandé de se renseigner et de la faire en amont, plusieurs documents sont demandés : statuts de l’association, accord signé du président.

1 semaine avant l'évènement : rassembler le matériel

Faire l’inventaire détaillé du matériel prêté par chaque partenaire, et surtout faire des photos des ustensiles prêtés pour faciliter la restitution et éviter ce genre d’interrogation : “une petite casserole ? Oui mais laquelle ?”

Dans le port strasbourgeois : Pour le matériel de cuisine, nous avons emprunté les couverts et les assiettes de la cuisine collective de la Semencerie (essentiellement de la vaisselle d’Emmaüs), un coupe frite et deux friteuses et des bacs gastronomiques de la Friterie du Progrès; deux frigos, des bacs gastronomiques, des brûleurs à gaz, des casseroles et des ustensiles de cuisine et un cuiseur à riz de l’association Katerine; des planches à découper, des couteaux et économes de l’association Disco Soupe; des norvégiennes et des conteneurs isothermes pour bacs gastronomiques d’un proche restaurateur.

2-3 jours avant l'évènement : faire les courses

-Ne pas oublier dans la liste des courses les torchons, les éponges, et les produits d’entretien, le savon pour les mains, des serviettes éponges ainsi qu’une petite trousse de secours (gel hydroalcoolique, gel brûlures type osmosoft, compresses, pansements, antiseptique, collyre pour les yeux, petit ciseau et pince à épiler) pour parer aux petites coupures et brûlures des apprentis cuisiniers en herbe.

Expérience des corsaires strasbourgeois Niveau courses, nous les avons faites en amont le mercredi, à Métro (à noter la nécessité d’avoir une carte pour accéder au magasin, il est recommandé de la faire en amont, plusieurs documents sont demandés : statuts de l’association, accord signé du président) et à AsiaMarket (remise de 10% pour les associations sur l’épicerie sèche) et récupéré une commande de légumes en majorité issue de l’agriculture biologique, à Sodicru à Breuschwickersheim. Les choux et les carottes ont été commandés déjà râpés. Les pois chiches et l’huile d’olive ont été acheté à l’association Vrac.

1 jour avant l'évènement : commencer la mise en place

Il est possible de râper, blanchir, cuire pas mal de choses en avance et de les conserver au froid.

Le jour J

• Vaisselle autogérée
• Portions préparées à l'avance ou service par bénévoles
• Rab seulement quand tout le monde est servi
• Accompagnement en libre service

Petit déjeuner

Penser aux percolateurs, aux stérilisateurs à bocaux électriques avec robinet, aux thermos

L’expérience de l’équipage Strasbourgeois : Les petits déjeuners étaient servis sous forme de buffet à la Semencerie. Nous avions contacté en amont plusieurs boulangeries pour récupérer les invendus.

Pour le café, il faut compter environ 15 kgs pour 200 personnes pour le matin et le midi. Nous avons emprunté un percolateur à une association, et nous en avons loué un à un professionnel. L’idéal est de mettre un programmateur sur les percolateurs, et de tout préparer la veille pour éviter un réveil très matinal. Nous avons également emprunté une dizaine de thermos à une association sportive, et à des connaissances pour pouvoir relancer directement les percolateurs à notre arrivée sur place. Pour le thé, nous avons opté pour un stérilisateur à bocaux électrique, avec robinet.

Une boulangerie qui vend ses produits uniquement sur les marchés, disposent ses invendus dans une armoire métallique devant son entrepôt, avec un système de récupération déjà très organisé par un collectif “le pain pas perdu”. Nous avons récupéré le pain durant les deux semaines précédentes l’événement et nous les avons congelé. Nous avions accès à un congélateur coffre de la Semencerie, et nous en avons acheté un d’occasion à une autre association. Ces congélateurs ont aussi permis le stockage des récupérations des légumes du marché gare, et nous avions fait un tableau détaillé en ligne pour gérer et se répartir les récupérations de pains et de légumes.

Tous les matins pendant les rencontres, nous allions également récupérer les invendus à la boulangerie “Dreher”, dont des pâtisseries. Finalement la quantité récupérée était telle, que nous n’avons quasiment pas eu besoin de toucher au pain congelé.

Enfin, nous avons la chance d’avoir parmi nos anciens bénévoles, un boulanger qui a bien voulu nous préparer la fameuse pâte à Dampfnudel, les petits pains au lait cuits à la vapeur. Un autre bénévole s’est occupé de les chercher chaque matin, de les faire lever, puis de les cuire, pour obtenir ce fameux crousti-fondant final.

Pour les accompagnements, un de nos bénévoles a récupéré beaucoup de questches, prononcé [kwɛtʃ ] cet été, et les a transformé en confitures. Nous avons acheté encore une dizaine de pots de confitures, mais ce n’était pas nécessaire. Une partie de la confiture a été mélangée à du fromage blanc le dimanche matin. Nous avions aussi du miel, environ un pot par matin. Et enfin nous avons réalisé un nutella maison, en mélangeant de la poudre de noisette, du chocolat et de la crème liquide.

Nous avions envisagé d’acheter du muesli local des Timbrés, mais nous avons abandonné l’idée compte tenu de la nécessité d’un contenant adapté pour le manger.

Normes d'hygiène

[éléments grossièrement issus d’une formation très chouette, très empouvoirante, dispensée au Viel Audon autour de l’hygiène en cuisine collective]

En termes d’hygiène, aujourd’hui, la réglementation ne définit plus de moyens obligatoires, mais de résultats : ne pas intoxiquer les gens. Plus d’obligation d’inox ou de cuisine à trois portes, mais une réflexion à mener sur les meilleurs moyens de réduire les risques.

“La norme” aujourd’hui, c’est l’application de la Méthode “HACCP”. Il s’agit d’une méthode en plusieurs étapes où l’on :

• Repère les principaux risques : contamination (peau, air, caca, etc.), prolifération

• Définit ce qui les favorise et donc les diminue: les bactéries se développent au max entre 7 et 60°, donc il faut être au dessus ou en dessous, elles s’épanouissent avec : nourriture, eau, chaleur, oxygène, PH neutre donc il faut les en priver. Certaines se développent encore plus quand on les chauffe trop peu de temps, donc le “on a qu’à chauffer, ça désinfecte”, ça n’est pas toujours valable -> mieux vaut prévenir que guérir

Les 5 M

L’analyse par les « 5M » peut aider à y voir plus clair :

• Main d’oeuvre : propreté corps + tenue, santé, formation

→ process lavage de main → coiffe + tablier (OBLIGATOIRES) → formation + information

• Matières premières : DLC, stockage, fournisseurs, traçabilité
  • récupération de produits servis (restes) -> INTERDIT PAR LA LOI !
  • + produits d’entretien

• Méthodes :
  • « marche en avant » dans temps ou dans espace, le propre (ce qui se mange + la vaisselle) ne croise pas le sale (emballage, déchets, épluchures)
  • temps de montée/descente en température
  • chaîne du froid : jamais + de 7° (congélation déconseillée)
  • échantillonnage de plat témoin (garder 100g.de chaque plat servi pour que les **services d’hygiène puisse les analyser en cas d’intoxication)

ùùplan de nettoyage : dégraisser + désinfecter (temps + mécanique + T° + chimie)

• Milieu / Matériel :
  • 1ère impression visuelle de propreté
  • stockage
  • nettoyage facile (cf. surfaces)
• permettre marche en avant et gestion des déchets

Définit des process à mettre en œuvre systématiquement. Quelques exemples : briefing au “cuisiniers / serveurs” avant de donner un coup de main définition d’une zone “propre” et d’une zone “sale” dans la cuisine ou des “préposés” au propre et des préposés au sale process de nettoyage des surfaces process nettoyage des mains tablier et coiffe pour tout le monde respect de la chaîne du froid : faire les courses avec une glacière, avoir de la place dans le frigo en arrivant faire attention au refroidissement : prévoir des marmites norvégiennes prévoir des contenants avec des couvercles !

Globalement, en mettant en œuvre les quelques pistes ci-dessus, on a déjà limité un pourcentage énorme des risques

Pour les déplacements

a voir si rubrique utile : orga pour réparation de vélo, prêt par bénévoles et logeur du jeudi, permanence pour les distribuer et les récupérer

Pour les soirées et animations

les différentes soirées, les aspects spécifiques d'organisation relatifs à ces soirées vélorution

Communication interne et externe

Questionnaire pour les inscriptions information par mail des participants Livret distribués aux participants : les infos à donner

Gestion des inscriptions

inscriptions à l'arrivée, les points noirs de notre organisation, les points positifs.