Comptabilité générale
Sommaire
Deux comptabilités différentes possibles pour une association
Comptabilité Recettes / Dépenses (dite « en partie simple »)
On suit les mouvements bancaires et en espèces (en recettes et en dépenses) et on aboutit au final à un compte de résultat (excédent ou insuffisance constatée), Cette comptabilité manque de précisions quant aux factures à payer, au stock existant, à la valeur du mobilier et du matériel de bureau, aux éventuels remboursements de crédits... Ce type de comptabilité ne nécessite aucune compétence comptable et peut être réalisée sur papier, sur tableur ou sur logiciel comptable.
Comptabilité en partie double
On enregistre toutes les pièces comptables (ventes, achats, frais, salaires …), puis leurs paiements ou encaissements et on aboutit à un bilan (le patrimoine de l’entreprise) et à un compte de résultat (produits et charges dans l’exercice). Ce type de comptabilité nécessite des compétences comptables (écritures de fin d’exercice, calcul d’amortissements) et doit être réalisé à l’aide d’un logiciel comptable.
Quand doit-on tenir l’une ou l’autre de ces comptabilités ?
Si la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune contrainte comptable, le rôle croissant des acteurs associatifs dans l'économie a fait que les associations se sont vues imposer progressivement des règles comptables. Pour connaître les obligations comptables propres à chaque association, il faut s'intéresser à différents éléments :
- La nature de l'activité, sa taille et l'environnement réglementaire dont elle relève;
- Le mode de financement de l'association et notamment l'importance du financement public.
- Par ailleurs, son régime fiscal a également une incidence sur ses obligations comptables.
- En pratique, toute association peut se trouver concernée par certaines obligations comptables à un moment de son existence.
La comptabilité en partie simple (appelée comptabilité de trésorerie) peut être utilisée par les petites associations qui ont un faible chiffre d'affaires, pas d'activité commerciale, pas d'obligation fiscale et pas de salariés.
La comptabilité en partie double (appelée comptabilité d'engagement) est obligatoire pour les associations ayant des financements publics importants, une activité commerciale, une plus grande taille, une activité économique... Elle permet d'établir en fin d'année « les comptes annuels » : compte de résultat, bilan et annexes, qui forment les documents comptables de synthèse.
Les documents de synthèse
Les associations doivent produire ces documents au minimum une fois par an.
Le bilan
C'est un document qui permet d'avoir une photo à une date donnée du patrimoine de l'association depuis sa création. Le bilan est composé de deux parties : l'actif et le passif. A l'actif, on trouve les investissements, les stocks, les factures non encaissées, les liquidités en banque ou en caisse. Au passif, on trouve les capitaux de l'association, les résultats déficitaires ou excédentaires de chaque année, ses dettes et ses emprunts.
Le compte de résultat
C'est un document qui récapitule les produits et les charges de l'exercice (sur 12 mois) et qui indique le résultat (déficit ou excédent).
L'annexe
Elle a pour but de compléter et de commenter les informations contenues dans le bilan et dans le compte de résultat. On y trouve notamment des précisions sur les provisions, les amortissements, la valorisation du bénévolat, les échéances des créances et des dettes. La comptabilité va donc renseigner à tout moment sur ce qui se passe ou sur ce qui s'est passé dans l'association. Elle enregistre des sommes et permet notamment, l'établissement des bilans. On dit couramment que la comptabilité « constate ».
