Comptabilité générale
Sommaire
Deux comptabilités différentes possibles pour une association
Comptabilité de trésorerie en partie simple
De trésorerie car on enregistre uniquement les recettes et dépenses.
En partie simple car on ne suit que les mouvements de la caisse espèce et des comptes bancaires sans se préoccuper de la contrepartie de chaque opération.
Finalement, on ne s'occupe que d'un seul compte (trésorerie) dans lequel on fait des additions (recettes) et des soustractions (dépenses). On aboutit à un compte de résultat qui constate uniquement les liquidités disponibles en fin d'exercice, l'excédent ou la perte s'entendant alors comme la différence entre les recettes et les dépenses.
Cette comptabilité manque de précision, car elle ne donne aucune visibilité aux dettes et aux créances (factures à régler, paiement à recevoir, emprunts et prêts, etc.), ni au patrimoire (stock existant, valeur du mobilier et du matériel, apports, etc.)
Ce type de comptabilité ne nécessite pas de compétence comptable particulière et peut être réalisée sur papier, sur tableur ou sur logiciel comptable.
Comptabilité d'engagement en partie double
D'engagement car on enregistre une opération dès lors qu'un paiement est attendu, autrement dit on enregistre des dettes et des créances avant d'enregistrer les recettes ou les dépenses qui y sont liées.
En partie double car pour chaque opération on fait intervenir au moins deux comptes qui s'équilibrent, l'un de ressource et l'autre d'emploi, chaque mouvement de valeur ayant une contrepartie.
En partie double il n'y a ni addition ni soustraction, mais débit d'au moins un compte d'emploi et crédit pour une valeur égale d'au moins un compte de ressource. Finalement on considère tous les comptes mouvementés (banque, caisse, stocks, immobilisations, charges, fournisseurs, usagers, salariés, produits, etc.), la totalité de ces comptes devant s'équilibrer entre eux. La différence des débits et crédits d'un compte représente son solde.
On aboutit d'une part à un compte de résultat qui constate le résultat de l'exercice, l'excédent ou la perte s'entendant alors comme la différence entre les produits et les charges, et d'autre part à un bilan qui représente le patrimoine de la structure. Au bilan on trouvera l'actif (totalité des emplois) et le passif (totalité des ressources), les deux s'équilibrant nécessairement.
C'est une comptabilité de gestion très précise, qui visibilise la totalité des valeurs et des mouvements de valeurs de la structure.
Ce type de comptabilité nécessite des compétences comptables (inventaire, amortissements, régularisations) et doit être réalisé à l’aide d’un logiciel comptable.
Quand doit-on tenir l’une ou l’autre de ces comptabilités ?
Si la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune contrainte comptable, le rôle croissant des acteurs associatifs dans l'économie a fait que les associations se sont vues imposer progressivement des règles comptables. Pour connaître les obligations comptables propres à chaque association, il faut s'intéresser à différents éléments :
- La nature de l'activité, sa taille et l'environnement réglementaire dont elle relève;
- Le mode de financement de l'association et notamment l'importance du financement public.
- Par ailleurs, son régime fiscal a également une incidence sur ses obligations comptables.
- En pratique, toute association peut se trouver concernée par certaines obligations comptables à un moment de son existence.
La comptabilité en partie simple peut être utilisée par les petites associations qui ont un faible chiffre d'affaires, pas d'activité commerciale, pas d'obligation fiscale et pas de salariés, et plus généralement, tant qu'il n'y a pas ou peu de décalage dans les règlements des achats/ventes (charges/produits recoupent recettes/dépenses), et peu d'immobilisations.
La comptabilité en partie double est obligatoire pour les associations ayant des financements publics importants, une activité commerciale, une plus grande taille, une activité économique... Elle permet d'établir en fin d'année « les comptes annuels » : compte de résultat, bilan et annexes, qui forment les documents comptables de synthèse.
Les documents de synthèse
Les associations doivent produire ces documents au minimum une fois par an.
Le bilan
C'est un document qui permet d'avoir une photo à une date donnée du patrimoine de l'association depuis sa création. Le bilan est composé de deux parties : l'actif et le passif.
A l'actif, on trouve les investissements, les stocks, les factures non encaissées, les liquidités en banque ou en caisse. Pour faire court, c'est tout ce qu'il est possible de transformer en argent.
Au passif, on trouve les capitaux de l'association, les résultats déficitaires ou excédentaires de chaque année, ses dettes et ses emprunts. Pour faire court, ce sont les sources de financement de l'actif.
L'actif (les emplois) et le passif (les ressources) s'équilibrent forcément, puisqu'en partie double on enregistre systématiquement une ressource en contrepartie d'un emploi et réciproquement.
Ainsi, en cas de dépôt de bilan, on liquide l'actif (= transforme tout ce qu'on peut en liquide) pour rembourser tous les financements.
BILAN année N Association XXX
| ACTIF (=ce que l’on a) | Comptes | PASSIF (=comment on l'a) | Comptes |
|---|---|---|---|
| Immobilisations | Fonds Associatifs | ||
| Immo. Incorporelles (licences, marques, fonds commercial) | 201 à 208 | Fonds Associatifs (=apports) remboursables ou non remboursables | 103 |
| Immo. Corporelles (terrains, constructions, outillage, matériel) | 211 à 218 | Résultats des exercices précédents | 110 |
| Immo. Financières (titres, actions, prêts) | 261 à 274 | Résultat de l'exercice N | (équilibre le bilan) 120, 129 |
| (Amortissement des immo) | 28 | ||
| Stocks | Provisions pour risques et charges | 151 à 158 | |
| (matières premières, marchandises) | 31 à 37 | (mettre des sommes de côté en cas de risque probables dans le futur) | |
| Dettes financières | |||
| Emprunts bancaires et découverts | 164 à 168, 512 | ||
| Créances | Dettes fournisseurs | ||
| Créances clients | 411 à 418 | Dettes envers fournisseurs | 401 à 408 |
| Créances envers l’Etat | 444 à 478 | ||
| Disponibilités | Dettes fiscales et sociales | ||
| Compte bancaire, chèques à encaisser, caisse | 511 à 530 | Dettes envers organismes sociaux et personnel | 421 à 438 |
| Dettes envers l’Etat (impôts) | 442 à 448 | ||
| Comptes de Régularisation | Comptes de Régularisation | ||
| Charges constatées d'avance | 486 | Produits constatés d'avance | 487 |
| Total de l'Actif : | (équilibré) | Total du Passif : | (équilibré) |
Le compte de résultat
C'est un document qui récapitule les produits et les charges de l'exercice (sur 12 mois) et qui indique le résultat (déficit ou excédent).
| CHARGES (=dépenses) | Comptes | PRODUITS (=recettes) | Comptes |
|---|---|---|---|
| 60 Achats | 70 Vente de produits finis | 701 à 703 | |
| Achat marchandises pour revente | 607 - 6037 | 70 Vente de Travaux, Études | 704, 705 |
| Achats marchandises consommées | 601 à 609 | 706 Vente de Prestations de services | 706 |
| Achats Etudes et prestations de services | 604 | ||
| 61 services extérieurs | 707 Ventes de Marchandises | 707 | |
| Sous-traitance générale (intervenants extérieurs) | 611 | 70 Produits des activités annexes | 708 |
| Locations immobilières et mobilières | 613, 614 | (location, mise à dispo personnel, ports …) | |
| Entretien et réparation | 615 | ||
| Assurance | 616 | 74 Subventions | 74 |
| Études, Documentation, frais colloques | 617, 618 | ||
| 62 Autres services extérieurs | |||
| Personnel extérieur (intérimaire) | 621 | ||
| Rému.intermédiaires et honoraires | 622 | ||
| Publicité, foires, imprimés, dons | 623 | ||
| Transport de biens et du personnel | 624 | ||
| Déplacements, missions, réceptions | 625 | ||
| Frais postaux et télécommunications | 626 | ||
| Services bancaires, autres | 627 | ||
| Cotisations, frais de recrutement | 628 | ||
| 63 Impôts et Taxes | |||
| Taxes sur rémunération | 631, 633 | ||
| Autres impôts et taxes | 635, 637 | ||
| 64 Charges de personnel | |||
| Rémunérations | 641 | ||
| Charges sociales | 645 à 647 | 75 Autres produits | 75 |
| Autres charges de personnel | 648 | Cotisations adhérents | 758 |
| 65 Autres charges | |||
| Pertes sur créances irrécouvrables | 654 | ||
| Charges diverses de gestion courante | 658 | ||
| 66 Charges financières | 76 Produits financiers | 76 | |
| Intérêts bancaires, agios | 661 à 668 | Revenus titres, gains de change | 761 à 766 |
| 67 Charges exceptionnelles | 77 Produits exceptionnels | 771 à 778 | |
| Total : | Total : | ||
| 86 Emploi des contributions volontaires en nature | 87 Contributions volontaires en nature | ||
| Mise à disposition gratuite de biens et prestations | Prestations en nature | ||
| Personnel bénévole | Bénévolat | ||
| Total des charges | Total des produits |
Résultat Comptable au 31/12/N :
L'annexe
Elle a pour but de compléter et de commenter les informations contenues dans le bilan et dans le compte de résultat. On y trouve notamment des précisions sur les provisions, les amortissements, la valorisation du bénévolat, les échéances des créances et des dettes. La comptabilité va donc renseigner à tout moment sur ce qui se passe ou sur ce qui s'est passé dans l'association. Elle enregistre des sommes et permet notamment, l'établissement des bilans. On dit couramment que la comptabilité « constate ».
Se former
La comptabilité est un exercice indispensable pour une association, car celle ci doit rendre des comptes à ses potentiel⋅les financeureuses mais aussi et surtout à ses membres, difficile de s'en passer alors autant prendre le temps de se former. Il existe une multitude de formations à destination spécifiquement des associations adaptées à la diversité de niveaux des stagiaires, elles sont proposées par Uniformation mais aussi par d'autres organismes. L'Heureux Cyclage s'est penché sur la question et propose des formations comptabilité à destination des ateliers vélos.
