Frais bénévoles

Issu du document "Mesures en faveur du bénévolat : Frais engagés par les bénévoles, traitement comptable et fiscal".

Les bénévoles peuvent être amenés à engager des frais sur leurs propres deniers pour le compte de l’association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, de timbres-poste, etc.). Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais. Mais, il peut également préférer en faire un don à l'association et bénéficier ainsi de la réduction d’impôt sur le revenu.

La « politique » de remboursement de frais aux bénévoles est déterminée par l’organe de direction de l’association (conseil d’administration, bureau); elle peut être consignée dans le règlement intérieur.

Rappel: « Le bénévolat se caractérise par la participation à l'animation et au fonctionnement d'un organisme sans but lucratif, sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que ce soit en espèces ou en nature hormis, éventuellement, le remboursement pour leur montant réel et justifié des dépenses engagées par les bénévoles dans le cadre de leurs activités associatives.». Réponse du ministre de l’Économie et des finances à la question écrite n° 2118 posée par le député J. VALAX, JO AN 19.03.2013.

Deux possibilités de traitement :

• Abandon à l’association :

Les bénévoles renoncent à se faire rembourser par l’association (parce qu’elle ne dispose pas de la trésorerie nécessaire par exemple), c’est-à-dire qu’ils abandonnent leur créance sur l’association. Dans ce cas, ils peuvent bénéficier de la réduction d’impôts en faveur des dons (art 200 du code général des impôts –CGI-) ; cet abandon de créance s’assimilant à un don.

• Remboursement « à l’Euro, l’Euro » :

Ils demandent le remboursement à l’association, en lui remettant les justificatifs (factures, relevé de compteur pour les remboursements de frais kilométriques, etc.).

Abandon de remboursement des frais

Quand le bénévole choisit de faire don à l'association des fais engagés, cet abandon de créance est assimilé à un don et il peut ainsi bénéficier de la réduction d’impôt sur le revenu.

Pour qui et quoi?

• Les bénévoles des associations d’intérêt général.

Les réductions fiscales ne sont consenties que pour les dons (ou abandons de créance) aux associations d’intérêt général visées à l’article 200 du CGI (l’intérêt général répond aux conditions de gestion désintéressée, d’action à caractère philanthropique, sportif, culturel, etc. et sans but lucratif). Les frais doivent être engagés dans le cadre d'une activité bénévole, c'est-à-dire en l'absence de toute contrepartie pour le bénévole.

Une réponse ministérielle soumet toutefois ce dispositif à la condition suivante : «il doit être établi que toute personne placée dans la même situation aurait pu obtenir le remboursement effectif par l'association des frais engagés si elle en avait fait la demande». Il peut donc être utile de prévoir cette disposition d’abandon de remboursement et ses modalités d’application (bénévoles concernés, tarifs, etc.) dans un règlement intérieur ou dans une délibération de conseil d’administration.

• Les frais.

Il s’agit des frais engagés, dans le cadre des missions et activités d'un organisme d'intérêt général ; il peut s’agir de frais de déplacement (réunions, manifestations, etc.) mais également d’achat de petit matériel, de documentation, avance sur repas offerts à des artistes occasionnels ...

Combien?

Depuis l’adoption de la loi n° 2003-709 du 1er août 2003 relative au mécénat, aux associations et aux fondations, la réduction d’impôt de l’article 200 du CGI, accordée au titre des dons consentis à des organismes sans but lucratif et d’intérêt général, représente :

• 75 % des versements (plafond de versements de 521 € à compter du 1er janvier 2011) au profit des associations d’aide aux personnes en difficulté.
• 66 % du montant des sommes versées dans la limite de 20% du revenu imposable pour les autres « dons aux œuvres ».

En outre, les excédents (au-delà de 521 € et/ou de 20 % du revenu imposable) peuvent être reportés soit sur la catégorie « inférieure » (à 66 %) soit sur les 4 années suivantes, ce qui signifie qu’à terme, 100 % du don sont utilisés.

Comment procéder?

Le bénévole doit seulement :	L'association :
Joindre une note de frais, accompagnée des justificatifs, constatant le renoncement au remboursement des frais engagés et mentionner sur la fiche de remboursement de frais : «Je soussigné......... certifie renoncer au remboursement des frais mentionnés ci-dessus et les abandonner à l’association en tant que don. ».	Comptabilise les frais
Porter sur sa déclaration de revenus, page 4, ligne UD ou UF (dons aux œuvres...), la somme correspondant aux frais non remboursés par l'association figurant sur le reçu.	Conserve les justificatifs
Joindre à cette déclaration de revenus le ou les reçus de dons (ou conserver si télé-déclaration par Internet).	Constate l’abandon de créance
	Délivre le reçu en cochant « autres » à la rubrique « nature du don ».

Évaluation des frais kilométriques

Seuls les frais dûment justifiés (par des factures, des notes d’hôtel, etc.) sont susceptibles d'ouvrir droit à la réduction d'impôt. Il est toutefois admis que les frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le contribuable est propriétaire, soient évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.). Ce barème comporte deux tarifs et s’applique indépendamment de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos, du type de carburant utilisé et du kilométrage parcouru à raison de l’activité bénévole.

L’instruction fiscale du 2 mars 2012 publiée au bulletin officiel des impôts (BOI) sous la référence 5 B-11-12 publie le barème utilisable pour les frais engagés en 2011, sans indexation, le barème de l’impôt sur le revenu ayant été reconduit en 2012 :

• Véhicule automobile : 0,304 euros/km
• Vélomoteurs, scooters, motos : 0,118 €/km

Exemple: un bénévole qui aurait effectué 2 300 km pour le compte de l’association d’intérêt général et qui abandonnerait sa créance sur l’association pourrait évaluer ce « don » à : 2 300 x 0,304 = 699 €. Cette somme est assimilable à un don et fait bénéficier le bénévole d’une réduction d’impôt de 461 € (soit 66 % de 699 €).

Le remboursement de frais «à l'Euro l'Euro»

Les bénévoles qui ne souhaitent pas bénéficier de la réduction d’impôt peuvent se faire rembourser selon les modalités et conditions habituelles de l’association, le cas échéant.

• 1) Le bénévole remplit une fiche de frais supportés dans le cadre de son activité bénévole. S’il s’agit de frais de déplacement, il faut préciser la date, les lieux de départ et d’arrivée, l’objet du voyage, le nombre de kilomètres parcourus. Tous les frais liés à ce déplacement (essence, parking) doivent figurer sur cette fiche et être accompagnés des factures ou justificatifs correspondants.
• 2) Les bénévoles et l’association se mettent d’accord sur les modalités de remboursement (prix du repas, montant de l’indemnité kilométrique). Le barème de défraiement peut être celui publié chaque année par l’administration fiscale pour la déduction des frais réels des salariés par exemple, ou celui spécifique à l’abandon des frais engagés par les bénévoles des associations (Cf. ci-dessus).
• 3) L’association rembourse le bénévole.