Écritures comptables

Écritures du quotidien

Saisie des recettes de permanence

Dans le journal des ventes. Il n'y a pas de compte de tiers dans ces écriture car il s'agit de recettes qui sont encaissées directement. Pour constater des dettes, il faut tenir par ailleurs un "cahier de dette" et ne saisir la vente que lorsqu'elle a eu en entier. ce qui pourrait s'écrire 7-4 puis 4-5 est raccourci en 7-5.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
De la permanence	53 (caisse)	Somme recettes espèces		Recette du #date#
De la permanence	511 (chèque à encaisser)	Somme recettes chèques		Recette du #date#
De la permanence	75 (adhésions, dons)		Somme des ventes d'adhésions et de dons	Recette du #date#
De la permanence	70 (vente pièces et vélos)		Somme des ventes de pièces et de vélos	Recette du #date#

Saisie des dépenses

Dans le journal des achats. C'est quand on achète quelque chose.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
De l'achat	6 (Achat) ou 2 (investissement)	Montant de la facture		Fournisseur, détail achat
De l'achat	401 (fournisseur)		Montant de la facture	Fournisseur, détail achat

Saisie des chèques

Dans le journal de banque . C'est quand on paye quelque chose.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du chèque	401 (fournisseur), 467 (salarié, bénévole), 421 (salaire)	Montant du chèque		Chèque n°####, ordre
Du chèque	512 (banque)		Montant du chèque	Chèque n°####, ordre

Saisie des règlements en espèces

Dans le journal de caisse. C'est quand on paye quelque chose.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	401, 467 (fournisseur)	Somme du règlement		Règlement Espèce fournisseur
Du dépôt	53 (Caisse)		Somme du règlement	Règlement Espèce fournisseur

Saisie des Factures (prestations)

Dans le journal des ventes. C'est quand on vend quelque chose. Dans ce cas, il y a un compte de tiers (client). En effet, la facture peut être payée par le client bien plus tard. Il est donc important de laisser une trace de sa dette.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
D'émission	411 (client)	Somme		Client, n° facture
D'émission	7..(prestation)		Somme	Client, n° facture

Saisie des paiements par chèque

Dans le journal des ventes. C'est quand quelqu'un règle un facture (une dette) avec un chèque. On est payé.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
D'émission	511 (chèques à encaisser)	Somme		Règlement Client, n° facture
D'émission	411 (client)		Somme	règlement Client, n° facture

Saisie des Remises d'espèces

2 écritures en compta classique

Dans le journal de caisse. Cette écriture devrait se faire au moment où l'argent sort de la caisse physique pour aller vers un endroit où on le stock en attendant un dépôt (coffre fort, enveloppe). C'est un compte d'attente.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	58 (virement interne)	Somme de la remise		Remise pochette n°####
Du dépôt	53 (Caisse)		Somme de la remise	Remise pochette n°####

Dans le journal de banque : quand l'argent est déposé à la banque : il sort du coffre pour être déposé sur le compte.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	512 (banque)	Somme de la remise		Remise pochette n°####
Du dépôt	58 (virement interne)		Somme de la remise	Remise pochette n°####

Saisie des remises de chèques

Dans le journal de banque. Quand un règlement est fait par chèque, cf. ci dessus, il est enregistré dans 511 "chèque à encaisser", c'est aussi un compte d'attente. Cette écriture correspond au moment où le chèque sort de son attente (coffre, enveloppe) pour rejoindre la banque.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	512 (banque)	Somme de la remise		Remise chèque n°####
Du dépôt	511 (chèque à encaisser)		Somme de la remise	Remise chèque n°####

Lettrage et Sauvegarde

Ne pas oublier lors de la saisie régulière de systématiquement :

• lettrer les écritures :

Il s'agit d'attribuer un "nom" aux écritures qui vont ensemble. Cela permet de les relier et de s'assurer que l'opération a bien eu lieu :

- une facture d'achat et son règlement

- une facture de vente et le paiement par le client

- les deux écritures de dépôt d'espèce

- les chèque à encaisser et leur remise en banque

- etc.

• sauvegarder l'ensemble des écritures du logiciel sur un élément externe

Rapprochement bancaire

Une fois par mois, c'est l'occasion de faire le point sur les écritures passées. Passer en revue tout le relevé bancaire permet de repérer des erreurs potentielle et voir si la banque a les mêmes mouvement que ceux comptabilisés en interne.

Saisir les opérations non encore repérées

• Imprimer un "grand livre" du compte 512 couvrant la même période que le relevé. Un grand livre reprend l'ensemble des écritures qui incluent le compte concerné.
• Pointer sur le relevé les écritures déjà saisies dans le logiciel en vérifiant bien que les montants sont les mêmes, les barrer sur le grand livre.
• Barrer sur le rapprochement bancaire précédent les chèques qui ont été encaissés ce mois ci.

Globalement, ce qui est au "débit" chez nous, doit être au "crédit" chez eux, c'est inversé.

• Saisir les virements émis / les prélèvements

Qui correspondent aux règlement de nos achats, payes, etc.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du virement	401 (fournisseur), 467	Montant du virement		virement / prélèvement destinataire, période/objet
Du virement	512 (banque)		Montant du virement	virement / prélèvement destinataire, période/objet

• Saisir les virements reçus

Qui correspondent aux paiements effectués par nos clients, aux versement des subventions, etc.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du virement	512 (banque)	Montant du virement		virement émetteur, période/objet
Du virement	401 (fournisseur), 467		Montant du virement	virement émetteur, période/objet

Le rapprochement lui-même

• Faire un document "rapprochement bancaire en date du..."
• Consulter le compte 512 au dernier jour du relevé bancaire.
• Noter sur le document "Solde 512 au #date du dernier jour du relevé# : solde du compte 512 au dernier jour..."
  
• Puis "+ chèques non encaissés".
• Lister les chèques émis mais non encore encaissés par le destinataire, leurs n°, l'ordre et la somme. Il peuvent dater du mois précédent et donc être noté sur le rapprochement précédent. Ils peuvent aussi être présent dans la saisie logicielle du mois mais pas sur le relevé bancaire.
• Faire la somme de l'ensemble des chèques non encaissés.
  
• Faire la somme des chèques non encaissés et du solde du compte 512.
• La comparer avec le solde du relevé bancaire au dernier jour du mois.
• Noter "solde relevé bancaire n°### au #dernier jour du mois# : "
• Joindre les deux montants et marquer OK !
• Ce document permet de justifier d'un montant différent dans le logiciel et sur le relevé bancaire, notamment dans le cas des écritures de fin d'année.

Les Traitements de fin d'année

"n" est l'année qui vient de s'écouler, "n-1" l'année d'avant, "n+1" l'année d'après

Clôturer l'exercice de N-1 avant de faire le bilan pour être sûr que les « à nouveau » ne bougent pas.

Transférer les soldes de l'année N-1.

Vérifier les montants entre les deux année (écoulée et créée) : le résultat le montant total du bilan Dans les comptes de l'année écoulée et dans le paramétrage de la nouvelle

Révision des comptes

Éditer une balance simplifiée des comptes pour vérifier les montants. Équilibre des écritures globales : 0.

Adhésions

PT doivent être = à un multiple du montant TR doivent être = à un multiple du montant le nombre d'adhésion en compta doit correspondre au nombre d'adhésion réelles...

Loyer et assurance

vérifier qu'il y a une écriture par mois comparer avec les potentiels facture ou quittances

Médecine du travail

S 'assurer qu'on a tout réglé pour N

Uniformation

chercher les taux pour N, connus qu'à l'apurement début N+1 Si un remboursement est en cours, ne rien saisir tant qu'on est pas sûr des montant. Les ajouter en « produit exceptionnel sur exercice antérieur » quand les montants sont connus l'année suivante.

Comptes de tiers

compte 408 : factures non parvenues Régler les fiches de frais pour lettrer les 467

Charges sociales

Saisir les arrondis de charges dans les comptes 6 correspondants (en positif et en négatif).

Comparer la somme des « base brute sécurité sociale » de la DADS avec les rémunérations brutes du compte 641. Calculer le rapport charges sociales / rémunérations brutes pour comparer ce pourcentage au même de l'année passée. Théoriquement le taux est stable, sauf en cas de variation d'exonération (fin d'un CUI par exemple).

Supprimer la taxe sur les salaires

à faire quand une écriture comptable de paye l'écrit automatiquement et qu'on en est exonéré. Il faut passer l'écriture inverse.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
31/12/N	44711 (taxe sur les salaire)	Somme taxe N		Annulation taxe sur les salaires
31/12/N	6311 (taxe sur les salaires)		Somme taxe N	Annulation taxe sur les salaires

Frais bancaires

Vérifier que la somme correspond à l'annuel de la banque.

Rapprochement caisse

Vérification : la caisse ne doit jamais être créditrice... Dans la revue du compte, il ne doit jamais y avoir de chiffre dans la colonne "crédit". Saisir la différence négative dans « autres charges exceptionnelles » Saisir la différence positive en 7082 « recettes non identifiées » OU : saisir toutes les différences dans "Pertes et profits"

Rapprochement bancaire

Justifier de la différence entre le relevé bancaire papier et le 512 grâce aux chèque non encaissés, au virement en cours, etc. Les chèques de caution sont valables un an, à reporter de rapprochement en rapprochement pendant cette période.

Comptes collectifs

Possibilité de regrouper des comptes pour éclaircir le compte de résultat. À modifier dans le plan comptable.

Factures

Faire un tableau excel permettant le suivi de l'ensemble des facture. Disposer de l'ensemble de ces factures pour vérification.

Bilan

Passif : D'où vient mon argent ? Les origines de ma richesse, ce que je possède. Actif : Ce que j'en ai fait, la matérialisation de ma richesse.

Les opérations de bilan permettent de ne laisser dans le compte de résultat que les sommes qui sont liées à l'activité de l'année stricto sensu, du 1er janvier au 31 décembre par exemple. Il faut donc en sortir tout ce qui traînait d'avant et ce qui est anticipé ! Donc on fait migrer des sommes de comptes 6 et 7 vers des comptes 1, 2, 3 et 4. Et vice versa.

Balance

1-5 et 6-7 → même résultat → Vérifier que tous les comptes sont ...

à compléter Stéphane !!!!!!

Classeur de justificatifs

Importance de justifier chaque compte de bilan avec des documents externes à la compta saisie.

Affectation du résultat

Cf. Rapport financier

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
AG en N	88 (bilan d'ouverture)	Résultat N-1		Affectation du résultat N-1
AG en N	12 (report à nouveau) ou autre selon décision de l'AG		Résultat N-1	Affectation du résultat N-1

Récit du compte 12 :

• Bilan d'ouverture au Crédit
• Affectation du résultat au Crédit

Immobilisations

Attention, théoriquement : amortissement des achat supérieurs à 500€. Mettre en fourniture pour amortir le plus possible et planquer du résultat. Attention, possibilité de jouer sur le résultat, mais il faut s'y tenir !

à chaque association de définir une politique en fonction de ses réalités. Un pied de réparation à 350€ peut être intéressant à amortir...

Une subvention d'investissement n'est à amortir que si c'est clairement établi dans la convention. Donc on amortit pas la charge non plus, même si elle est supérieur à 500€, sinon il y a un déséquilibre.

Classeur d'immobilisations

Il faut y classer copie des factures

Tableau d'amortissement

à compléter, pièce jointe ? L'amortissement doit être calculé par rapport au jour d'achat. Selon que l'on achète l'objet mi février ou fin octobre, la même somme ne sera pas amortie pour l'année de l'achat.

Saisie des dotations aux amortissements

Les investissements sont saisis en tant qu'immobilisation (compte 2, bilan). Il faut faire entrer dans l'exercice (compte de résultat 6 et 7) une partie de l'achat (2). Au fil des années, ces "morceaux", cette "usure" vient diminuer la valeur du 2 qui atteint 0 à la fin de son amortissement.

Écriture :

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
31/12/N	6811(bilan d'ouverture)	Somme amort. N		Dotation N
31/12/N	28..(amortissement)		Amort. du compte	Dotation N
31/12/N	28..(amortissement)		Amort. du compte	Dotation N

→ Justification des comptes : tableau d'amortissement

Stocks

Le principe, c'est de ne laisser dans le compte de résultat (6 et 7) que ce qui correspond à ce qui a été utilisé pendant l'année. Ce qui reste en stock à la fin de l'année, c'est ce qui servira plus tard (l'année suivante et encore après peut être). Donc on transfert la valorisation en euros de nos stock du compte avec lequel on a l'a acheté (6), vers un compte de bilan: comptes de stock.

La mise en stock diminue les charges, c'est un moyen de planquer un déficit. Inventaire à faire : le nombre de pièces avec leur prix d'achat. En multipliant l'un par l'autre, on obtient la valorisation en euros. Attention à comptabiliser aussi : les dettes liées à des pièces neuves non payées et les pièces utilisées en interne et qui sont ni stockées ni vendues : utilisées pour réparer un vélo utilisé au sein de l'association, pour une animation, etc.

Annulation du stock initial

L'idée c'est de déplacer le montant qui avait été valorisé en fin d'année précédente. Du compte de stock (37) au compte qui fait varier les stocks (603). ça fait entrer ce qui dépassait de l'année précédente dans celle dont on s'occupe.

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
31/12/N	603 (Variation de stock)	Stock N-1		Annulation stock initial
31/12/N	37..(stock)		Stock N-1	Annulation stock initial

Saisir les stocks de N

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
31/12/N	37(stock)		Stock N	Stock « de quoi » 31/12/N
31/12/N	603..(variation de stock)	Stock N		Dotation N

Récit des compte 37 :

• a nouveau au Débit
• annulation au Crédit
• stock au Débit

Récit des compte 603 :

• annulation au Débit
• stock au Crédit

→ justification du compte : tableau de comptabilisation d'inventaire

Charges Constatées d'Avance (CCA)

Il s'agit de charges payées en N, utilisées en N+1 : comptes client prépayés, cotisation sur année scolaires (Cf. HC à l'époque), maintenance de logiciel réglée à N-1, etc. Il faut donc faire sortir la charge (6) du compte de résultat vers le bilan.

Saisie de l'extourne CCA de N-1

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
01/01/N	6...(charge)		CCA N-1	Extourne CCA N-1
01/01/N	486..(CCA)	CCA N-1		Extourne CCA N-1

Saisie des CCA N

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
31/12/N	486 (CCA)		CCA	CCA N
31/12/N	6..(Charge)	CCA		CCA

Récit compte 486 :

• bilan d'ouverture au Débit
• extourne au Crédit
• CCA au Débit

→ Justification du compte : photocopies des factures d'achat

Produits Constatées d'Avance

Perçus en N, pour des actions menées en N+1. Subvention par projet par exemple.

Saisie des PCA

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
31/12/N	7(Produit)		PCA N	PCA N
31/12/N	487..(PCA)	PCA		PCA

Récit compte 7 :

• perception au crédit
• PCA au débit

→ Justification du compte : convention de la subvention

Subvention à recevoir

Répartition de la somme sur les exercices concernés par l'action. Touchée en N et dépensée en N+1 ou N-1. Attention, possibilité de jouer sur le résultat, mais il faut s'y tenir !

Rapport financier

Moins on en dit, mieux on se porte. Attention aux choses dont on est pas sûr. On tend le bâton pour se faire battre. Les financeurs font leurs calculs eux-mêmes.

Il faut donner le rapport résultat / budget global. Expliquer ce qu'on en fait, calculer le Besoin en Fond de Roulement. Expliquer sa rentabilité. Gagne t on de l'argent ? Pourquoi ? Montrer la solidité financière.

Présenter résultat et l'expliquer, est il fonctionnel ou exceptionnel ? Résultat à affecter : report à nouveau ou projet associatif → mettre de l'argent de côté Il faut donner du sens : nouveau local ? élargissement ? stockage ? essaimage ?

Présenter les grosses masses de dépenses et recettes et les expliquer. Ne pas s'emmerder avec les petits montants. Exposer les variations, autofinancement, emplois aidés, etc.