Écritures comptables

Écritures du quotidien

Saisie des recettes

Dans le journal des ventes

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
De la permanence	53 (caisse)	Somme recettes espèces		Recette du #date#
De la permanence	511 (chèque à encaisser)	Somme recettes chèques		Recette du #date#
De la permanence	75 (adhésions, dons)		Somme des ventes d'adhésions et de dons	Recette du #date#
De la permanence	70 (vente pièces et vélos)		Somme des ventes de pièces et de vélos	Recette du #date#

Saisie des dépenses

Dans le journal des achats

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
De l'achat	6 (Achat) ou 2 (investissement)	Montant de la facture		Fournisseur, détail achat
De l'achat	401 (fournisseur)		Montant de la facture	Fournisseur, détail achat

Saisie des chèques (Achat)

Dans le journal de banque

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du chèque	401 (fournisseur), 467 (salarié, bénévole), 421 (salaire)	Montant du chèque		Chèque n°####, ordre
Du chèque	512 (banque)		Montant du chèque	Chèque n°####, ordre

Saisie des règlements en espèces

Dans le journal de caisse

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	401, 467 (fournisseur)	Somme du règlement		Règlement Espèce fournisseur
Du dépôt	53 (Caisse)		Somme du règlement	Règlement Espèce fournisseur

Saisie des Factures (prestations)

Dans le journal des ventes

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
D'émission	411 (client)	Somme		Client, n° facture
D'émission	7..(prestation)		Somme	Client, n° facture

Saisie des paiement par chèque

Dans le journal des ventes

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
D'émission	511 (chèques à encaisser)	Somme		Règlement Client, n° facture
D'émission	411 (client)		Somme	règlement Client, n° facture

Saisie des Remises d'espèces

2 écritures en compta classique

Dans le journal de caisse

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	58 (virement interne)	Somme de la remise		Remise pochette n°####
Du dépôt	53 (Caisse)		Somme de la remise	Remise pochette n°####

Dans le journal de banque

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	512 (banque)	Somme de la remise		Remise pochette n°####
Du dépôt	58 (virement interne)		Somme de la remise	Remise pochette n°####

Saisie des remises de chèques

Dans le journal de banque

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du dépôt	512 (banque)	Somme de la remise		Remise chèque n°####
Du dépôt	511 (chèque à encaisser)		Somme de la remise	Remise chèque n°####

Lettrage et Sauvegarde

Ne pas oublier lors de la saisie régulière de systématiquement :

• lettrer les écritures : attribuer un "nom" (lettre ou n° selon les logiciel) aux écritures qui vont ensemble (facture d'achat + règlement ou encore les deux écritures de dépôt d'espèce)
• sauvegarder l'ensemble des écritures du logiciel sur un élément externe

Rapprochement bancaire

Une fois par mois, c'est l'occasion de faire le point sur les écritures passées. Passer en revue tout le relevé bancaire permet de repérer des erreurs potentielle et voir si la banque a les mêmes mouvement que ceux comptabilisés en interne.

Saisir les opérations non encore repérées

• Imprimer un "grand livre" du compte 512 couvrant la même période que le relevé. Un grand livre reprend l'ensemble des écritures qui incluent le compte concerné.
• Pointer sur le relevé les écritures déjà saisies dans le logiciel en vérifiant bien que les montants sont les mêmes, les barrer sur le grand livre.
• Barrer sur le rapprochement bancaire précédent les chèques qui ont été encaissés ce mois ci.

Globalement, ce qui est au "débit" chez nous, doit être au "crédit" chez eux, c'est inversé.

• Saisir les virements émis / les prélèvements

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du virement	401 (fournisseur), 467	Montant du virement		virement / prélèvement destinataire, période/objet
Du virement	512 (banque)		Montant du virement	virement / prélèvement destinataire, période/objet

• Saisir les virements reçus

Date	Compte	Débit	Crédit	Libellé	Analytique
Du virement	512 (banque)	Montant du virement		virement émetteur, période/objet
Du virement	401 (fournisseur), 467		Montant du virement	virement émetteur, période/objet

Le rapprochement lui même

Faire un document "rapprochement bancaire en date du..." Consulter le compte 512 au dernier jour du relevé bancaire. Noter sur le document "Solde 512 au #date du dernier jour du relevé# : solde du compte 512 au dernier jour..."

Puis "+ chèques non encaissés". Lister les chèques émis mais non encore encaissés par le destinataire, leurs n°, l'ordre et la somme. Il peuvent dater du mois précédent et donc être noté sur le rapprochement précédent. Ils peuvent aussi être présent dans la saisie logicielle du mois mais pas sur le relevé bancaire. Faire la somme de l'ensemble des chèques non encaissés.

Faire la somme des chèques non encaissés et du solde du compte 512.

La comparer avec le solde du relevé bancaire au dernier jour du mois. Noter "solde relevé bancaire n°### au #dernier jour du mois# : " Joindre les deux montants et marquer OK !

Ce document permet de justifier d'un montant différent dans le logiciel et sur le relevé bancaire, notamment dans le cas des écritures de fin d'année.