Notes de frais (Burette)

Le module note de frais permet aux utilisateur-trice-s de déclarer leurs frais avancés pour l'association dans la burette. En parallèle, les écritures comptables adéquat se réalisent au fur et à mesure des validations et paiement.

Définir un employé

Il faut définir un-e employé-e pour lui attribuer des notes de frais: Ressources Humaines>Ressources Humaines>Employés

1. Si "l'employé-e" est censé faire sa note de frais lui/elle même, une fois son compte utilisateur-trice créé, il suffit de relier sa fiche "Employé-e" à son compte utilisateur-trice.

Cet-te employé-e doit disposer obligatoirement d'une adresse personnelle, mention importante pour les notes de frais.

1. Cliquer sur l'onglet "Information personnelle";
2. Relié cet-te employé-e à son adresse et créée là si elle n'existe pas déjà.

Créer sa note de frais

Vous n'êtes pas obligé de faire une note de frais à chaque dépense. Vous pouvez en grouper plusieurs dans la même note de frais.

Aller dans le menu Ressources Humaines>Notes de frais>Notes de frais puis cliquer sur le bouton "Créer".

1. Le nom de l'employé-e. C'est le vôtre qui est indiqué par défaut, mais vous pouvez en indiquer un autre si vous établissez la note de frais de quelqu'un d'autre;
2. La description de la note de frais qui permet de la différencier d'une autre des vôtres en un coup d'œil. Si vous avez pris le pli de faire votre note de frais une fois par mois, vous pouvez lui donner le nom du mois par exemple;
3. La date à laquelle vous voulez dater votre note de frais, à bien distinguer de la date de vos dépenses. Si vous établissez vos notes de frais une fois par mois, vous pouvez indiquer le dernier jour du mois;
4. À partir de là, vous aller déclarer une ligne de dépense par pièce comptable de vos dépenses. Le produit décrira le type de dépense correspondant (Fourniture de bureau, repas, train, …);
5. La date de la dépense, qui correspond normalement à celle indiquée sur la facture du fournisseur. Pour un billet de train, vous pouvez indiquer la date du voyage;
6. Quelque chose qui décrit plus précisément votre dépense;
7. Quelque chose qui permettrait d'identifier rapidement de quelle pièce comptable il s'agit parmis d'autres, comme par exemple le nom du fournisseur ou encore pour un voyage en train, la description du voyage (Exemple: Aller Grenoble-Toulouse);
8. L'unité de mesure est, si tout est bien paramétré, remplit automatiquement;
9. Le prix par unité de mesure. Ceci étant dit, on ne vous demande pas non plus, dans le cas d'une facture à plusieurs lignes de tout décrire. Vous pouvez fixer le prix au montant global de la facture et indiquer "1" comme quantité;
10. La quantité d'article quand c'est pertinent;
11. Le total, qui sera calculé automatiquement, quand vous enregistrerez la note de frais;
12. Si vous avez plusieurs dépenses à déclarer, vous ajouté une ligne par pièce comptable;
13. Quand vous en avez finit avec la déclaration de vos dépenses, vous pouvez soumettre cette note de frais au "Responsable";
14. Vous pouvez suivre plus tard l'avancée du traitement de votre note de frais.