Comptabilité générale

Deux comptabilités différentes possibles pour une association

Comptabilité Recettes / Dépenses (dite « en partie simple »)

On suit les mouvements bancaires et en espèces (en recettes et en dépenses) et on aboutit au final à un compte de résultat (excédent ou insuffisance constatée), Cette comptabilité manque de précisions quant aux factures à payer, au stock existant, à la valeur du mobilier et du matériel de bureau, aux éventuels remboursements de crédits... Ce type de comptabilité ne nécessite aucune compétence comptable et peut être réalisée sur papier, sur tableur ou sur logiciel comptable.

Comptabilité en partie double

On enregistre toutes les pièces comptables (ventes, achats, frais, salaires …), puis leurs paiements ou encaissements et on aboutit à un bilan (le patrimoine de l’entreprise) et à un compte de résultat (produits et charges dans l’exercice). Ce type de comptabilité nécessite des compétences comptables (écritures de fin d’exercice, calcul d’amortissements) et doit être réalisé à l’aide d’un logiciel comptable.

Quand doit-on tenir l’une ou l’autre de ces comptabilités ?

Si la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune contrainte comptable, le rôle croissant des acteurs associatifs dans l'économie a fait que les associations se sont vues imposer progressivement des règles comptables. Pour connaître les obligations comptables propres à chaque association, il faut s'intéresser à différents éléments :

• La nature de l'activité, sa taille et l'environnement réglementaire dont elle relève;
• Le mode de financement de l'association et notamment l'importance du financement public.
• Par ailleurs, son régime fiscal a également une incidence sur ses obligations comptables.
• En pratique, toute association peut se trouver concernée par certaines obligations comptables à un moment de son existence.

La comptabilité en partie simple (appelée comptabilité de trésorerie) peut être utilisée par les petites associations qui ont un faible chiffre d'affaires, pas d'activité commerciale, pas d'obligation fiscale et pas de salariés.

La comptabilité en partie double (appelée comptabilité d'engagement) est obligatoire pour les associations ayant des financements publics importants, une activité commerciale, une plus grande taille, une activité économique... Elle permet d'établir en fin d'année « les comptes annuels » : compte de résultat, bilan et annexes, qui forment les documents comptables de synthèse.

Les documents de synthèse

Les associations doivent produire ces documents au minimum une fois par an.

Le bilan

C'est un document qui permet d'avoir une photo à une date donnée du patrimoine de l'association depuis sa création. Le bilan est composé de deux parties : l'actif et le passif. A l'actif, on trouve les investissements, les stocks, les factures non encaissées, les liquidités en banque ou en caisse. Au passif, on trouve les capitaux de l'association, les résultats déficitaires ou excédentaires de chaque année, ses dettes et ses emprunts.

BILAN année N Association XXX

ACTIF (=ce que l’on a)	Comptes	PASSIF (=ce qui finance mon actif, y compris ce que l’on doit)	Comptes
Immobilisations		Fonds Associatifs
Immo. Incorporelles (licences, marques, fonds commercial)	201 à 208	Fonds Associatifs (=apports) remboursables ou non remboursables	103
Immo. Corporelles (terrains, constructions, outillage, matériel)	211 à 218	Résultats des exercices précédents	110
Immo. Financières (titres, actions, prêts)	261 à 274	Résultat de l'exercice N	(équilibre le bilan) 120, 129
(Amortissement des immo)	28
Stocks		Provisions pour risques et charges	151 à 158
(matières premières, marchandises)	31 à 37	(mettre des sommes de côté en cas de risque probables dans le futur)
		Dettes financières
		Emprunts bancaires et découverts	164 à 168, 512
Créances		Dettes fournisseurs
Créances clients	411 à 418	Dettes envers fournisseurs	401 à 408
Créances envers l’Etat	444 à 478
Disponibilités		Dettes fiscales et sociales
Compte bancaire, chèques à encaisser, caisse	511 à 530	Dettes envers organismes sociaux et personnel	421 à 438
		Dettes envers l’Etat (impôts)	442 à 448
Comptes de Régularisation		Comptes de Régularisation
Charges constatées d'avance	486	Produits constatés d'avance	487
Total de l'Actif :	(équilibré)	Total du Passif :	(équilibré)

Le compte de résultat

C'est un document qui récapitule les produits et les charges de l'exercice (sur 12 mois) et qui indique le résultat (déficit ou excédent).

CHARGES (=dépenses)	Comptes	PRODUITS (=recettes)	Comptes
60 Achats		70 Vente de produits finis	701 à 703
Achat marchandises pour revente	607 - 6037	70 Vente de Travaux, Études	704, 705
Achats marchandises consommées	601 à 609	706 Vente de Prestations de services	706
Achats Etudes et prestations de services	604
61 services extérieurs		707 Ventes de Marchandises	707
Sous-traitance générale (intervenants extérieurs)	611	70 Produits des activités annexes	708
Locations immobilières et mobilières	613, 614	(location, mise à dispo personnel, ports …)
Entretien et réparation	615
Assurance	616	74 Subventions	74
Études, Documentation, frais colloques	617, 618
62 Autres services extérieurs
Personnel extérieur (intérimaire)	621
Rému.intermédiaires et honoraires	622
Publicité, foires, imprimés, dons	623
Transport de biens et du personnel	624
Déplacements, missions, réceptions	625
Frais postaux et télécommunications	626
Services bancaires, autres	627
Cotisations, frais de recrutement	628
63 Impôts et Taxes
Taxes sur rémunération	631, 633
Autres impôts et taxes	635, 637
64 Charges de personnel
Rémunérations	641
Charges sociales	645 à 647	75 Autres produits	75
Autres charges de personnel	648	Cotisations adhérents	758
65 Autres charges
Pertes sur créances irrécouvrables	654
Charges diverses de gestion courante	658
66 Charges financières		76 Produits financiers	76
Intérêts bancaires, agios	661 à 668	Revenus titres, gains de change	761 à 766
67 Charges exceptionnelles		77 Produits exceptionnels	771 à 778
Total :		Total :
86 Emploi des contributions volontaires en nature		87 Contributions volontaires en nature
Mise à disposition gratuite de biens et prestations		Prestations en nature
Personnel bénévole		Bénévolat
Total des charges		Total des produits

Résultat Comptable au 31/12/N :

L'annexe

Elle a pour but de compléter et de commenter les informations contenues dans le bilan et dans le compte de résultat. On y trouve notamment des précisions sur les provisions, les amortissements, la valorisation du bénévolat, les échéances des créances et des dettes. La comptabilité va donc renseigner à tout moment sur ce qui se passe ou sur ce qui s'est passé dans l'association. Elle enregistre des sommes et permet notamment, l'établissement des bilans. On dit couramment que la comptabilité « constate ».

La saisie de fiche de paie en comptabilité

Pour saisir une fiche de paie il faut comprendre les différentes lignes de charges. D'un côté les charges patronales dues par l'employeur, d'un autre côté les charges sociales dues par le salarié. La somme du salaire net que perçoit le salarié, des charges sociales et des charges patronales est appelé salaire chargé. La somme du salaire net perçu par le salarié et des charges sociales est appelé salaire brut. C'est l'employeur qui s'occupe de verser les cotisations pour les charges dues par la structure qui salarie, ainsi que celles dues par le salarié.

Ces charges sont composés de cotisations à l'allocation chômage, à l'URSSAF, au ASSEDIC, la taxe sur les salaires (elle n'est due qu'à partir du moment où elle atteint 6003€) à la prévoyance, à l'organisme de formation (voir à l'organisme de cotisation ticket restaurant). Certaines ne sont dues que par l'employeur (formation, taxe sur les salaire), d'autres sont à la charge de l'employeur et du salarié. En comptabilité on entre comme une seule dépense le salaire brut (=salaire net+charges sociales), auquel s'ajoute ce qui est dû par l'employeur à chaque organisme.

Pour plus de facilité lors de la saisie d'une fiche de paie en compatbilité en partie double et si vous sous-traitez l'établissement des Fiche de Paie et Déclaration sociales, vous pouvez demander au cabinet comptable de vous fournir directement les écritures de paie.

exemple de fiche de paie

exemple d'écritures de paie