Changer d'année (Burette)

Attention, cette article ne traite pas de la clôture d'exercice. Pour cela, reportez-vous à la page prévue à cet effet.

Appelons N l'année qui s'achève et N+1 l'année qui débute.

Saisir les pièces comptables de l'année qui s'achève

Il convient de finir l'édition de l'ensemble de vos pièces comptables de l'année N:

• factures et avoirs fourniseur·euse·s;
• factures et avoirs bénéficiaires;
• devis fourniseureus·e·s et bénéficiaires;
• et toute autres pièces comptables pour lesquelles la numérotation est dépendante de l'année N …

Pour faire cela, l'idéal est de le faire pendant l'année N. Et ça tombe bien, car, par exemple, les factures (bénéficiaires comme fournisseur·euse·s doivent être saisies à émission/réception).

Vous pourrez plutôt avoir recourt aux mécanismes comptables pour impacter une facture émise/reçue l'année N+1 sur l'année N.

Après, ça reste faisable lors de l'année N+1, mais c'est forcément un peu plus compliqué.

La numérotation des objets

Certains des objets dans la burette sont numérotés: factures et devis fournisseurs ou bénéficiaires et plus largement les pièces comptables, et également les adhérent·e·s.

En tout début d'année N+1 (ou en toute fin d'année N), vous allez sans doute avoir besoin de remettre à zéro un certaines de ces numérotations.

Pour cela, rendez-vous dans le menu Configuration/Séquences & identifiants/Séquences.

1. Pour vous aider à repérer les séquences à potentiellement remettre à un, repérez celles dont le "Numéro suivant" est supérieur à un. En effet, cela signifie qu'elles ont été utilisées les années précédente, l'année N comprise.

Modifiez chacune des séquences que vous souhaitez remettre à un pour l'année N+1

Par exemple, ça serait une très mauvaise idée de vouloir remettre la séquence "member_ident" à 1. Cela correspond à la numérotation des adhérent·e·s, et a priori, elle continue d'une année à l'autre.

Nouvel exercice fiscal

Vous devez créer le nouvel exercice fiscal N+1 ainsi que ses périodes (mensuelles ou trimestrielles suivant votre choix).

Générer les écritures d'ouverture du nouvel exercice

Compta / Tâches périodiques / Fin de période

→ Générer les écritures d'ouverture

exercice à fermer = N-1 nouvel exercice = N journal d'ouverture = EUR Opening Entries Journal → il doit être configuré (petite flèche bleue) avec le compte 120 au crédit ET au débit par défaut période = période d'ouverture de N

→ Créer

Une pièce comptable est créée. Il faut vérifier avec le bilan de l'année précédente (fermée) que les montants sont les bons. Si c'est la cas, il faut la « comptabiliser » pour qu'elle soit pris en compte dans les rapports de l'année ouverte. Sinon, il faut vérifier les paramètres car il n'est pas possible de délettrer et corriger une écriture générée automatiquement dans le cadre de l'ouverture.

Il semblerait que le message d'erreur dans le cas où l'on tente de générer des écritures qui l'ont déjà été est complètement à côté de la plaque. Il parle de lettrage alors qu'il n'en est pas question... Mais pas de panique !

Il est possible de générer plusieurs fois les écritures d'ouverture en cas de correction.

→ Annuler les écritures de clôture

Sélectionner l'exercice qui avait été fermé. Puis « annuler les écriture de clôture ». C'est possible même quand l'écriture est « comptabilisée », pas besoin d'« annuler une entrée ».

De là, recommencer à « générer ». La re-génération d'une nouvelle écriture continue à incrémenter la numérotation, plus on essaye, plus ne n° de pièce sera élevé.