Outils de gestion

Cette page a vocation à recenser les besoins en outils de gestion propre à l'activité d'un atelier d'auto-réparation vélo.

Chaque besoin est constitué d'une partie générale et d'une partie avec des variations qui pourraient n'être que spécifiques.

Cette page sert de cahier des charges évolutif pour L'Heureux Cyclage qui se charge de développer et de mettre en place une solution pour ses ateliers adhérents.

Fonctionnalités générales

• Multi-utilisateurs;
• Multi-plateforme;
• En ligne, accessible ou pas en dehors des ateliers;
• Hébergement mutualisé dans le réseau ou auto-hébergé;
• Sauvegardes quotidiennes et déportées et accessible pour le/les référents locaux;
• Garantie de protection des données personnelles;
• Modularité: possibilité de n'utiliser que quelques modules ou au contraire, d'en utiliser d'autres que ceux prévus, et possibilité d'ajouter/enlever des fonctionnalités suivant l'évolution de l'atelier ou;
• Souplesse dans la gestion des droits et des processus

Gestion des adhérents/adhésions

Description générale

• Saisie simple des données pour le bénévole en charge de l’atelier.
  • Comptabilisation des renouvellements ou des nouvelles inscriptions.
• Cotisations
  • Gestion de plusieurs tarifs.
  • Inscriptions dans la caisse journalière.
• Administration
  • Validation des mouvements enregistrés a posteriori par un utilisateur autorisé :

Cela permettrait de vérifier les inscriptions et informations saisies pendant une ouverture.

• Requêtes sur les utilisateurs et le statut de leur cotisation.
• Envoi de courriels en masse, notamment pour les informations et éventuellement selon certains critères (i.e. relances d'adhésion).

Particularités

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Expérience actuelle

• UN p'Tit véLo dAnS La Tête
  • la saisie se fait en ligne, par les adhérents, sur une borne à l'entrée des ateliers;
  • le formulaire n'est accessible que depuis les ateliers et depuis chez certains administrateurs (secrétaire, trésorier);
  • le logiciel utilisé est un logiciel libre qui sert normalement à faire des questionnaires/sondages en ligne: LimeSurvey;
  • il est possible de voir ce que ça donne ici;
  • et enfin, le fichier LimeSurvey réutilisable et modifiable est disponilble ici: Fichier:Saisie adherents.xml.

Comptabilité générale

Description générale

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Particularités

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Comptabilité analytique

Description générale

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Particularités

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Gestion des stocks

Description générale

• Gestion de stock courant
  • Fiches pièces, mouvements, coût, tarification.
• Dons de vélo
  • Fiche d’enregistrement des dons.
  • Traçabilité des vélos vendus (numéro de cadre ou numéro bicycode).

Particularités

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Gestion des ventes

Description générale

Gestion de caisse - Point de vente

• Caisse enregistreuse :
  • Fiche de saisie des ventes en lien avec adhérents et les pièces.
  • Répercutions directes sur l’état du stock.
  • Données exploitables en comptabilité.

Devis et facturation

• Possibilité de faire des devis et de suivre leur état (en proposition, acceptés, annulés, facturés)
• Génération de factures à partir des devis ou non
• Lien avec la comptabilité

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Particularités

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Gestion des achats - Bons de commande

Description générale

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Particularités

• L'Heureux-Cyclage : les ateliers adhérents peuvent faire des commandes groupées sur la base du réseau. Ils disposent d'un accès pour effectuer leurs commandes. Les produits des différents fournisseurs doivent pouvoir être importés et mis à jour régulièrement à partir de leurs catalogues.

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Gestion des ressources humaines

Description générale

• Gestion des absences
• Gestion des contrats

Particularités

Pour assurer la comptabilité analytique, certaines associations pourraient avoir besoin d'affecter du salaire à des projets. Dans ce cas, il faudra aussi ajouter un module de gestion du temps.

Gestion d'événements

Description générale

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Particularités

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Partage/Stockage de documents

Description générale

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Particularités

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