Volontaires, salarié⋅e⋅s et bénévoles

Différentes sortes d'actifs peuvent coopérer dans l'atelier.

Les volontaires du service civique

L'Heureux Cyclage a une convention avec « Études et chantiers ». Durée : Au moins 6 mois + un avenant ou renouvelable. (Attention :On ne peut pas changer de mission sur un avenant, voir avec étude et chantier pour la rédaction). 24h à 42h/ 6 jours. Le volontaire peut travailler en même temps et même être employé par l'association (mais ce n'est pas facile à vivre).

Critères :

• La mission doit être complémentaire du travail d'un salarié.(Communication,prospection,création d'animations) ;
• Le volontaire ne peut pas remplacer un secrétaire ni encaisser des chèques ;
• Attention à ne pas remplacer un emploi ;
• Le volontaire expose ses capacités et propose ses actions, il doit avoir un tuteur et acquérir un savoir ;
• Le volontaire peut avoir plus de 25 ans si il est payé par la structure ;
• Le volontaire a des droits : il peut changer de tuteur ou arrêter une mission qui ne lui convient pas ;
• Le volontaire n'est pas immédiatement rentable. Son tuteur peut toucher une indemnité.

Le coordinateur d'atelier

il peut être bénévole mais c'est le premier emploi à créer, sa principale difficulté est de travailler avec des bénévoles souvent très enthousiastes. Il est très important de définir clairement sa fiche de poste avec le CA. Voici les fonctions qui lui sont souvent attribuées :

• répondre au téléphone ;
• rappeler à chacun ce qui doit se faire ;
• organiser les évènements réguliers (apéros-démontages, ou apéros rangements, réunions, AG) ;
• recenser les projets et les suivre ;
• actualiser les affichages ;
• demander à certains de faire les petits travaux ;
• accueillir les bénévoles ;
• former les bénévoles, créer le document de formation avec le CA.

Les bénévoles

Il y a toujours des bénévoles mais jamais assez. Voici les idées que nous avons rassemblées pour encourager l'engagement des bénévoles.

• Dans l'atelier organiser différents panneaux d 'affichages séparés dédiés chacun à un type d'info. L'un d'entre eux dédié aux coups de mains ponctuels demandés , quelqu'un se charge de le mettre à jour. On peut en faire un pour les compétences recherchées.
• Ajouter une ligne sur la fiche d'inscription et une colonne dans le fichier ou chacun peut noter ses compétences.
• Fixer un rendez vous avec celui qui se propose et l'accueillir personnellement dans un lieu accueillant.
• On peut aussi organiser un rencontre de plusieurs dans un café.
• Demander au nouveau bénévole ses compétences et ses désirs.
• Plus les activités de l'atelier sont variées plus on trouve des bénévoles.
• Refaire de temps en temps une base commune puis une formation validée par le CA même pour les anciens bénévoles.,pour harmoniser les comportements.
• Préparer des tutoriels affichés sur le bureau et aussi stockés dans un classeur à portée de main.
• Rendre visible l'organisation : rendre clair l'organisation pour un nouveau bénévole qui arrive par exemple avec un grand panneau expliquant le projet associatif, les différentes commissions, les objectifs, un trombinoscope, les contacts, l'actualité, etc.
• Facteur convivialité : apéro mensuel (adhérent-bénévoles-CA), espace de convivialité (canapés, machine à café), fête des bénévoles
• Partir de(s) l'envie(s) des bénévoles : réunion idée de projets bénévoles (Dynamo Nancy), boite à idée, etc.
• Au moment de l'adhésion demander si les gens veulent bénévoler et où (voir burette)
• Introniser le futur bénévole auprès des autres bénévoles
• Prévoir un temps dédié (un rendez-vous) avec le bénévole pour lui expliquer le projet associatif et le fonctionnement de l'atelier
• Montrer les besoins, les possibles, les envies
• Renouveler un CA : faire le vide /discours être clair sur les besoins, le boulot qu'il y a à faire..
• Faire un panneau suspendu au plafond : adhérer c'est bien, bénévoler c'est mieux
• Organiser des apéro démontage
• Mettre en place des outils d'organisation et de communication : liste de discussion, agenda partagé, etc.

Lorsque les bénévoles sont submergés de demandes dans l'atelier

• Crier stop et faire une information générale :
  • Pour expliquer le rangement de l'atelier et monter les tutoriels.
  • Pour expliquer certaines réparation : « maintenant dans ce coin je vais expliquer le dérailleur ceux que ça intéresse viennent » puis envoyer vers eux les futures questions sur le sujet.
  • Pour rassembler les outils dire : « Stop !chacun garde en main un seul outil et vient ranger les autres »
• Faire une semaine test où il y a un bénévole pour quatre adhérents
• Noter tout le travail fourni en une semaine

Comment valoriser le travail du bénévole ?

• Organiser la formation en mécanique du bénévole : certains vélocistes acceptent de former des membres pour se décharger des petites réparations
• Quantifier le temps passé et le compter dans les bilans annuels et les dossiers
• publier le bénévole du mois
• Remercier parfois sur le tableau d'affichage
• afficher un trombinoscope en laissant de l'espace pour compléter
• avoir un cahier de liaison qui garde la mémoire
• organiser un repas pour les bénévoles
• donner des avantages, tarifs préférentiels, adhésion gratuite.
• Réparer à sa place le vélo du bénévole.
• laisser le bénévoles présenter ses activités autres (organiser une sortie au golf etc..)
• Réserver certains travaux pour le bénévole compétent
• Faire attention à l'image que l'atelier donne à l'extérieur.