Écritures comptables : Différence entre versions

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=Ecritures du quotidien=
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==Écritures du quotidien==
  
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== Saisie des recettes ==
+
=== Saisie des recettes de permanence===
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Dans le journal des ventes.
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Il n'y a pas de compte de tiers dans ces écriture car il s'agit de recettes qui sont encaissées directement.
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Pour constater des dettes, il faut tenir par ailleurs un "cahier de dette" et ne saisir la vente que lorsqu'elle a eu en entier.
 +
ce qui pourrait s'écrire 7-4 puis 4-5 est raccourci en 7-5.
  
 
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==Saisie des dépenses (Achats) ==
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===Saisie des dépenses ===
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Dans le journal des achats.
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C'est quand on achète quelque chose.
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 
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| De l'achat || 6 (Achat) ou 2 (investissement)* || Montant de la facture ||  ||Fournisseur, détail achat ||  
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| De l'achat || 6 (Achat) ou 2 (investissement) <ref>attention, il faut amortir les investissement, cf. Traitements de fin d'année</ref> || Montant de la facture ||  ||Fournisseur, détail achat ||  
 
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| De l'achat || 401 (fournisseur) ||  || Montant de la facture || Fournisseur, détail achat ||
 
| De l'achat || 401 (fournisseur) ||  || Montant de la facture || Fournisseur, détail achat ||
 
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−
* attention, il faut amortir les investissement, cf. Traitements de fin d'année
+
Voir le tuto en image des [[écritures d'achat (fournisseur) dans la burette]].
 +
 
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=== Saisie des chèques ===
 +
 
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Dans le journal de banque . C'est quand on paye quelque chose.
  
 
{| class="wikitable"
 
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 
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| Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule
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| Du chèque ||401 (fournisseur), 467 (salarié, bénévole), 421 (salaire)|| Montant du chèque || || Chèque n°####, ordre ||
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| Du chèque || 512 (banque) || || Montant du chèque || Chèque n°####, ordre ||  
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Voir le tuto en image des [[écritures de paiement (fournisseur) dans la burette]].
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=== Saisie des règlements en espèces ===
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Dans le journal de caisse. C'est quand on paye quelque chose.
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| Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 
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| Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule
+
| Du dépôt || 401, 467 (fournisseur) || Somme du règlement || || Règlement Espèce fournisseur ||  
 
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| Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule || Texte de la cellule
+
| Du dépôt || 53 (Caisse) || || Somme du règlement || Règlement Espèce fournisseur  ||  
 
|}
 
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 +
=== Saisie des Factures (prestations) ===
  
−
 
+
Dans le journal des ventes. C'est quand on vend quelque chose.
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== Saisie des Factures (prestations) ==
+
Dans ce cas, il y a un compte de tiers (client). En effet, la facture peut être payée par le client bien plus tard. Il est donc important de laisser une trace de sa dette.
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
Ligne 55 : Ligne 79 :
 
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=== Saisie des paiements par chèque ===
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Dans le journal des ventes. C'est quand quelqu'un règle un facture (une dette) avec un chèque. On est payé.
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| D'émission || 511 (chèques à encaisser) || Somme ||  || Règlement Client, n° facture ||
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| D'émission || 411 (client) || || Somme  || règlement Client, n° facture ||
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=== Saisie des Remises d'espèces ===
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2 écritures en compta classique
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Dans le journal de caisse. Cette écriture devrait se faire au moment où l'argent sort de la caisse physique pour aller vers un endroit où on le stock en attendant un dépôt (coffre fort, enveloppe). C'est un compte d'attente.
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{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| Du dépôt || 58 (virement interne) || Somme de la remise ||  || Remise pochette n°#### ||
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| Du dépôt || 53 (Caisse) ||  || Somme de la remise || Remise pochette n°#### ||
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Dans le journal de banque : quand l'argent est déposé à la banque : il sort du coffre pour être déposé sur le compte.
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{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| Du dépôt || 512 (banque) || Somme de la remise ||  || Remise pochette n°#### ||
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| Du dépôt || 58 (virement interne) ||  || Somme de la remise || Remise pochette n°#### ||
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=== Saisie des remises de chèques ===
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Dans le journal de banque. Quand un règlement est fait par chèque, cf. ci dessus, il est enregistré dans 511 "chèque à encaisser", c'est aussi un compte d'attente. Cette écriture correspond au moment où le chèque sort de son attente (coffre, enveloppe) pour rejoindre la banque.
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{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| Du dépôt || 512 (banque) || Somme de la remise ||  || Remise chèque n°#### ||
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| Du dépôt || 511 (chèque à encaisser) ||  || Somme de la remise || Remise chèque n°#### ||
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=== Lettrage et Sauvegarde ===
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Ne pas oublier lors de la saisie régulière de systématiquement :
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* lettrer les écritures :
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Il s'agit d'attribuer un "nom" aux écritures qui vont ensemble. Cela permet de les relier et de s'assurer que l'opération a bien eu lieu :
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- une facture d'achat et son règlement
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- une facture de vente et le paiement par le client
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- les deux écritures de dépôt d'espèce
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- les chèque à encaisser et leur remise en banque
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- etc.
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* sauvegarder l'ensemble des écritures du logiciel sur un élément externe
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== Rapprochement bancaire ==
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Une fois par mois, c'est l'occasion de faire le point sur les écritures passées. Passer en revue tout le relevé bancaire permet de repérer des erreurs potentielle et voir si la banque a les mêmes mouvement que ceux comptabilisés en interne.
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Globalement, ce qui est au "débit" chez nous, doit être au "crédit" chez eux, c'est inversé.
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=== Saisir les opérations non encore repérées ===
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* Imprimer un "grand livre" du compte 512 couvrant la même période que le relevé. Un grand livre reprend l'ensemble des écritures qui incluent le compte concerné.
 +
* Parcourir l'ensemble du document pour comparer ligne par ligne celles de la banque et celle du logiciel.
 +
* Pointer sur le relevé les écritures déjà saisies dans le logiciel en vérifiant bien que les montants sont les mêmes, les barrer sur le grand livre.
 +
* Barrer sur le rapprochement bancaire précédent les chèques qui ont été encaissés ce mois ci.
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 +
*Saisir les virements émis / les prélèvements
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Qui correspondent aux règlement de nos achats, payes, etc.On ne les avait peut être pas encore saisis, donc on le fait au moment du relevé, il faudra penser à lettrer ensuite.
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{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| Du virement|| 401 (fournisseur), 467 || Montant du virement ||  ||virement / prélèvement destinataire, période/objet||
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| Du virement|| 512 (banque) ||  || Montant du virement || virement / prélèvement destinataire, période/objet ||
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|}
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 +
* Saisir les virements reçus
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Qui correspondent aux paiements effectués par nos clients, aux versement des subventions <ref> Pour les subvention, on pourrait rigoureusement écrire la dette (compte de tiers 4 subvention à recevoir), quand on reçoit le courrier d'attribution.</ref>, etc.
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{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| Du virement|| 512 (banque) || Montant du virement ||  ||virement émetteur, période/objet||
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| Du virement|| 401 (fournisseur), 467 ||  || Montant du virement || virement émetteur, période/objet ||
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|}
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 +
=== Le document "rapprochement" ===
 +
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* Faire un document "rapprochement bancaire en date du..."
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* Consulter le compte 512 au dernier jour du relevé bancaire dans le logiciel.
 +
* Noter sur le document "Solde 512 au #date du dernier jour du relevé# : solde du compte 512 au dernier jour..."<br />
 +
* Puis "+ chèques non encaissés".
 +
* Lister les chèques émis (enregistrés dans le logiciel) mais non encore encaissés par le destinataire, leurs n°, l'ordre et la somme. Il peuvent dater du mois précédent et donc être noté sur le rapprochement précédent. Ils peuvent aussi être présent dans la saisie logicielle du mois mais pas sur le relevé bancaire.
 +
* Faire la somme de l'ensemble des chèques non encaissés.<br />
 +
* Faire la somme des chèques non encaissés + du solde du compte 512.
 +
* La comparer avec le solde du relevé bancaire au dernier jour du mois.
 +
* Noter "solde relevé bancaire n°### au #dernier jour du mois# : "
 +
* Joindre les deux montants et marquer OK !
 +
* Ce document permet de justifier d'un montant différent dans le logiciel et sur le relevé bancaire, notamment dans le cas des écritures de fin d'année.
 +
 +
== Les Traitements de fin d'année ==
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"n" est l'année qui vient de s'écouler, "n-1" l'année d'avant, "n+1" l'année d'après
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 +
Clôturer l'exercice de N-1 avant de faire le bilan pour être sûr que les « à nouveau » ne bougent pas.
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 +
Transférer les soldes de l'année N-1.
 +
 +
Vérifier les montants entre les deux année (écoulée et créée) :
 +
le résultat
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le montant total du bilan
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Dans les comptes de l'année écoulée et dans le paramétrage de la nouvelle
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 +
=== Révision des comptes ===
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 +
Éditer une balance simplifiée des comptes pour vérifier les montants.
 +
Équilibre des écritures globales : 0.
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 +
==== Adhésions ====
 +
PT doivent être = à un multiple du montant
 +
TR doivent être = à un multiple du montant
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le nombre d'adhésion en compta doit correspondre au nombre d'adhésion réelles...
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==== Loyer et assurance ====
 +
vérifier qu'il y a une écriture par mois
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comparer avec les potentiels facture ou quittances
 +
 +
==== Médecine du travail====
 +
S 'assurer qu'on a tout réglé pour N
 +
 +
==== Uniformation ====
 +
chercher les taux pour N, connus qu'à l'apurement début N+1
 +
Si un remboursement est en cours, ne rien saisir tant qu'on est pas sûr des montant.
 +
Les ajouter en « produit exceptionnel sur exercice antérieur » quand les montants sont connus l'année suivante.
 +
 +
==== Comptes de tiers ====
 +
compte 408 : factures non parvenues
 +
Régler les fiches de frais pour lettrer les 467
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 +
==== Charges sociales ====
 +
Saisir les arrondis de charges dans les comptes 6 correspondants (en positif et en négatif).
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 +
Comparer la somme des « base brute sécurité sociale » de la DADS avec les rémunérations brutes du compte 641.
 +
Calculer le rapport charges sociales / rémunérations brutes pour comparer ce pourcentage au même de l'année passée. Théoriquement le taux est stable, sauf en cas de variation d'exonération (fin d'un CUI par exemple).
 +
 +
===== Supprimer la taxe sur les salaires =====
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à faire quand une écriture comptable de paye l'écrit automatiquement et qu'on en est exonéré. Il faut passer l'écriture inverse.
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{| class="wikitable"
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! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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| 31/12/N|| 44711 (taxe sur les salaire) || Somme taxe N ||  ||Annulation taxe sur les salaires||
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| 31/12/N|| 6311 (taxe sur les salaires) ||  || Somme taxe N || Annulation taxe sur les salaires ||
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|-
 +
|}
 +
 +
==== Frais bancaires ====
 +
Vérifier que la somme correspond à l'annuel de la banque.
 +
 +
==== Rapprochement caisse ====
 +
Vérification : la caisse ne doit jamais être créditrice... Dans la revue du compte, il ne doit jamais y avoir de chiffre dans la colonne "crédit".
 +
Saisir la différence négative dans « autres charges exceptionnelles »
 +
Saisir la différence positive en 7082 « recettes non identifiées »
 +
OU : saisir toutes les différences dans "Pertes et profits"
 +
 +
==== Rapprochement bancaire ====
 +
Justifier de la différence entre le relevé bancaire papier et le 512 grâce aux chèque non encaissés, au virement en cours, etc.
 +
Les chèques de caution sont valables un an, à reporter de rapprochement en rapprochement pendant cette période.
 +
 +
==== Comptes collectifs ====
 +
Possibilité de regrouper des comptes pour éclaircir le compte de résultat.
 +
À modifier dans le plan comptable.
 +
 +
==== Factures ====
 +
Faire un tableur permettant le suivi de l'ensemble des facture.
 +
Disposer de l'ensemble de ces factures pour vérification.
 +
 +
=== Bilan ===
 +
 +
Passif : D'où vient mon argent ? Les origines de ma richesse, ce que je possède.
 +
Actif : Ce que j'en ai fait, la matérialisation de ma richesse.
 +
 +
Les opérations de bilan permettent de ne laisser dans le compte de résultat que les sommes qui sont liées à l'activité de l'année stricto sensu, du 1er janvier au 31 décembre par exemple. Il faut donc en sortir tout ce qui traînait d'avant et ce qui est anticipé !
 +
Donc on fait migrer des sommes de comptes 6 et 7 vers des comptes 1, 2, 3 et 4. Et vice versa.
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 +
==== Balance ====
 +
1-5 et 6-7 → même résultat
 +
→ Vérifier que tous les comptes sont ...
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 +
'''à compléter''' Stéphane !!!!!!
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 +
==== Classeur de justificatifs ====
 +
Importance de justifier chaque compte de bilan avec des documents externes à la compta saisie.
 +
 +
==== Affectation du résultat ====
 +
 +
Cf. Rapport financier
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 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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|-
 +
| AG en N || 88 (bilan d'ouverture) || Résultat N-1 ||  ||Affectation du résultat N-1||
 +
|-
 +
| AG en N || 12 (report à nouveau) ou autre selon décision de l'AG ||  || Résultat N-1 || Affectation du résultat N-1 ||
 +
|-
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|}
 +
 +
Récit du compte 12 :
 +
* Bilan d'ouverture au Crédit
 +
* Affectation du résultat au Crédit
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 +
==== Immobilisations ====
 +
 +
Attention, théoriquement : amortissement des achat supérieurs à 500€.
 +
Mettre en fourniture pour amortir le plus possible et planquer du résultat.
 +
Attention, possibilité de jouer sur le résultat, mais il faut s'y tenir !
 +
 +
à chaque association de définir une politique en fonction de ses réalités. Un pied de réparation à 350€ peut être intéressant à amortir...
 +
 +
Une subvention d'investissement n'est à amortir que si c'est clairement établi dans la convention.
 +
Donc on amortit pas la charge non plus, même si elle est supérieur à 500€, sinon il y a un déséquilibre.
 +
 +
===== Classeur d'immobilisations =====
 +
Il faut y classer  copie des factures
 +
 +
===== Tableau d'amortissement =====
 +
 +
'''à compléter''', pièce jointe ?
 +
L'amortissement doit être calculé par rapport au jour d'achat. Selon que l'on achète l'objet mi février ou fin octobre, la même somme ne sera pas amortie pour l'année de l'achat.
 +
 +
===== Saisie des dotations aux amortissements =====
 +
 +
Les investissements sont saisis en tant qu'immobilisation (compte 2, bilan).
 +
Il faut faire entrer dans l'exercice (compte de résultat 6 et 7) une partie de l'achat (2).
 +
Au fil des années, ces "morceaux", cette "usure" vient diminuer la valeur du 2 qui atteint 0 à la fin de son amortissement.
 +
 +
Écriture :
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
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|-
 +
| 31/12/N || 6811(bilan d'ouverture) || Somme amort. N ||  ||Dotation N||
 +
|-
 +
| 31/12/N || 28..(amortissement) ||  || Amort. du compte || Dotation N ||
 +
|-
 +
| 31/12/N || 28..(amortissement) ||  || Amort. du compte || Dotation N ||
 +
|-
 +
|}
 +
 +
'''→ Justification des comptes : tableau d'amortissement'''
 +
 +
==== Stocks ====
 +
 +
Le principe, c'est de ne laisser dans le compte de résultat (6 et 7) que ce qui correspond à ce qui a été utilisé pendant l'année. Ce qui reste en stock à la fin de l'année, c'est ce qui servira plus tard (l'année suivante et encore après peut être).
 +
Donc on transfert la valorisation en euros de nos stock du compte avec lequel on a l'a acheté (6), vers un compte de bilan: comptes de stock.
 +
 +
La mise en stock diminue les charges, c'est un moyen de planquer un déficit.
 +
Inventaire à faire : le nombre de pièces avec leur prix d'achat. En multipliant l'un par l'autre, on obtient la valorisation en euros.
 +
Attention à comptabiliser aussi : les dettes liées à des pièces neuves non payées et les pièces utilisées en interne et qui sont ni stockées ni vendues : utilisées pour réparer un vélo utilisé au sein de l'association, pour une animation, etc.
 +
 +
===== Annulation du stock initial =====
 +
 +
L'idée c'est de déplacer le montant qui avait été valorisé en fin d'année précédente. Du compte de stock (37) au compte qui fait varier les stocks (603). ça fait entrer ce qui dépassait de l'année précédente dans celle dont on s'occupe.
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 +
|-
 +
| 31/12/N || 603 (Variation de stock) || Stock N-1 ||  ||Annulation stock initial||
 +
|-
 +
| 31/12/N || 37..(stock) ||  || Stock N-1 || Annulation stock initial ||
 +
|-
 +
|}
 +
 +
===== Saisir les stocks de N =====
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 +
|-
 +
| 31/12/N || 37(stock) ||  || Stock N ||Stock « de quoi » 31/12/N||
 +
|-
 +
| 31/12/N || 603..(variation de stock) || Stock N ||  || Dotation N ||
 +
|}
 +
 +
 +
Récit des compte 37 :
 +
* a nouveau au Débit
 +
* annulation au Crédit
 +
* stock au Débit
 +
 +
Récit des compte 603 :
 +
* annulation au Débit
 +
* stock au Crédit
 +
 +
'''→ justification du compte : tableau de comptabilisation d'inventaire'''
 +
 +
==== Charges Constatées d'Avance (CCA) ====
 +
 +
Il s'agit de charges payées en N, utilisées en N+1 : comptes client prépayés, cotisation sur année scolaires (Cf. HC à l'époque), maintenance de  logiciel réglée à N-1, etc.
 +
Il faut donc faire sortir la charge (6) du compte de résultat vers le bilan.
 +
 +
===== Saisie de l'extourne CCA de N-1 =====
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 +
|-
 +
|01/01/N || 6...(charge) ||  || CCA N-1 ||Extourne CCA N-1||
 +
|-
 +
| 01/01/N || 486..(CCA) || CCA N-1 ||  || Extourne CCA N-1 ||
 +
|}
 +
 +
===== Saisie des CCA N =====
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 +
|-
 +
|31/12/N || 486 (CCA) ||  || CCA ||CCA N||
 +
|-
 +
| 31/12/N || 6..(Charge) || CCA ||  || CCA ||
 +
|}
 +
 +
 +
Récit compte 486 :
 +
* bilan d'ouverture au Débit
 +
* extourne au Crédit
 +
* CCA au Débit
 +
 +
'''→ Justification du compte : photocopies des factures d'achat'''
 +
 +
==== Produits Constatées d'Avance ====
 +
 +
Perçus en N, pour des actions menées en N+1. Subvention par projet par exemple.
 +
 +
===== Saisie des PCA =====
 +
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Date !! Compte !! Débit !! Crédit !! Libellé !! Analytique
 +
|-
 +
|31/12/N || 7(Produit) ||  || PCA N||PCA N||
 +
|-
 +
| 31/12/N || 487..(PCA) || PCA ||  || PCA ||
 +
|}
 +
 +
Récit compte 7 :
 +
* perception au crédit
 +
* PCA au débit
 +
 +
'''→ Justification du compte : convention de la subvention'''
 +
 +
==== Subvention à recevoir ====
 +
 +
Répartition de la somme sur les exercices concernés par l'action.
 +
Touchée en N et dépensée en N+1 ou N-1.
 +
Attention, possibilité de jouer sur le résultat, mais il faut s'y tenir !
 +
 +
C'est là que si on est rigoureux et qu'on a saisie une dette dans le compte 4 "subvention à recevoir" au moment où on a reçu la notification, on est content, parce qu'on a plus rien à faire.
 +
 +
=== Rapport financier ===
 +
 +
Moins on en dit, mieux on se porte. Attention aux choses dont on est pas sûr.
 +
On tend le bâton pour se faire battre. Les financeurs font leurs calculs eux-mêmes.
 +
 +
Il faut donner le rapport résultat / budget global.
 +
Expliquer ce qu'on en fait, calculer le Besoin en Fond de Roulement.
 +
Expliquer sa rentabilité. Gagne t on de l'argent ? Pourquoi ?
 +
Montrer la solidité financière.
 +
 +
Présenter résultat et l'expliquer, est il fonctionnel ou exceptionnel ?
 +
Résultat à affecter : report à nouveau ou projet associatif → mettre de l'argent de côté
 +
Il faut donner du sens : nouveau local ? élargissement ? stockage ? essaimage ?
 +
 +
Présenter les grosses masses de dépenses et recettes et les expliquer.
 +
Ne pas s'emmerder avec les petits montants.
 +
Exposer les variations, autofinancement, emplois aidés, etc.
 +
 +
 +
<references/>
 +
[[Catégorie:Gestion financière]]

Version actuelle datée du 17 février 2020 à 17:40

Écritures du quotidien

Saisie des recettes de permanence

Dans le journal des ventes. Il n'y a pas de compte de tiers dans ces écriture car il s'agit de recettes qui sont encaissées directement. Pour constater des dettes, il faut tenir par ailleurs un "cahier de dette" et ne saisir la vente que lorsqu'elle a eu en entier. ce qui pourrait s'écrire 7-4 puis 4-5 est raccourci en 7-5.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
De la permanence 53 (caisse) Somme recettes espèces Recette du #date#
De la permanence 511 (chèque à encaisser) Somme recettes chèques Recette du #date#
De la permanence 75 (adhésions, dons) Somme des ventes d'adhésions et de dons Recette du #date#
De la permanence 70 (vente pièces et vélos) Somme des ventes de pièces et de vélos Recette du #date#

Saisie des dépenses

Dans le journal des achats. C'est quand on achète quelque chose.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
De l'achat 6 (Achat) ou 2 (investissement) [1] Montant de la facture Fournisseur, détail achat
De l'achat 401 (fournisseur) Montant de la facture Fournisseur, détail achat

Voir le tuto en image des écritures d'achat (fournisseur) dans la burette.

Saisie des chèques

Dans le journal de banque . C'est quand on paye quelque chose.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du chèque 401 (fournisseur), 467 (salarié, bénévole), 421 (salaire) Montant du chèque Chèque n°####, ordre
Du chèque 512 (banque) Montant du chèque Chèque n°####, ordre

Voir le tuto en image des écritures de paiement (fournisseur) dans la burette.

Saisie des règlements en espèces

Dans le journal de caisse. C'est quand on paye quelque chose.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du dépôt 401, 467 (fournisseur) Somme du règlement Règlement Espèce fournisseur
Du dépôt 53 (Caisse) Somme du règlement Règlement Espèce fournisseur

Saisie des Factures (prestations)

Dans le journal des ventes. C'est quand on vend quelque chose. Dans ce cas, il y a un compte de tiers (client). En effet, la facture peut être payée par le client bien plus tard. Il est donc important de laisser une trace de sa dette.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
D'émission 411 (client) Somme Client, n° facture
D'émission 7..(prestation) Somme Client, n° facture

Saisie des paiements par chèque

Dans le journal des ventes. C'est quand quelqu'un règle un facture (une dette) avec un chèque. On est payé.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
D'émission 511 (chèques à encaisser) Somme Règlement Client, n° facture
D'émission 411 (client) Somme règlement Client, n° facture

Saisie des Remises d'espèces

2 écritures en compta classique


Dans le journal de caisse. Cette écriture devrait se faire au moment où l'argent sort de la caisse physique pour aller vers un endroit où on le stock en attendant un dépôt (coffre fort, enveloppe). C'est un compte d'attente.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du dépôt 58 (virement interne) Somme de la remise Remise pochette n°####
Du dépôt 53 (Caisse) Somme de la remise Remise pochette n°####

Dans le journal de banque : quand l'argent est déposé à la banque : il sort du coffre pour être déposé sur le compte.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du dépôt 512 (banque) Somme de la remise Remise pochette n°####
Du dépôt 58 (virement interne) Somme de la remise Remise pochette n°####

Saisie des remises de chèques

Dans le journal de banque. Quand un règlement est fait par chèque, cf. ci dessus, il est enregistré dans 511 "chèque à encaisser", c'est aussi un compte d'attente. Cette écriture correspond au moment où le chèque sort de son attente (coffre, enveloppe) pour rejoindre la banque.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du dépôt 512 (banque) Somme de la remise Remise chèque n°####
Du dépôt 511 (chèque à encaisser) Somme de la remise Remise chèque n°####

Lettrage et Sauvegarde

Ne pas oublier lors de la saisie régulière de systématiquement :

  • lettrer les écritures :

Il s'agit d'attribuer un "nom" aux écritures qui vont ensemble. Cela permet de les relier et de s'assurer que l'opération a bien eu lieu :

- une facture d'achat et son règlement

- une facture de vente et le paiement par le client

- les deux écritures de dépôt d'espèce

- les chèque à encaisser et leur remise en banque

- etc.


  • sauvegarder l'ensemble des écritures du logiciel sur un élément externe

Rapprochement bancaire

Une fois par mois, c'est l'occasion de faire le point sur les écritures passées. Passer en revue tout le relevé bancaire permet de repérer des erreurs potentielle et voir si la banque a les mêmes mouvement que ceux comptabilisés en interne.

Globalement, ce qui est au "débit" chez nous, doit être au "crédit" chez eux, c'est inversé.

Saisir les opérations non encore repérées

  • Imprimer un "grand livre" du compte 512 couvrant la même période que le relevé. Un grand livre reprend l'ensemble des écritures qui incluent le compte concerné.
  • Parcourir l'ensemble du document pour comparer ligne par ligne celles de la banque et celle du logiciel.
  • Pointer sur le relevé les écritures déjà saisies dans le logiciel en vérifiant bien que les montants sont les mêmes, les barrer sur le grand livre.
  • Barrer sur le rapprochement bancaire précédent les chèques qui ont été encaissés ce mois ci.
  • Saisir les virements émis / les prélèvements

Qui correspondent aux règlement de nos achats, payes, etc.On ne les avait peut être pas encore saisis, donc on le fait au moment du relevé, il faudra penser à lettrer ensuite.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du virement 401 (fournisseur), 467 Montant du virement virement / prélèvement destinataire, période/objet
Du virement 512 (banque) Montant du virement virement / prélèvement destinataire, période/objet
  • Saisir les virements reçus

Qui correspondent aux paiements effectués par nos clients, aux versement des subventions [2], etc.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
Du virement 512 (banque) Montant du virement virement émetteur, période/objet
Du virement 401 (fournisseur), 467 Montant du virement virement émetteur, période/objet

Le document "rapprochement"

  • Faire un document "rapprochement bancaire en date du..."
  • Consulter le compte 512 au dernier jour du relevé bancaire dans le logiciel.
  • Noter sur le document "Solde 512 au #date du dernier jour du relevé# : solde du compte 512 au dernier jour..."
  • Puis "+ chèques non encaissés".
  • Lister les chèques émis (enregistrés dans le logiciel) mais non encore encaissés par le destinataire, leurs n°, l'ordre et la somme. Il peuvent dater du mois précédent et donc être noté sur le rapprochement précédent. Ils peuvent aussi être présent dans la saisie logicielle du mois mais pas sur le relevé bancaire.
  • Faire la somme de l'ensemble des chèques non encaissés.
  • Faire la somme des chèques non encaissés + du solde du compte 512.
  • La comparer avec le solde du relevé bancaire au dernier jour du mois.
  • Noter "solde relevé bancaire n°### au #dernier jour du mois# : "
  • Joindre les deux montants et marquer OK !
  • Ce document permet de justifier d'un montant différent dans le logiciel et sur le relevé bancaire, notamment dans le cas des écritures de fin d'année.

Les Traitements de fin d'année

"n" est l'année qui vient de s'écouler, "n-1" l'année d'avant, "n+1" l'année d'après

Clôturer l'exercice de N-1 avant de faire le bilan pour être sûr que les « à nouveau » ne bougent pas.

Transférer les soldes de l'année N-1.

Vérifier les montants entre les deux année (écoulée et créée) : le résultat le montant total du bilan Dans les comptes de l'année écoulée et dans le paramétrage de la nouvelle

Révision des comptes

Éditer une balance simplifiée des comptes pour vérifier les montants. Équilibre des écritures globales : 0.

Adhésions

PT doivent être = à un multiple du montant TR doivent être = à un multiple du montant le nombre d'adhésion en compta doit correspondre au nombre d'adhésion réelles...

Loyer et assurance

vérifier qu'il y a une écriture par mois comparer avec les potentiels facture ou quittances

Médecine du travail

S 'assurer qu'on a tout réglé pour N

Uniformation

chercher les taux pour N, connus qu'à l'apurement début N+1 Si un remboursement est en cours, ne rien saisir tant qu'on est pas sûr des montant. Les ajouter en « produit exceptionnel sur exercice antérieur » quand les montants sont connus l'année suivante.

Comptes de tiers

compte 408 : factures non parvenues Régler les fiches de frais pour lettrer les 467

Charges sociales

Saisir les arrondis de charges dans les comptes 6 correspondants (en positif et en négatif).

Comparer la somme des « base brute sécurité sociale » de la DADS avec les rémunérations brutes du compte 641. Calculer le rapport charges sociales / rémunérations brutes pour comparer ce pourcentage au même de l'année passée. Théoriquement le taux est stable, sauf en cas de variation d'exonération (fin d'un CUI par exemple).

Supprimer la taxe sur les salaires

à faire quand une écriture comptable de paye l'écrit automatiquement et qu'on en est exonéré. Il faut passer l'écriture inverse.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
31/12/N 44711 (taxe sur les salaire) Somme taxe N Annulation taxe sur les salaires
31/12/N 6311 (taxe sur les salaires) Somme taxe N Annulation taxe sur les salaires

Frais bancaires

Vérifier que la somme correspond à l'annuel de la banque.

Rapprochement caisse

Vérification : la caisse ne doit jamais être créditrice... Dans la revue du compte, il ne doit jamais y avoir de chiffre dans la colonne "crédit". Saisir la différence négative dans « autres charges exceptionnelles » Saisir la différence positive en 7082 « recettes non identifiées » OU : saisir toutes les différences dans "Pertes et profits"

Rapprochement bancaire

Justifier de la différence entre le relevé bancaire papier et le 512 grâce aux chèque non encaissés, au virement en cours, etc. Les chèques de caution sont valables un an, à reporter de rapprochement en rapprochement pendant cette période.

Comptes collectifs

Possibilité de regrouper des comptes pour éclaircir le compte de résultat. À modifier dans le plan comptable.

Factures

Faire un tableur permettant le suivi de l'ensemble des facture. Disposer de l'ensemble de ces factures pour vérification.

Bilan

Passif : D'où vient mon argent ? Les origines de ma richesse, ce que je possède. Actif : Ce que j'en ai fait, la matérialisation de ma richesse.

Les opérations de bilan permettent de ne laisser dans le compte de résultat que les sommes qui sont liées à l'activité de l'année stricto sensu, du 1er janvier au 31 décembre par exemple. Il faut donc en sortir tout ce qui traînait d'avant et ce qui est anticipé ! Donc on fait migrer des sommes de comptes 6 et 7 vers des comptes 1, 2, 3 et 4. Et vice versa.

Balance

1-5 et 6-7 → même résultat → Vérifier que tous les comptes sont ...

à compléter Stéphane !!!!!!

Classeur de justificatifs

Importance de justifier chaque compte de bilan avec des documents externes à la compta saisie.

Affectation du résultat

Cf. Rapport financier

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
AG en N 88 (bilan d'ouverture) Résultat N-1 Affectation du résultat N-1
AG en N 12 (report à nouveau) ou autre selon décision de l'AG Résultat N-1 Affectation du résultat N-1

Récit du compte 12 :

  • Bilan d'ouverture au Crédit
  • Affectation du résultat au Crédit

Immobilisations

Attention, théoriquement : amortissement des achat supérieurs à 500€. Mettre en fourniture pour amortir le plus possible et planquer du résultat. Attention, possibilité de jouer sur le résultat, mais il faut s'y tenir !

à chaque association de définir une politique en fonction de ses réalités. Un pied de réparation à 350€ peut être intéressant à amortir...

Une subvention d'investissement n'est à amortir que si c'est clairement établi dans la convention. Donc on amortit pas la charge non plus, même si elle est supérieur à 500€, sinon il y a un déséquilibre.

Classeur d'immobilisations

Il faut y classer copie des factures

Tableau d'amortissement

à compléter, pièce jointe ? L'amortissement doit être calculé par rapport au jour d'achat. Selon que l'on achète l'objet mi février ou fin octobre, la même somme ne sera pas amortie pour l'année de l'achat.

Saisie des dotations aux amortissements

Les investissements sont saisis en tant qu'immobilisation (compte 2, bilan). Il faut faire entrer dans l'exercice (compte de résultat 6 et 7) une partie de l'achat (2). Au fil des années, ces "morceaux", cette "usure" vient diminuer la valeur du 2 qui atteint 0 à la fin de son amortissement.

Écriture :

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
31/12/N 6811(bilan d'ouverture) Somme amort. N Dotation N
31/12/N 28..(amortissement) Amort. du compte Dotation N
31/12/N 28..(amortissement) Amort. du compte Dotation N

→ Justification des comptes : tableau d'amortissement

Stocks

Le principe, c'est de ne laisser dans le compte de résultat (6 et 7) que ce qui correspond à ce qui a été utilisé pendant l'année. Ce qui reste en stock à la fin de l'année, c'est ce qui servira plus tard (l'année suivante et encore après peut être). Donc on transfert la valorisation en euros de nos stock du compte avec lequel on a l'a acheté (6), vers un compte de bilan: comptes de stock.

La mise en stock diminue les charges, c'est un moyen de planquer un déficit. Inventaire à faire : le nombre de pièces avec leur prix d'achat. En multipliant l'un par l'autre, on obtient la valorisation en euros. Attention à comptabiliser aussi : les dettes liées à des pièces neuves non payées et les pièces utilisées en interne et qui sont ni stockées ni vendues : utilisées pour réparer un vélo utilisé au sein de l'association, pour une animation, etc.

Annulation du stock initial

L'idée c'est de déplacer le montant qui avait été valorisé en fin d'année précédente. Du compte de stock (37) au compte qui fait varier les stocks (603). ça fait entrer ce qui dépassait de l'année précédente dans celle dont on s'occupe.

Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
31/12/N 603 (Variation de stock) Stock N-1 Annulation stock initial
31/12/N 37..(stock) Stock N-1 Annulation stock initial
Saisir les stocks de N
Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
31/12/N 37(stock) Stock N Stock « de quoi » 31/12/N
31/12/N 603..(variation de stock) Stock N Dotation N


Récit des compte 37 :

  • a nouveau au Débit
  • annulation au Crédit
  • stock au Débit

Récit des compte 603 :

  • annulation au Débit
  • stock au Crédit

→ justification du compte : tableau de comptabilisation d'inventaire

Charges Constatées d'Avance (CCA)

Il s'agit de charges payées en N, utilisées en N+1 : comptes client prépayés, cotisation sur année scolaires (Cf. HC à l'époque), maintenance de logiciel réglée à N-1, etc. Il faut donc faire sortir la charge (6) du compte de résultat vers le bilan.

Saisie de l'extourne CCA de N-1
Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
01/01/N 6...(charge) CCA N-1 Extourne CCA N-1
01/01/N 486..(CCA) CCA N-1 Extourne CCA N-1
Saisie des CCA N
Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
31/12/N 486 (CCA) CCA CCA N
31/12/N 6..(Charge) CCA CCA


Récit compte 486 :

  • bilan d'ouverture au Débit
  • extourne au Crédit
  • CCA au Débit

→ Justification du compte : photocopies des factures d'achat

Produits Constatées d'Avance

Perçus en N, pour des actions menées en N+1. Subvention par projet par exemple.

Saisie des PCA
Date Compte Débit Crédit Libellé Analytique
31/12/N 7(Produit) PCA N PCA N
31/12/N 487..(PCA) PCA PCA

Récit compte 7 :

  • perception au crédit
  • PCA au débit

→ Justification du compte : convention de la subvention

Subvention à recevoir

Répartition de la somme sur les exercices concernés par l'action. Touchée en N et dépensée en N+1 ou N-1. Attention, possibilité de jouer sur le résultat, mais il faut s'y tenir !

C'est là que si on est rigoureux et qu'on a saisie une dette dans le compte 4 "subvention à recevoir" au moment où on a reçu la notification, on est content, parce qu'on a plus rien à faire.

Rapport financier

Moins on en dit, mieux on se porte. Attention aux choses dont on est pas sûr. On tend le bâton pour se faire battre. Les financeurs font leurs calculs eux-mêmes.

Il faut donner le rapport résultat / budget global. Expliquer ce qu'on en fait, calculer le Besoin en Fond de Roulement. Expliquer sa rentabilité. Gagne t on de l'argent ? Pourquoi ? Montrer la solidité financière.

Présenter résultat et l'expliquer, est il fonctionnel ou exceptionnel ? Résultat à affecter : report à nouveau ou projet associatif → mettre de l'argent de côté Il faut donner du sens : nouveau local ? élargissement ? stockage ? essaimage ?

Présenter les grosses masses de dépenses et recettes et les expliquer. Ne pas s'emmerder avec les petits montants. Exposer les variations, autofinancement, emplois aidés, etc.


  1. ↑ attention, il faut amortir les investissement, cf. Traitements de fin d'année
  2. ↑ Pour les subvention, on pourrait rigoureusement écrire la dette (compte de tiers 4 subvention à recevoir), quand on reçoit le courrier d'attribution.
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