Embaucher et gérer des salarié⋅e⋅s

Association devenant employeur

Liste des démarches à effectuer pour un premier emploi.

La fiche de poste

Elle n'est pas obligatoire mais elle est fortement recommandée : c'est comme le casque à vélo !

Mais à la différence du casque à vélo, la fiche de poste assure un rôle vis à vis des deux parties : l'association employeureuse et l'employé.e.

Idéalement, cette fiche de poste que l'on peut aussi appelé une fiche de pote si l'on souhaite dédramatiser la contractualisation, indique idéalement toutes les tâches du ou de la salarié.e. Ces tâches peuvent être regroupées en grandes missions (A, B, C, D) chacun d'elle ayant une quotité de travail (40%, 30%, 20%, 10%) par rapport au temps de travail du ou de la salarié.e.

Elle est profitable pour les deux parties, car le ou la salariée sait quelles missions sont les siennes et par conséquent les missions qui ne sont pas les siennes. D'un autre côté l'employeur qui est théoriquement la personne morale représentant le conseil d'administration de l’association mais qui est en pratique souvent plusieurs personnes saura lui aussi quelles sont les missions et celles qui ne le sont pas.

Enfin, la fiche de poste peut être modifiable à tout moment et il est important de le faire figurer tel quel, d'autant si celle-ci est signée par les deux parties.

L'offre d'emploi

Créer une annonce et une fiche de poste permet de réfléchir à certains éléments

Les éléments essentiels

• Présentation de l'association et contexte
• Mission du futur salarié
• Type de contrat de travail
• Durée du contrat de travail
• Salaire
• Compétences attendues voir études attendues
• Date de commencement du contrat
• Date de fin de réception des candidatures
• Contact

Quelques exemples :

• Fiche de poste recrutement d'un coordinateur en 2012 au p'Tit véLo dAnS La Tête
• Fiche de poste recrutement dun-e coordinateur-ice de projets en 2018 à l'Atelier Dynamo
• Fiche de poste recrutement d'un animateur atelier en 2012 au p'Tit véLo dAnS La Tête

Les 10 éléments à bannir de vos offres d’emploi

1. Un âge minimum. Il est interdit de préciser un âge requis pour entrer en poste, à moins qu'il ne s'agisse d'un emloi aidé (CAE, Emploi Jeune, Emploi tremplin...) et que la loi prévoit un âge limite.

2. Une limite d'âge. De même, la loi est très sévère pour les offres mentionnant un âge maximum. La formule « Recherche un commercial âgé de 25 à 35 ans… » est impardonnable.

3. L’absence de date. Toute offre d’emploi doit comporter une date de diffusion. Cela est aussi vrai pour les offres diffusées sur votre site carrières.

4. Les descriptions en langue étrangère. Une exception est permise : si le poste à pourvoir est dans un pays étranger. Les intitulés de poste doivent être aussi en français sauf si le nom anglais est d’usage comme un barman.

5. L’absence du nom de l’employeur. Une exception est faite pour les offres anonymes. Par contre, le média, c'est-à-dire le site emploi ou le journal, doit obligatoirement avoir le nom de la société qui récrute. Un cabinet de recrutement qui publie une offre anonyme devrait aussi toujours confier au support le nom de son client.

6. Les dispositions sexistes. Vous ne pouvez pas indiquer que vous désirez recruter un homme ou une femme. Il est ainsi interdit de rechercher "une" réceptionniste ou "une" assistante.

7. Les mentions discriminatoires. Ne faites aucune mention à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses des candidats.

8. La situation familiale. Les termes « célibataire » ou «sans enfant» ne doivent pas se trouver dans une offre d’emploi.

9. Les mentions fausses. Toutes les données dans l’offre doivent être vérifiables sans aucune exception.

10. Les informations n’ayant pas un lien direct avec l’emploi. Ne recherchez pas un candidat possédant le permis B si le poste ne demande aucun déplacement.

(Source : Focus RH)

Publier votre offre d'emploi

• Sur Pole-emploi via le site web http://www.pole-emploi.fr/ en créant au préalable son espace employeur

Vous aurez besoin de donner le code ROME correspondant au métier d'animateur gestionnaire d'atelier. Le code choisi par l'auteur est le "G1202" correspondant à "Animateur / Animatrice d'activités culturelles et techniques".

• Vous pouvez également publier votre offre via le site de L'Heureux-Cyclage ou au travers des listes de diffusion du réseau.

Le choix du/de la salarié·e

Choisir les candidatures à retenir pour un entretien

L'exemple d'une embauche à L'Heureux Cyclage/CLAVette grenobloise :

"Sur plus de 40 candidatures la petite commission en a retenu 10 pour les recevoir en entretiens.

• Nous avons effectué une première lecture, en mettant de côté toutes les candidatures qui nous semblaient hors des clous.
• Nous avons ensuite mis de côtés toutes les personnes que nous souhaitions absolument entretenir.
• Nous avons ensuite classé les autres candidatures dans 3 autres tas: "A repêcher en premier : +++", "Moui mais pas emballé" et "bien mais pas top"
• Sachant que nous avions déjà 8 personnes que nous souhaitions rencontrer, nous avons repris la pile "A repêcher en premier : +++" et avons classé les candidatures par intérêt (chacun-e a individuellement donné une appréciation entre 0 et 5 sur chaque profil). En sont sorti deux autres personnes ce qui nous amène à un total de 10 (ce que nous nous étions fixé)

Pour les sélections, nous nous sommes basés sur les compétences demandées dans l'offre d'emploi, la connaissance du monde du vélo, ou une certaine affinité pour la petite reine, la connaissance du milieu associatif... nous avons essayé d'être aussi impartial que possible.

Dans un deuxième temps les membres de la grosse commission ont été amenés à s’exprimer pour dire si la façon dont le choix avait été fait et si les critères retenus étaient tels que tout le monde le souhaitait."

Préparer les entretiens

L'exemple d'une embauche à L'Heureux Cyclage/CLAVette grenobloise :

"Les membres de la petite commission se sont retrouvés pour discuter de la façon dont nous voulions mener ces entretiens :

• nous y avons réétudié chaque candidature pour noter les questions, doutes ou interrogations que nous avions
• nous avons décidé qu'une personne mènerait les entretiens en entier pour les candidat-e-s que certains membres de la petite commission connaissaient trop
• nous avons acté que l'actuel salarié participerait à tous les temps d'échange sauf aux entretiens avec les candidat-e-s (pour que ça ne fasse pas trop de monde face à une seule personne et que ça ne biaise pas une future relation de travail en horizontalité)
• nous y avons rédigé une grille d'entretien : 1er temps : présentation de nous-mêmes - 2e temps : présentation de la personne candidate - 3e temps : nous avons repris la fiche de poste et les compétences requises et parmi celles-ci nous en avons mis en évidence 4 qui nous semblaient indispensables (autonomie, animation/médiation, organisation, capacités de représentation auprès de partenaires). Pour chacune de ces qualités demandées, nous avons formulé 1 question. (autonomie = as-tu déjà eu à travailler en autonomie, comment te projettes-tu dans ce poste par rapport à ce paramètre ---- animation = en imaginant que les ateliers de la clavette ont la possibilité de récupérer les vélos en déchèterie, comment les aides-tu à se mettre d'accord sur la répartition si cela crée un conflit. ---- organisation = en imaginant que tu doives organiser un temps d'échange sur la structuration d'une clavette aux prochaines rencontres de LHC, comment procèdes-tu ---- représentation = comment envisages-tu le positionnement de la clavette par rapport au contexte politique local. 4e temps : demandes de précisions, questions spontanées (permettant de juger les autres compétences qui, bien qu'elles soient importantes, pouvaient selon nous être acquises ou améliorées pendant le début de la prise de poste). 5e temps : expression libre pour le-la candidat-e, permettant qu'il-elle ajoute quelque chose et puisse nous poser des questions. ==>nous avons construit cette grille sans modèle en tâtonnant et ne savions pas si cela fonctionnerait. Dans l'usage elle s'est révélée être adéquate et pertinente. Bien entendu nous ne posions pas les questions de manière froide (comme quand elles sont écrites ici!) et nous avons fait attention à mettre à l'aise les personnes que nous avions en face de nous."

Déroulé des entretiens

L'exemple d'une embauche à L'Heureux Cyclage/CLAVette grenobloise :

"Nous avons reçu 3 personnes le mardi matin, 3 personnes le mardi après midi, 3 personnes le mercredi matin, 1 personne le mercredi après midi. Pour chacune d'elle nous avions prévu 1h (30mn d'entretien, 15mn de debrief à chaud, 15mn de détente ou de dépassement de temps). Nous avons trouvé qu'aucune n'avait été avantagée ou désavantagée par un créneau ou un autre.

Il est important de noter qu'aucune des personnes que nous avons reçue ne nous fait regretter ce premier choix puisque toutes avaient des choses intéressantes à apporter pour ce poste."

Analyser les candidatures suite aux entretiens

L'exemple d'une embauche à L'Heureux Cyclage/CLAVette grenobloise :

"A la suite des entretiens, nous avons eu 2h pour discuter de l'ensemble des candidatures en petite commission. Nous avons commencé par reprendre chaque candidature une par une pour apprécier chaque critère rédhibitoire. Pour ce faire, nous attribuions un chiffre entre 0 et 5 tous en même temps (en mode chifoumi ;) ). Nous avons considéré que ça n'était pas une note mais que cela nous donnait un point de repère sur la façon dont chacun de nous percevait le-la candidat-e. Dans l'ensemble nous étions plutôt raccord. S'en est détaché 4 personnes (3 hommes, 1 femme) qui se trouvaient être celles qui nous avaient effectivement le plus plu et dont l'actuel salarié avait également perçu qu'elles nous avaient tapé dans l’œil lorsqu'on débriefait après chaque entretien.

Nous avons fait 4 cases sur un paperboard (une pour chaque candidat-e mais sans noter leur nom et en effaçant tout indice permettant de déceler leur genre). Pour chaque candidat-e nous y avons écrit les points positifs et négatifs que nous leur trouvions.

Est arrivé le temps de la grosse commission (2 personnes en plus). Nous leur avons expliqué comment cela s'était déroulé et leur avons montré le tableau. Ils nous ont demandés des précisions, des explications. Ce temps a permis d'écarter 2 des 4 candidatures. Nous avons révélé les noms des deux dernier·e·s candidat·e·s. Nous avons pris en compte les avis donnés par mail par les membres de la grosse commission  qui ne pouvaient être présents et en avons débattu.

• Le point fort du premier étant sa connaissance du réseau, du fonctionnement des ateliers, du terrain grenoblois. Son point faible étant son intérêt fort pour l'activité atelier alors que les missions de ce poste ne portent pas là- dessus.
• Le point fort de la seconde étant son dynamisme, sa connaissance dans les outils d'éducation populaire, sa capacité à représenter politiquement la CLAVette. Le fait qu'elle soit une femme était un élément que nous jugions intéressant également. Son point faible étant sa méconnaissance de l'activité atelier même si elles comprenaient son fonctionnement et était intéressée pour apprendre.

Après fortes discussions nous sommes tou-te-s tombés d'accord sur le fait qu'il était préférable, compte tenu de l'état de structuration de la CLAVette et de la dynamique en cours et des enjeux de cette première année pour être efficaces et assurer la pérennisation du projet les années suivantes, de choisir quelqu'un connaissant déjà bien les ateliers vélos et leur mise en réseau.

Nous nous sommes donnés deux jours pour digérer et faire décanter. Vendredi les membres de la petite commission ont donc repris contact et ont confirmé à l'unanimité leur choix pour ce candidat."

Répondre aux candidat·e·s

L'exemple d'une embauche à L'Heureux Cyclage/CLAVette grenobloise :

"Un mail (voir son contenu juste après) a été envoyé aux personnes n'ayant pas été retenues. Le candidat retenu a été prévenu par téléphone. Une autre personne qui risquait de l'apprendre par personnes interposées avant d'avoir lu ses mails à été également appelée par téléphone. La candidate qui était dans le duo final a aussi été appelée.

Bonjour

Suite à ta candidature au poste de chargé·e de missions pour la clavette grenobloise porté par L'Heureux Cyclage, et à notre entretien du 29/30 novembre, nous avons le regret de t'annoncer que nous avons choisi de ne pas retenir ta candidature.

Vous avez été plus de 40 à manifester de l'intérêt pour ce poste et tu fais partie des 10 qui ont retenu notre attention et que nous avons donc rencontré. Il a fallu faire un choix et celui-ci s'est beaucoup basé sur les critères d'autonomie, de compétences en animation, d'organisation et de capacité à pouvoir représenter la clavette auprès de partenaires.

Lors de l'entretien, nous avons bien entendu noté et remarqué que tu possédais des compétences dans ces domaines et que cela confirmait l'intérêt que nous avions vu dans ton profil à la lecture de ta candidature. Mais au vu de l'étape à laquelle se trouve la clavette dans sa structuration, des enjeux auxquels elle va devoir faire face dans l'année qui s'annonce, nous avons choisi un profil qui rassemblait l'ensemble de ces critères, ainsi qu'une connaissance forte du fonctionnement des ateliers vélos, du fonctionnement en réseau et du milieu grenoblois.

Nous espérons très sincèrement que cette décision ne te décevra pas trop, et nous insistons sur l'intérêt que nous avons porté à ta candidature et à notre échange du 29/30 novembre.

Bien entendu si tu souhaites échanger de vive voix avec l'un·e d'entre nous, nous sommes à ta disposition.

Pour finir, nous te souhaitons courage, plaisir et chance dans la suite de ton parcours professionnel."

L'embauche

Les pièces à rassembler

• Contrat de travail;

Il est obligatoire dans le cas d'un CDD, l'absence de contrat dans les 15 jours suivant l'embauche vaut embauche en CDI. Il est cependant très important d'en établir un pour n'importe quel embauche afin de formaliser au mieux les engagements de chacune des parties (association et salarié).

• Numéro de SIRET (cf. Obtenir un numéro de Siret);
• Code NAF (Nomenclature d'Activités Françaises) (ex. APE), à demander à l'Insee de votre région;
• Les coordonnées du centre de Médecine du travail le plus proche;
• Noms, prénoms, adresse, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du/de la salarié·e (s'il·le est déjà immatriculé·e);
• Date et heure d'embauche prévisibles;
• Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

Avis aux lecteur·ice·s: quelques exemples de contrat de travail seraient les bienvenus dans cette page.

Réaliser la Déclaration Préalable A l'Embauche (DPAE)

Elle doit être faite obligatoirement avant la prise de poste. Il est possible de la faire en ligne ici : [1], donc même 5 minutes avant ! Elle fait le lien avec l'ensemble des organismes liés au salariat (Urssaf, médecine du travail, etc.).

Voici les informations dont vous aurez besoin : Nom de naissance, nom marital, prénoms, sexe, date de naissance, lieu de naissance, numéro de département, Commune et numéro de sécurité sociale. Vous devrez également renseigner lre type de contrat, la date et l'heure d'embauche et la durée de la période d'essai.

Dans le cas où les déclarations sont faites via le Chèque Emploi Associatif, pas besoin de faire de DUE, ça fait un doublon et plein de courrier incompréhensibles pour des débutants !

Choisir une convention collective

Une convention collective est issue des négociations entre représentants des salariés et des patrons d'une branche professionnelle. Elle modifie ou aménage le droit du travail par branches d'activités. Une convention collective peut être imposée en fonction de l'activité principale de l'association (cf. wikipédia). Rester dans le "fourre-tout" permet de rester dans le droit du travail simple ou de choisir librement sa convention collective... Dans certains cas, vu d'une posture de patron, une convention collective, c'est des contraintes : pour les horaires, les récup', les salaires, etc.

Les ateliers vélos existant relèvent souvent de la convention collective de l'animation, parfois de celle des acteurs du lien social et familial (ALISFA).

Une référence souvent utilisée pour définir à quelle convention collective rattacher un métier ou une association est le code NAF (voir Choisir un code NAF)

Choisir une mutuelle

étude comparative, par Cyril, de Marseille :

Côté cotisation

(Les calculs ci-dessous sont fonction du pourcentage du PMSS qui est lui même de 3170€, pourcentage que vous trouverez dans les documents en PJ et ces calculs sont arrondis à la première décimale)

L'employeur est tenu de payer 50% de l'option de base (panier minimum) mais il peut payer plus.

Exemple. Si l'on compare les deux devis, que le trésorier du Collectif Vélos en Ville nous a fait parvenir, que ce soit Humanens ou Harmonie mutuelle (Chorum), les tarifs sont les mêmes :

   Base : 14,9€ pour l'employeur et 14,9€ pour le salarié soit 29,8 € au total par mois

   Base + option 1 : 23,3€ pour l'employeur et 23,3€ pour le salarié soit 8,4€ de plus par mois pour le salarié et l'entreprise soit 101€ de plus pour chacun par an par rapport à formule « Base »

   Base + option 2 : 26,3€ pour l'employeur et 26,3€ pour le salarié soit 11,4€ de plus par mois pour le salarié et l’entreprise soir 137€ de plus pour chacun par an par rapport à formule « Base »

L’employeur est donc tenu de payer la moitié de l'option de base, mais peut également payer la moitié de l'option 1 ou de l'option 2 (et le salarié aussi), comme cela semble être le cas à Chambéry et / ou pour le conjoint et / ou les enfants (y a pas encore l'option polygame)

Si l'employeur décide de rembourser l'option de base, le salarié peut tout de même décider de souscrire à l'option 1 ou 2, à titre individuel en rajoutant 20,3€ ou 27,3€. Il peut également, si l'employeur ne le fait pas, souscrire à titre individuel pour son conjoint (34,2€ - 23,14€ - 31,4€ ) ou son enfant (22,2€ - 10.14€ - 15,5€) suivant si il est en base ou option 1 ou option 2.

Si l'employeur décide de rembourser l'option de base + option 1, le salarié peut tout de même décider de souscrire à l'option 2, à titre individuel en rajoutant 7€. Il peut également, si l'employeur ne le fait pas, souscrire à titre individuel pour son conjoint (53,6€ - 8,2€) ou son enfant (30,7€ - 5,4€) suivant si il est en option 1 ou option 2.

Dans ce cas ou l'employeur ne prend pas en charge l'option 1 ou 2 les tarifs sont très différents pour la prise en charge des ayants droits (conjoints ou enfants).

Au niveau des prestations :

Si les tarifs sont identiques entre Harmonie mutuelle et Humanens il en va différemment quelque peu différemment des prestations.

Cela se ressemble énormément mis à part quelques toutes petites différences qui iraient toutes dans le sens de Harmonie (à part, peut être, une chose anodine).

En revanche, côté optique c'est nettement plus avantageux du côté de chez Harmonie même si je ne suis pas un ophtalmologiste.

Pour les autres :

Apparemment AG2R serait à 67,32€/mois pour l'option de base et des remboursements inférieurs à humanens et Harmonie.

Ce qu'il faut savoir : Côté structure : La cotisation employeur vient se rajouter aux coûts annuels de la masse salariale. Côté salarié : Le salarié est depuis 2014, imposable sur ces sommes ce qui représente 90 à 150€ d’impôt en plus suivant les options.

Ce que j'en pense : Tout dépend de la santé financière de la structure. Ensuite, tout dépend de la mutuelle que le salarié avait déjà (ou pas). Dans certains cas, il peut être préférable d'augmenter sa couverture en prenant des options supplémentaires pour un coût identique pour le salarié plutôt que de diminuer le coût pour le salarié pour des prestations égales. En ce sens le choix option 2 de Harmonie semble le mieux.

Tout dépend également si les salariés ont des ayants droits car si l'employeur ne prend pas cela en charge, pour le salarié dans le cas de la base c'est plutôt cher payé. Si l'employeur prend l'option 2 les ayants droit ne coûte plus grand chose au salarié (ou à l'employeur).

Donc pour résumé je tenterai un truc de la sorte : Si le salarié n'avait pas de mutuelle : Option de Base (ou 1) Si le salarié avait déjà une mutuelle : option 1 ou 2 Si le salarié avait une mutuelle et des ayants droits  : option 2 Si vous avez de la thune : option 2 + ayant droits...

Pour la partie réglementaire :

Je laisse à d'autres (suivez mon regard) compléter cette partie et notamment commenter les dérogations ci-dessous :

Justificatif à fournir

Échéance du cas de dispense

CDD et apprentis sous contrat à durée indéterminée

Tout document justifiant que le salarié bénéficie d'une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties

Jusqu'à échéance du contrat individuel, sauf présentation d'un nouveau justificatif par le salarié

Salariés à temps partiel et apprentis pour qui la cotisation serait au moins égale à 10% de leur rémunération brute

-

Dès lors que la cotisation devient inférieure à 10% de la rémunération brute du salarié

Salariés bénéficiaires de la CMU-C ou de l'ACS

Tout document justifiant que le salarié bénéficie de la CMU-C ou de l’ACS

Jusqu'à la date à laquelle les salariés cessent de bénéficier de cette couverture ou de cette aide (2)

Salariés couverts par une assurance Frais de santé au moment de la mise en place des garanties ou de l'embauche si elle est postérieure

Tout document justifiant que le salarié bénéficie d'une couverture individuelle souscrite par ailleurs pour le même type de garanties

Jusqu'à échéance du contrat individuel

Salariés qui bénéficient par ailleurs, y compris en tant qu'ayants droit, d'une couverture collective relevant d'un dispositif de prévoyance complémentaire

Tout document justifiant que le salarié bénéficie par ailleurs, y compris en tant qu'ayant droit, d'une couverture collective présentant le même type de garanties

Renouvelable, à condition de fournir un justificatif chaque année (2)

* Exemples de tarifs et de garanties.

tarifs Humanens

Chorum

BIA Animation

grille de garantie Animation

Combien coûte un·e salarié·e

Les contrats aidés ou spéciaux

• Voir l'article sur les contrats aidés et spéciaux

Les documents obligatoires

Certains documents doivent être consultable par les salarié.

• Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)
• Registre unique du personnel

Mettre en place un Document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP)

Risque	Situation de travail	Description de l'exposition du danger	Unité de travail	Fréquence (1->4)	Gravité (1->4)	Mesure de prévention existantes	Mesures de prévention à mettre en place	Priorité du risque	Délai	Responsable	Budget
Chute	Déplacement	Pièces de vélo, outillage sur le sol	atelier, administration	4	2	Panneaux de rangement, pieds de réparation, sensibilisation au rangement des outils et pièces, établis mobiles
Manutention	Nettoyage, rangement, réorganisation de l'atelier pour des évènements spéciaux	Port de charges	atelier, administration	4	2	diable, gants, établis mobiles, bacs de rangement sur roulettes, sièges adaptés, formation sur le port de charges et étirements possibles, évaluation de la charge maximale à déplacer
Circulation	Déplacement entre les postes au sein de l'atelier, mais aussi à l'extérieur	en cas d'occupation importante de l'atelier le déplacement des vélos et des outils. Le périmètre extérieur sensible : croisement de la circulation, des vélos qui arrivent,des vélos qui font de essais, vélo école.	atelier, administration	3	2	taux d'occupation maximum de l'atelier, pas de croisement des essais de vélos avec du vélo école.
Chute d'objet	manutention des caisses à outils, des caisses aux pièces détachées ...	stockage des vélos, des pièces et des outils	atelier, administration	4	2	escabeau + plateforme, établis roulants, organisation correcte des stockages (emplacement accessibilité), chaussures de sécurité
Coupure
Produits chimiques
Incendie
Électrique
Lié aux bruits
Lié aux ambiances thermiques
Lié aux ambiances lumineuses
Lié à l'organisation
Déplacement extérieur

Gérer des salariés

Gérer des salariés au quotidien implique entre autre :

• Suivi de l'évolution de la fiche de poste
• Suivi des congés payés (fiche de paie)
• Paiement des salaires
• Paiement des notes de frais
• Suivi de la formation des salariés
• Entretien annuel d'évaluation
• Déclaration Sociale Nominative (DSN)

On ne saurait trop vous conseiller de suivre une formation ou un Dispositif Local d'accompagnement (DLA) sur le sujet.

Se former

Les personnes humaines étant le premier outil d'un atelier vélo, beaucoup d'associations se posent la question de leur fonctionnement qu'il soit autogéré ou non. Une formation gestion humaine des ressources a eu lieu en 2018 pour se poser la question notamment de la répartition des tâches entre salarié⋅e⋅s et bénévoles. Par ailleurs, l'Heureux Cyclage se penche sur la question de l'animation d'un atelier d'autoréparation et propose des formations pédagogie.